DeNova: koordinere avanserte bioteknologiprosjekter på tvers av flere interessenter med GanttPRO
«Da jeg begynte i selskapet, sa jeg: «La oss spare tid.» Jeg gjorde en studie, og jeg er ganske sikker på at GanttPRO er det som fungerer best.»
En historie om hvordan GanttPRO gir koordinering og tilgjengelighet til komplekse bioteknologiprosjekter på tvers av flere interessenter.
Bedriftsoversikt
Selskap: DeNova
Rolle(r) intervjuet: Zachary Sun, Senior Director of Projects & Engineering
Projekttyper: komplekse bioteknologiske FoU-prosjekter
Eksterne forhold: flere interne og eksterne interessenter involvert
Verktøystidligere: Microsoft Project
Problemene det ble antydet: mangler i samarbeid og brukeropplevelse i tidligere verktøy
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
DeNova er et bioteknologisk oppstartselskap innen områdene akvakraftfôr (aqua feed) og dyrenæring. Selskapet har et sterkt fokus på forskning og utvikling, og de siste to årene har de skalert sin laboratoriebaserte teknologi til et større anlegg.
Zachary Sun, Senior Director of Projects & Engineering, som har ansvar for dette voksende kommersielle anlegget, delte hvordan GanttPRO er integrert i planleggings- og gjennomføringsprosessene, og hvorfor det er en stor del av arbeidsflyten til DeNova.
Da jeg begynte i selskapet, sa jeg: «La oss spare tid.» Jeg gjorde en undersøkelse, og jeg er ganske sikker på at GanttPRO er det som fungerer best.
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
Zachary oppdaget GanttPRO før han begynte i DeNova, da han begynte å gå inn i større prosjektstyring som prosjektleder. Nå har det snart gått fem år siden verktøyet ble hans viktigste måte å gjennomføre arbeidet med prosjektkoordinering.
Som Zachary husker: «Jeg undersøkte et allsidig og skybasert prosjektstyringsverktøy som var lett tilgjengelig og delbart. Jeg gjorde faktisk en del grundig research på markedene, og på den tiden var alle standardvalget Microsoft Project. Det ble lansert i en nettbasert versjon, og i det øyeblikket jeg prøvde det, fant jeg det veldig mangelfullt – det var langt unna den stasjonære versjonens fulle funksjonsomfang og funksjonalitet. Dermed var den stasjonære versjonen, selv om den var svært kraftig, egentlig ikke ment for skybasert samarbeid. Jeg fortsatte å lete, jeg kom over Monday, Clickup og ganske mange til, men blant alle disse var GanttPRO det mest rett frem.»
For Zachary var GanttPRO like fullstendig som Microsofts produkt, men tilgjengelig hvor som helst og delbart med flere interessenter, noe som var ekstremt viktig. «Det jeg kan si med en gang er at delingsmulighetene dine er mye kraftigere enn i MS Project.»
«Da jeg begynte i selskapet, var teamet også på utkikk etter programvare for prosjektstyring. Og jeg sa: la oss spare tid. Jeg gjorde en undersøkelse, og jeg er ganske sikker på at GanttPRO er det som fungerer best.»
Løsning
En av hovedspesifikasjonene i DeNovas arbeidsflyt er at det finnes mange interne og eksterne interessenter, som ingeniørfirmaer, konsulentselskaper og industrirådgivere, som alle trenger tilgang for å kunne følge opp prosjektet. Og det er nettopp derfor samarbeid og rapportering var to av de viktigste prioritetene da vi valgte et verktøy.
«Interessenter trenger som regel ikke å gå så mye inn i detaljer, og det samme gjelder ledelsen. De vil bare klikke på lenken og se hele bildet sammen med høydepunktene. Det er også viktig at deling ikke bare gir et øyeblikksbilde, men den nyeste versjonen som endrer seg live.»
«Det å gi tilgang er avgjørende, og etter min mening bør det være en mulighet til å begrense tilgangen, fordi dette ikke er som et Word-dokument. Det er faktisk imot god prosjektstyring å gi folk tilgang fritt, fordi det ender med å ødelegge prosjektet. Det finnes piloter, og det finnes co-piloter i prosjektstyring, i oppretting og i tildeling av oppgaver.»Selv om samarbeid via lenke er lagets mest brukte funksjon, er det noen ganger også behov for en eksport. «Jeg blir alltid sittende og klø meg i hodet når jeg prøver å eksportere noe som en komplett visuell fra Microsoft. Og måten eksporten i GanttPRO fungerer på er veldig fin. Den kan være PDF, JPEG, Excel – hva du vil.»
Også avhengigheter mellom prosjektelementene var en annen betydelig funksjon som Zachary satte pris på: «GanttPROs muligheter for å opprette avhengigheter er veldig kraftige og fleksible. Ulike scenarier, start eller slutt, lag eller forsinkelser – denne typen ting er veldig enkel å håndtere og sette opp. Man skulle tro at et Gantt-basert prosjektstyringsverktøy har dette som en standardfunksjon, men så vidt jeg vet tilbyr ikke alle det. Noen kan se veldig “flashy” ut på overflaten, men jeg mener at GanttPROo er godt polert både når det gjelder utseende og funksjon. Jeg husker at jeg testet enten Monday eller ClickUp. Det er rett og slett ikke like intuitivt hvordan de bygger gjensidige avhengigheter mellom oppgaver.»
Innvirkning
Hvordan ser arbeidet ditt ut nå med GanttPRO?
I dag fungerer GanttPRO som det viktigste verktøyet på hvert nivå i strukturen: for daglig planlegging og oppdateringer mellom lead managers, for raske statuskontroller på høyt nivå for interessenter og ledere uten å gå for mye i detaljene, og for rapportering i små team for leadene og forskerne i R&D-segmentet. Resten har bare visuell tilgang for å sjekke gjeldende status.
Når alle ser den samme live-bildet av prosjektet på riktig detaljnivå, blir koordineringen raskere og mer strukturert. Dette er spesielt viktig i miljøet til DeNova, der flere interessenter trenger innsyn uten å forstyrre gjennomføringen.