Biểu tượng trích dẫn
Zachary Sun

DeNova: phối hợp các dự án công nghệ sinh học nâng cao với nhiều bên liên quan bằng GanttPRO

“Khi tôi gia nhập công ty, tôi đã nói: ‘Hãy tiết kiệm thời gian.’ Tôi đã làm một nghiên cứu và tôi khá tự tin rằng GanttPRO là thứ hoạt động tốt nhất.”

Câu chuyện về cách GanttPRO mang lại khả năng phối hợp và khả năng tiếp cận cho các dự án công nghệ sinh học phức tạp với nhiều bên liên quan.

Tổng quan về công ty

Công ty: DeNova

Vai trò được phỏng vấn: Zachary Sun, Senior Director of Projects & Engineering

Loại dự án: các dự án R&D công nghệ sinh học phức tạp

Áp lực bên ngoài: có nhiều bên liên quan nội bộ và bên ngoài tham gia

Lịch sử công cụ: Microsoft Project

Các vấn đề được gợi ý: lỗ hổng về cộng tác và trải nghiệm người dùng trong các công cụ trước đó

Tóm tắt

  • Việc có nhiều bên thứ ba tham gia đã khiến GanttPRO trở thành lựa chọn mạnh nhất nhờ khả năng chia sẻ dễ dàng qua liên kết riêng, cập nhật theo thời gian thực và các tùy chọn xuất linh hoạt.
  • Phụ thuộc cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về các tác vụ, giúp việc theo dõi dễ dàng hơn cho cả lãnh đạo và các thành viên trong nhóm dự án.
  • Sự đơn giản của nó, cùng với một giao diện được tối ưu gọn gàng và dễ hiểu, là yếu tố khiến GanttPRO nổi bật so với nhiều công cụ khác trên thị trường.
  • Bối cảnh công ty

    Công ty của bạn tập trung vào điều gì?

    DeNova là một công ty khởi nghiệp công nghệ sinh học hoạt động trong lĩnh vực dinh dưỡng thức ăn cho nuôi trồng thủy sản (aqua feed) và dinh dưỡng vật nuôi. Công ty tập trung mạnh vào nghiên cứu và phát triển, và trong hai năm qua đã mở rộng công nghệ dựa trên phòng thí nghiệm của mình thành một cơ sở quy mô lớn hơn.

    Zachary Sun, Senior Director of Projects & Engineering, người chịu trách nhiệm cho việc mở rộng cơ sở thương mại đang ngày càng phát triển này, đã chia sẻ cách GanttPRO được tích hợp vào các quy trình lập kế hoạch và thực thi, cũng như lý do vì sao đây là một phần quan trọng trong quy trình làm việc của DeNova.

    Khi tôi gia nhập công ty, tôi đã nói: “Hãy tiết kiệm thời gian.” Tôi đã làm một nghiên cứu và tôi khá tự tin rằng GanttPRO là lựa chọn hoạt động tốt nhất.
    Zachary Sun

    Zachary Sun

    Giám đốc cấp cao phụ trách Dự án và Kỹ thuật

    Cuộc đấu tranh

    Cách tiếp cận của bạn trông như thế nào trước GanttPRO?

    Zachary đã biết đến GanttPRO trước khi gia nhập DeNova, khi anh bắt đầu tham gia vào các dự án lớn hơn với vai trò giám đốc dự án. Đến nay đã gần 5 năm công cụ này trở thành cách chính để anh thực hiện công việc phối hợp dự án.

    Như Zachary chia sẻ: “Tôi đang tìm một công cụ quản lý dự án toàn diện và dựa trên nền tảng đám mây, dễ tiếp cận và có thể chia sẻ. Tôi đã thực sự tìm hiểu khá kỹ về thị trường và vào thời điểm đó, mặc định của mọi người là Microsoft Project. Nó được ra mắt ở phiên bản trực tuyến và ngay khi tôi dùng thử, tôi đã thấy nó còn khá thiếu—không hề gần với các tính năng và khả năng đầy đủ của phiên bản máy tính để bàn. Vì vậy, mặc dù phiên bản máy tính để bàn rất mạnh mẽ, nhưng thực tế nó không được thiết kế cho việc cộng tác dựa trên đám mây. Tôi tiếp tục tìm kiếm, thấy Monday, Clickup và còn nhiều công cụ khác nữa, nhưng trong số đó thì GanttPRO là lựa chọn đơn giản và thẳng nhất.”

    Với Zachary, GanttPRO đầy đủ như sản phẩm của Microsoft nhưng có thể truy cập ở bất kỳ đâu và chia sẻ được với nhiều bên liên quan, điều này cực kỳ quan trọng. “Những gì tôi có thể nói ngay là khả năng chia sẻ của bạn mạnh hơn rất nhiều so với MS Project.”


    “Khi tôi gia nhập công ty, đội ngũ cũng đang tìm kiếm một phần mềm quản lý dự án. Và tôi nói: hãy tiết kiệm thời gian. Tôi đã làm một nghiên cứu và tôi khá tự tin rằng GanttPRO là thứ hoạt động tốt nhất.”

    Giải pháp

    • Một trong những đặc điểm quan trọng trong quy trình làm việc của DeNova là có nhiều bên liên quan nội bộ và bên ngoài như các công ty kỹ thuật, các công ty tư vấn và các cố vấn công nghiệp, tất cả đều cần quyền truy cập để theo dõi dự án. Và chính vì vậy, cộng tác và báo cáo là hai ưu tiên hàng đầu khi chọn một công cụ.

      “Các bên liên quan thường không cần đi sâu vào chi tiết, cũng như các lãnh đạo không cần. Họ chỉ muốn nhấp vào liên kết và xem toàn cảnh cùng với các điểm nổi bật. Điều quan trọng nữa là việc chia sẻ không chỉ là một bản chụp nhanh mà là phiên bản mới nhất, thay đổi theo thời gian thực.”

      “Việc cấp quyền truy cập là điều thiết yếu, và theo quan điểm của tôi, nên có tùy chọn để giới hạn quyền truy cập vì đây không phải là tài liệu Word. Trên thực tế, cho mọi người quyền truy cập một cách tự do là trái với quản lý dự án vì cuối cùng sẽ làm rối dự án. Trong dự án có người phụ trách, có người hỗ trợ và có người theo dõi. Vai trò cần được phân tách rõ ràng.”

    • Mặc dù cộng tác qua liên kết là tính năng được nhóm sử dụng nhiều nhất, đôi khi cũng cần xuất. “Tôi luôn phải vò đầu bứt tai khi cố gắng xuất bất kỳ thứ gì dưới dạng một hình ảnh trực quan hoàn chỉnh từ Microsoft. Còn cách xuất của GanttPRO thì rất đẹp. Nó có thể là PDF, JPEG, Excel—dạng nào bạn muốn.”

    • Các phụ thuộc giữa các phần tử của dự án cũng là một tính năng quan trọng khác mà Zachary đánh giá cao: “Khả năng của GanttPRO trong việc tạo phụ thuộc rất mạnh mẽ và linh hoạt. Các kịch bản khác nhau, bắt đầu hoặc kết thúc, độ trễ (lag) hoặc sự chậm trễ (delay) — những thứ như thế này rất dễ quản lý và thiết lập. Bạn sẽ kỳ vọng một công cụ quản lý dự án dựa trên Gantt sẽ có sẵn tính năng này theo mặc định, nhưng theo như tôi biết thì không phải ai cũng có. Một số có thể trông khá bắt mắt trên bề mặt, nhưng tôi nghĩ GanttPROo đã được hoàn thiện tốt cả về hình thức lẫn chức năng. Tôi nhớ mình đã thử Monday hoặc ClickUp. Ở đó, cách họ xây dựng mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc chưa đủ trực quan.”

    • Cộng tác
    • Xuất
    • Phụ thuộc

    Tác động

    Công việc của bạn bây giờ trông như thế nào với GanttPRO?

    Ngày nay, GanttPRO đóng vai trò là công cụ chính ở mọi cấp độ trong cấu trúc: phục vụ cho việc lập kế hoạch hằng ngày và cập nhật giữa các quản lý cấp cao, cho các bên liên quan và lãnh đạo kiểm tra nhanh tình trạng ở mức tổng quan mà không đi quá sâu vào chi tiết, và cho báo cáo theo nhóm nhỏ dành cho các lead và nhà khoa học trong phân khúc R&D. Những người còn lại chỉ có quyền truy cập dạng xem để kiểm tra trạng thái hiện tại.

    Khi tất cả mọi người đều nhìn thấy cùng một bức tranh dự án trực tiếp với mức độ chi tiết phù hợp, việc phối hợp trở nên nhanh hơn và có cấu trúc hơn. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường của DeNova, nơi nhiều bên liên quan cần có khả năng theo dõi mà không làm gián đoạn quá trình thực hiện.