DeNova के वर्कफ़्लो की एक मुख्य खासियत यह है कि इसमें इंजीनियरिंग कंपनियाँ, कंसल्टिंग फर्में और औद्योगिक सलाहकार जैसे कई आंतरिक व बाहरी हितधारक शामिल होते हैं, जिन्हें प्रोजेक्ट ट्रैकिंग के लिए एक्सेस चाहिए होता है। और यही कारण है कि सहयोग और रिपोर्टिंग टूल चुनते समय दो मुख्य प्राथमिकताएँ थीं।

“हितधारकों को आमतौर पर उतने विवरण में जाने की जरूरत नहीं होती, और अधिकारियों को भी नहीं। उन्हें बस लिंक पर क्लिक करना होता है और मुख्य हाइलाइट्स के साथ पूरी तस्वीर देखनी होती है। यह भी महत्वपूर्ण है कि शेयरिंग सिर्फ़ एक स्नैपशॉट न दे, बल्कि नवीनतम संस्करण दे, जो लाइव बदलता रहे।”

“एक्सेस देना अनिवार्य है, और मेरी राय में इसे सीमित रखने का विकल्प होना चाहिए, क्योंकि यह Word दस्तावेज़ जैसा नहीं है। लोगों को बिना रोक-टोक के एक्सेस देना प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के हिसाब से ठीक नहीं है, क्योंकि इससे प्रोजेक्ट गड़बड़ा जाता है। प्रोजेक्ट में कुछ जिम्मेदार लोग होते हैं, कुछ ऐसे जो मदद करते हैं, और कुछ जो देख-रेख करते हैं। भूमिकाएँ साफ़ तौर पर अलग होनी चाहिए।”

हालाँकि लिंक के ज़रिए सहयोग टीम की सबसे ज़्यादा इस्तेमाल की जाने वाली सुविधा है, कभी-कभी एक्सपोर्ट की भी ज़रूरत पड़ती है। “जब मैं Microsoft से किसी चीज़ को पूरा विज़ुअल बनाकर एक्सपोर्ट करने की कोशिश करता हूँ, तो हर बार मेरा दिमाग घूम जाता है। लेकिन GanttPRO में एक्सपोर्ट कैसे काम करता है—वह वाकई बहुत बढ़िया है। यह PDF, JPEG, Excel—जो चाहें, वह हो सकता है।”

परियोजना के तत्वों के बीच डिपेंडेंसीज़ एक और महत्वपूर्ण सुविधा थी जिसे Zachary ने सराहा: “GanttPRO की डिपेंडेंसी बनाने की क्षमताएँ बहुत शक्तिशाली और लचीली हैं। अलग-अलग परिदृश्य, शुरुआत या समाप्ति, लैग या डिले—ये सब चीज़ें मैनेज और सेट अप करना बहुत आसान है। आपको उम्मीद होगी कि Gantt-आधारित प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल में यह डिफ़ॉल्ट फीचर के रूप में मौजूद हो, लेकिन मेरी जानकारी में हर कोई इसे नहीं देता। कुछ टूल्स ऊपर से काफी चमकदार लग सकते हैं, लेकिन मेरा मानना है कि GanttPROo दिखने और काम करने—दोनों के लिहाज़ से पर्याप्त रूप से परिष्कृत है। मुझे याद है कि मैंने Monday या ClickUp को ट्राय किया था। टास्क्स के बीच इंटरडिपेंडेंसीज़ वे कैसे बनाते हैं, यह वहाँ उतना सहज नहीं है।”