DeNova : coordonner des projets de biotech avancés avec de nombreuses parties prenantes grâce à GanttPRO
« Lorsque je suis arrivé dans l’entreprise, j’ai dit : « Gagnons du temps ». J’ai mené une étude et je suis plutôt convaincu que GanttPRO est ce qui fonctionne le mieux. »
Une histoire sur la façon dont GanttPRO apporte coordination et accessibilité à des projets de biotech complexes impliquant de nombreuses parties prenantes.
Aperçu de l'entreprise
Entreprise : DeNova
Rôles interviewés : Zachary Sun, Senior Director of Projects & Engineering
Types de projets : projets complexes de R&D en biotechnologie
Pressions externes : plusieurs parties prenantes internes et externes impliquées
Historique de l’outil : Microsoft Project
Problèmes évoqués : des lacunes en matière de collaboration et d’expérience utilisateur dans les outils précédents
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
DeNova est une startup biotechnologique spécialisée dans les domaines de la nutrition avec aliments pour aquaculture et de la nutrition animale. L’entreprise met fortement l’accent sur la recherche et le développement et, au cours des deux dernières années, a étendu sa technologie fondée sur des laboratoires à une installation plus grande.
Zachary Sun, Senior Director of Projects & Engineering, en charge du développement de cette installation commerciale en croissance, a expliqué comment GanttPRO s’intègre dans les processus de planification et d’exécution, et pourquoi il s’agit d’une partie majeure du flux de travail de DeNova.
Quand je suis arrivé dans l’entreprise, j’ai dit : « Économisons du temps. » J’ai fait une étude et je suis plutôt sûr que GanttPRO est ce qui fonctionne le mieux.
Difficultés
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
Zachary a découvert GanttPRO avant de rejoindre DeNova, quand il commençait à s’impliquer dans des projets plus importants en tant que directeur de projet. Aujourd’hui, cela fait presque 5 ans que l’outil est devenu son principal moyen de mener le travail de coordination des projets.
Comme Zachary s’en souvient : « Je cherchais un outil de gestion de projet complet et basé sur le cloud, facile d’accès et partageable. J’ai vraiment fait des recherches approfondies sur les marchés, et à l’époque, tout le monde avait Microsoft Project comme option par défaut. Il a été publié dans sa version en ligne, et dès que je l’ai essayé, j’ai constaté qu’il laissait beaucoup à désirer : il n’était pas du tout à la hauteur de la version desktop en termes de fonctionnalités et de capacités. Même si le desktop était très puissant, il n’était en réalité pas conçu pour la collaboration basée sur le cloud. J’ai donc continué à chercher, j’ai trouvé Monday, ClickUp et bien d’autres encore, mais parmi tous, GanttPRO a été le plus simple et le plus direct. »
Pour Zachary, GanttPRO était aussi complet que le produit de Microsoft, tout en étant accessible partout et partageable avec plusieurs parties prenantes, ce qui était extrêmement important. « Ce que je peux dire, de mémoire, c’est que votre capacité à partager est bien plus puissante que celle de MS Project. »
« Quand je me suis joint à l’entreprise, l’équipe cherchait aussi un logiciel de gestion de projet. Et j’ai dit : économisons du temps. J’ai fait une étude et je suis plutôt sûr que GanttPRO est ce qui fonctionne le mieux. »
Solution
L’une des particularités majeures du flux de travail de DeNova consiste à impliquer plusieurs parties prenantes internes et externes, comme des entreprises d’ingénierie, des cabinets de conseil et des conseillers industriels, qui doivent toutes avoir accès pour assurer le suivi du projet. Et c’est précisément pour cela que la collaboration et le reporting ont été deux priorités clés dans le choix d’un outil.
« En général, les parties prenantes n’ont pas besoin d’entrer dans trop de détails, tout comme les dirigeants : elles veulent juste cliquer sur le lien et voir l’ensemble du tableau avec des points forts. Il est aussi important que le partage ne fournisse pas seulement un instantané, mais aussi la version la plus récente, qui change en temps réel. »
« Donner l’accès est essentiel et, à mon avis, il devrait aussi exister une option permettant de le limiter, car ce n’est pas comme un document Word. En réalité, ce n’est pas une bonne pratique de gestion de projet de donner l’accès librement aux gens : cela finit par perturber le projet. Il y a des pilotes et il y a des copilotes dans la gestion, la création et l’attribution des tâches. »Même si la collaboration via un lien est la fonctionnalité la plus utilisée par l’équipe, il arrive parfois qu’un export soit également nécessaire. « J’ai toujours du mal quand j’essaie d’exporter quelque chose sous forme d’une image complète depuis Microsoft. Et la façon dont l’export de GanttPRO fonctionne est vraiment très belle. Il peut s’agir de PDF, JPEG, Excel, ou de tout ce que vous voulez. »
Les dépendances entre les éléments du projet étaient une autre fonctionnalité importante que Zachary a appréciée : « Les capacités de GanttPRO pour créer des dépendances sont très puissantes et flexibles. Différents scénarios, début ou fin, délais de décalage ou retards : ce type de choses est très facile à gérer et à configurer. On pourrait s’attendre à ce qu’un outil de gestion de projet basé sur un diagramme de Gantt propose cette fonctionnalité par défaut, mais à ma connaissance, tout le monde ne le fait pas. Certains peuvent sembler très “spectaculaires” à première vue, mais je pense que GanttPROo est suffisamment abouti en termes de rendu et de fonctionnalité. Je me souviens avoir testé soit Monday, soit ClickUp. Là, ce n’est pas assez intuitif quant à la façon dont ils construisent les interdépendances entre les tâches. »
Impact
À quoi ressemble votre travail aujourd’hui avec GanttPRO ?
Aujourd’hui, GanttPRO est l’outil principal utilisé à chaque niveau de la structure : pour la planification quotidienne et les mises à jour entre les responsables, pour des vérifications rapides de l’état général destinées aux parties prenantes et aux dirigeants sans entrer dans trop de détails, et pour le reporting des petites équipes destiné aux responsables et aux scientifiques dans le segment R&D. Le reste n’a qu’un accès visuel pour consulter l’état actuel.
Comme tout le monde voit la même image en temps réel du projet au bon niveau de détail, la coordination devient plus rapide et plus structurée. C’est particulièrement important dans l’environnement de DeNova, où plusieurs parties prenantes doivent avoir une visibilité sans perturber l’exécution.