DeNova: GanttPRO로 여러 이해관계자가 참여하는 고급 바이오테크 프로젝트를 조정하기
“제가 회사에 합류했을 때, 저는 이렇게 말했어요. ‘시간을 아껴봅시다.’ 연구를 해봤고, GanttPRO가 가장 잘 작동하는 해답이라고 확신합니다.”
GanttPRO가 여러 이해관계자가 참여하는 복잡한 바이오테크 프로젝트에 조정과 접근성을 제공하는 이야기.
기업 개요
회사: DeNova
인터뷰 대상 역할: Zachary Sun, Senior Director of Projects & Engineering
프로젝트 유형: 복잡한 바이오테크 R&D 프로젝트
외부 요인: 여러 내부 및 외부 이해관계자 참여
도구 이력: Microsoft Project
제기된 문제: 이전 도구의 협업 공백과 사용자 경험의 불편함
요약
기업 배경
귀사는 어떤 분야에 중점을 두고 있나요?
DeNova는 수중 사료(aqua feed) 영양 및 동물 영양 분야에서 활동하는 바이오테크 스타트업입니다. 회사는 연구개발에 대한 강한 집중을 하고 있으며, 지난 2년 동안 실험실 기반 기술을 더 큰 규모의 시설로 확장해왔습니다.
이 성장하는 상업용 시설을 책임지고 있는 Zachary Sun(Projects & Engineering 담당 시니어 디렉터)은 GanttPRO가 계획 및 실행 프로세스에 어떻게 통합되어 있는지, 그리고 그것이 DeNova의 워크플로에서 왜 큰 부분을 차지하는지 설명했습니다.
제가 회사에 합류했을 때는 “시간을 절약하자”라고 말했습니다. 조사를 해봤고, GanttPRO가 가장 잘 작동하는 선택이라고 확신합니다.
고민
GanttPRO 도입 전에는 어떤 방식으로 업무를 처리했나요?
Zachary는 DeNova에 합류하기 전, 프로젝트 디렉터로서 더 큰 규모의 프로젝트에 발을 들이던 시기에 GanttPRO를 먼저 접했습니다. 이제 도구를 주요하게 사용한 지 거의 5년이 되었고, 프로젝트 조율 업무를 수행하는 그의 핵심 방식이 되었습니다.
Zachary는 이렇게 회상합니다. “저는 접근하기 쉽고 공유도 간편한, 다방면을 아우르는 클라우드 기반 프로젝트 관리 도구를 찾고 있었습니다. 실제로 저는 시장을 꽤 깊이 파고들었고, 당시에는 모두의 기본값이 Microsoft Project였어요. 온라인 버전이 출시되었는데, 제가 바로 써보자마자 매우 부족하다는 걸 느꼈습니다. 데스크톱 버전의 전체 기능과 역량에 비하면 전혀 가까이 있지 않았거든요. 그래서 데스크톱은 비록 강력했지만, 클라우드 기반 협업을 위해 만들어진 건 아니었습니다. 그래서 계속 찾아보다가 Monday, Clickup 같은 것들과 훨씬 더 많은 도구를 접했지만, 그중에서 GanttPRO가 가장 단순하고 직관적이었습니다.”
Zachary에게 GanttPRO는 Microsoft의 제품만큼이나 충실하지만, 어디서나 접근할 수 있고 여러 이해관계자와 공유할 수 있다는 점에서 강점이 있었습니다. “제가 바로 떠올릴 수 있는 말은, 공유하는 기능이 MS Project보다 훨씬 더 강력하다는 겁니다.”
“제가 회사에 합류했을 때도 팀은 프로젝트 관리 소프트웨어를 찾고 있었습니다. 그리고 저는 이렇게 말했죠. 시간을 절약하자. 저는 조사를 해봤고, GanttPRO가 가장 잘 맞는 선택이라고 확신합니다.”
솔루션
DeNova의 핵심 워크플로 특성 중 하나는 엔지니어링 회사, 컨설팅 업체, 산업 자문가 등 여러 내부/외부 이해관계자가 프로젝트 추적을 위해 모두 접근 권한이 필요하다는 점입니다. 그리고 바로 그 이유로 협업과 리포팅이 도구를 선택할 때 가장 중요한 두 가지 우선순위였습니다.
“이해관계자들은 보통 그렇게까지 세부 사항까지 들여다볼 필요가 없고, 임원들도 마찬가지입니다. 그냥 링크를 클릭해서 하이라이트와 함께 전체 그림을 보면 됩니다. 공유가 단순히 스냅샷이 아니라, 라이브로 변경되는 최신 버전이어야 한다는 점도 중요합니다.”
“액세스 제공은 필수이며, 제 생각에는 제한할 수 있는 옵션이 있어야 합니다. 왜냐하면 Word 문서처럼 자유롭게 제공할 수 있는 성격이 아니니까요. 사람들에게 접근 권한을 아무 제약 없이 주는 것은 프로젝트 관리 관점에서 오히려 좋지 않습니다. 그러다 보면 프로젝트가 꼬이게 됩니다. 프로젝트에는 책임자들이 있고, 도와주는 역할이 있으며, 지켜보는 역할도 있습니다. 역할은 확실히 구분돼야 합니다.”링크를 통한 협업이 팀에서 가장 자주 쓰는 기능이긴 하지만, 때로는 내보내기도 필요합니다. “Microsoft에서 뭔가를 완성된 비주얼 형태로 내보내려고 하면 늘 머리가 복잡해져요. 그런데 GanttPRO의 내보내기는 방식이 정말 훌륭합니다. PDF, JPEG, Excel 등 원하시는 형식으로 할 수 있어요.”
프로젝트 요소 간 의존성을 설정할 수 있다는 점도 Zachary가 높이 평가한 또 하나의 중요한 기능이었습니다. “GanttPRO의 의존성 생성 기능은 매우 강력하고 유연합니다. 서로 다른 시나리오, 시작 또는 종료, 래그(lag)나 지연(delay) 같은 것들을 관리하고 설정하기가 정말 쉽습니다. Gantt 기반 프로젝트 관리 도구에 이 기능이 기본으로 포함되어 있기를 기대할 수도 있지만, 제가 알기로는 모든 사람이 제공하는 것은 아닙니다. 어떤 제품들은 겉으로는 꽤 화려해 보일 수는 있지만, 저는 GanttPROo가 보기와 기능 면에서 모두 충분히 잘 다듬어졌다고 생각합니다. 저는 Monday나 ClickUp을 테스트해 본 기억이 있어요. 하지만 거기서는 작업 간 상호 의존성을 어떻게 구성하는지 직관적이지는 않습니다.”
성과
GanttPRO를 도입한 후 업무는 어떻게 달라졌나요?
오늘날 GanttPRO는 구조의 각 단계에서 핵심 도구로 사용됩니다. 리드 매니저 간 일일 계획과 업데이트를 위해서, 이해관계자와 임원을 대상으로 너무 많은 디테일로 들어가지 않고도 빠르게 상위 수준의 상태를 확인하기 위해서, 그리고 R&D(연구개발) 부문에서 리드와 과학자를 위한 소규모 팀 리포팅을 위해서입니다. 나머지 사용자는 현재 상태를 확인할 수 있도록 시각적 접근만 제공합니다.
모든 사람이 적절한 수준의 디테일로 동일한 라이브 프로젝트 화면을 보게 되면, 조율이 더 빠르고 체계적으로 이루어집니다. 이는 실행을 방해하지 않으면서 여러 이해관계자가 가시성을 필요로 하는 DeNova 환경에서 특히 중요합니다.