DeNova: coordinar proyectos avanzados de biotecnología con múltiples partes interesadas con GanttPRO
“Cuando me uní a la empresa, dije: ‘Ahorrémos tiempo’. Hice un estudio y estoy bastante seguro de que GanttPRO es lo que mejor funciona.”
Una historia sobre cómo GanttPRO aporta coordinación y accesibilidad a proyectos complejos de biotecnología con múltiples partes interesadas.
Descripción de la empresa
Empresa: DeNova
Roles entrevistados: Zachary Sun, Senior Director of Projects & Engineering
Tipos de proyectos: proyectos complejos de I+D biotecnológica
Presiones externas: varios interesados internos y externos
Historial de la herramienta: Microsoft Project
Problemas sugeridos: brechas en la colaboración y la experiencia de usuario en herramientas anteriores
Resumen
Contexto de la empresa
¿En qué se enfoca su empresa?
DeNova es una startup biotecnológica en los campos de la nutrición con pienso acuático y la nutrición animal. La empresa se centra firmemente en la investigación y el desarrollo y, durante los últimos dos años, ha escalado su tecnología basada en laboratorio hasta llevarla a una instalación de mayor tamaño.
Zachary Sun, Senior Director de Proyectos e Ingeniería, que se encarga de este crecimiento de la instalación comercial, compartió cómo GanttPRO está integrado en los procesos de planificación y ejecución, y por qué es una parte importante del flujo de trabajo de DeNova.
Cuando me incorporé a la empresa, dije: “Ahorremos tiempo”. Hice un estudio y estoy bastante seguro de que GanttPRO es lo que funciona mejor.
Desafíos
¿Cómo era su enfoque antes de GanttPRO?
Zachary conoció GanttPRO antes de incorporarse a DeNova, cuando empezaba a meterse en proyectos más grandes como director de proyecto. Ahora, ya casi 5 años que la herramienta es su principal forma de gestionar el trabajo de coordinación de proyectos.
Como recuerda Zachary: “Estaba buscando una herramienta de gestión de proyectos completa y basada en la nube, a la que se pudiera acceder fácilmente y compartir. En realidad, hice una investigación bastante a fondo sobre los mercados y, en aquel momento, la opción predeterminada de todos era Microsoft Project. Se lanzó en su versión en línea y, en el momento en que lo probé, vi que dejaba mucho que desear: no estaba ni cerca de las funciones y la variedad de la versión de escritorio. Así que el escritorio, aunque era muy potente, no estaba realmente pensado para la colaboración en la nube. Seguía buscando y me encontré con Monday, Clickup y muchos más, pero, entre todos ellos, GanttPRO fue el más directo y fácil de usar”.
Para Zachary, GanttPRO era tan completo como el producto de Microsoft, pero accesible desde cualquier lugar y compartible con varios interesados, lo cual era extremadamente importante. “Lo que puedo decir, a bote pronto, es que tu capacidad de compartir es mucho más potente que en MS Project”.
“Cuando me incorporé a la empresa, el equipo también estaba buscando un software de gestión de proyectos. Y les dije: ahorremos tiempo. He hecho un estudio y estoy bastante seguro de que GanttPRO es lo que funciona mejor”.
Solución
Una de las particularidades principales del flujo de trabajo de DeNova incluye múltiples partes interesadas internas y externas, como empresas de ingeniería, firmas de consultoría y asesores industriales, que requieren acceso para hacer el seguimiento del proyecto. Y por eso, la colaboración y la elaboración de informes fueron dos prioridades principales al elegir una herramienta.
“Por lo general, a las partes interesadas no les hace falta entrar en demasiados detalles, ni a los ejecutivos. Solo quieren hacer clic en el enlace y ver el panorama completo con los aspectos más destacados. También es importante que compartir no sea solo una instantánea, sino la versión más reciente, que se actualiza en tiempo real”.
“Dar acceso es esencial y, en mi opinión, debería tener la opción de estar limitado, porque no se trata de un documento de Word. Es realmente contrario a la gestión de proyectos dar acceso libremente a las personas, porque termina desordenando el proyecto. Hay pilotos y también copilotos en la gestión, la creación y la asignación de tareas.”Aunque la colaboración mediante un enlace es la función más utilizada del equipo, a veces también hace falta el export. “Siempre me cuesta cuando intento exportar algo como un visual completo desde Microsoft. Y la forma en que funciona la exportación en GanttPRO es muy bonita. Puede ser PDF, JPEG, Excel, lo que quieras.”
Los vínculos de dependencia entre elementos del proyecto fue otra función importante que Zachary valoró: “Las capacidades de GanttPRO para crear dependencias son muy potentes y flexibles. Gestionar escenarios distintos, inicios o finales, retardos o retrasos es muy fácil. Cabía esperar que una herramienta de gestión de proyectos basada en Gantt incluyera esa función de forma predeterminada, pero por lo que yo sé, no todo el mundo la ofrece. Algunos pueden parecer muy llamativos en la superficie, pero creo que GanttPROo está lo bastante pulido en cuanto al aspecto y al funcionamiento. Recuerdo haber probado ya sea Monday o ClickUp. No es lo bastante intuitivo cómo crean las interdependencias entre las tareas”.
Impacto
¿Cómo es su trabajo ahora con GanttPRO?
Hoy, GanttPRO sirve como la herramienta principal en todos los niveles de la estructura: para la planificación diaria y las actualizaciones entre los responsables, para comprobar el estado general de forma rápida por parte de los interesados y los ejecutivos sin entrar en demasiados detalles, y para la elaboración de informes de equipos pequeños para los líderes y científicos en el segmento de I+D. El resto solo tiene acceso visual para consultar el estado actual.
Como todos ven el mismo panorama del proyecto en vivo con el nivel de detalle adecuado, la coordinación se vuelve más rápida y estructurada. Esto es especialmente importante en el entorno de DeNova, donde varios interesados necesitan visibilidad sin interrumpir la ejecución.