DeNova: координація передових біотехнологічних проектів за участі багатьох стейкхолдерів за допомогою GanttPRO
«Коли я прийшов у компанію, я одразу сказав: “Давайте не витрачати час даремно”. Я провів дослідження і впевнений, що GanttPRO — це найкращий варіант.”
Історія про те, як GanttPRO допомагає забезпечити координацію та доступність у складних біотехнологічних проектах за участі багатьох стейкхолдерів.
Огляд компанії
Компанія: DeNova
Посади, про які йшлося: Zachary Sun, Senior Director of Projects & Engineering
Типи проєктів: складні біотехнологічні R&D-проєкти
Зовнішні фактори: участь кількох внутрішніх і зовнішніх зацікавлених сторін
Історія інструмента: Microsoft Project
Виявлені проблеми: прогалини в співпраці та незручність використання попередніх інструментів
Резюме
Контекст компанії
На чому зосереджена ваша компанія?
DeNova — біотехнологічний стартап у сфері харчування для аквафіда та харчування тварин. Компанія має сильний фокус на дослідженнях і розробках, а протягом останніх двох років масштабувала свою лабораторну технологію до більшої виробничої дільниці.
Захари Сан, Senior Director of Projects & Engineering, відповідальний за розвиток цієї комерційної інфраструктури, розповів, як GanttPRO інтегрований у процеси планування та виконання, і чому інструмент став значною частиною робочого процесу DeNova.
Коли я прийшов у компанію, я сказав: «Давайте заощадимо час». Я провів дослідження й упевнений, що GanttPRO — найкращий варіант.
Боротьба
Як виглядав ваш підхід до GanttPRO?
Закари познайомився з GanttPRO ще до того, як приєднався до DeNova, коли почав братися за більші проєкти як проєктний директор. Зараз минуло майже 5 років відтоді, як інструмент став для нього основним способом виконувати роботу з координації проєктів.
Як пригадує Закари: «Я шукав універсальний хмарний інструмент для керування проєктами, який легко доступний і яким зручно ділитися. Я справді досліджував ринки доволі глибоко, і тоді за замовчуванням у всіх був Microsoft Project. Його випустили в онлайн-версії, і щойно я спробував, одразу зрозумів, що він дуже “не дотягує”: він аж ніяк не відповідав повному набору функцій та можливостей десктопної версії. Тож, хоча десктоп був дуже потужним, насправді він не був призначений для хмарної співпраці. Я продовжував шукати, натрапив на Monday, Clickup та ще на чимало інших рішень, але серед усіх них GanttPRO виявився найпростішим».
Для Закари GanttPRO був таким же повноцінним, як продукт Microsoft, але водночас доступним з будь-якого місця та таким, яким можна ділитися з кількома зацікавленими сторонами, що було надзвичайно важливо. «Що можу сказати з голови: можливість ділитися значно потужніша, ніж у MS Project».
«Коли я прийшов у компанію, команда також шукала програмне забезпечення для керування проєктами. І я сказав: давайте заощадимо час. Я провів дослідження і досить упевнений, що GanttPRO — найкращий варіант, який працює».
Рішення
Одна з ключових особливостей робочого процесу DeNova — це участь багатьох внутрішніх і зовнішніх стейкхолдерів, зокрема інженерних компаній, консалтингових фірм і промислових радників, які всі потребують доступу для відстеження прогресу проєкту. І саме тому співпраця та звітність стали двома головними пріоритетами під час вибору інструменту.
«Стейкхолдерам зазвичай не потрібно занурюватися в деталі так само, як і керівництву. Їм достатньо перейти за посиланням і побачити повну картину разом із ключовими акцентами. Також важливо, щоб під час поділу надавалася не лише “знімок”, а остання версія, яка змінюється в режимі реального часу».
«Надання доступу є критично важливим, і, на мою думку, має бути опція, щоб доступ можна було обмежити, бо це не документ Word. Насправді надавати людям вільний доступ — це проти логіки керування проєктом, адже в підсумку це починає ламати процес. У проєкті є відповідальні, є ті, хто допомагає, і є ті, хто спостерігає. Ролі мають бути чітко розділені».Хоча співпраця за посиланням — найчастіше використовувана функція команди, інколи також потрібен експорт. «Я щоразу ламав голову, коли намагався експортувати щось у вигляді повної візуалізації з Microsoft. А те, як працює експорт у GanttPRO, дуже вдале. Це може бути PDF, JPEG, Excel — що завгодно.»
Також залежності між елементами проєкту стали ще однією значущою функцією, яку Захарі високо оцінив: «Можливості GanttPRO для створення залежностей дуже потужні та гнучкі. Різні сценарії, початок або завершення, лаги чи затримки — такі речі легко керуються та налаштовуються. Здавалося б, інструмент для керування проєктами на базі Gantt має мати це як налаштування за замовчуванням, але наскільки мені відомо, не всі це пропонують. Деякі можуть виглядати дуже ефектно на перший погляд, але я думаю, що GanttPROo достатньо відполірований і з погляду вигляду, і з погляду функціоналу. Пам’ятаю, що тестував або Monday, або ClickUp. Там не вистачає інтуїтивності в тому, як вони будують взаємозалежності між задачами».
Вплив
Як зараз виглядає ваша робота з GanttPRO?
Сьогодні GanttPRO виступає як основний інструмент на кожному рівні структури: для щоденного планування та оновлень між керівниками напрямів, для швидких перевірок статусу на високому рівні для стейкхолдерів і керівництва без надмірного занурення в деталі, а також для звітності невеликих команд для лідерів і науковців у сегменті R&D. Іншим учасникам надається лише візуальний доступ, щоб перевіряти поточний стан.
Коли всі бачать ту саму актуальну картину проєкту в реальному часі на потрібному рівні деталізації, координація стає швидшою та структурованішою. Це особливо важливо в середовищі DeNova, де кільком стейкхолдерам потрібна видимість без порушення процесу виконання.