DeNova: samordna avancerade biotechprojekt med flera intressenter med GanttPRO
”När jag började på företaget sa jag: ”Låt oss spara tid.” Jag gjorde en studie och jag är ganska säker på att GanttPRO är det som fungerar bäst.”
En berättelse om hur GanttPRO ger samordning och tillgänglighet för komplexa biotechprojekt med flera intressenter.
Företagsöversikt
Företag: DeNova
Intervjuade roller: Zachary Sun, Senior Director of Projects & Engineering
Projekttyper: komplexa biotekniska FoU-projekt
Externa påtryckningar: flera interna och externa intressenter involverade
Verktygshistorik: Microsoft Project
Indikerade problem: brister i samarbete och användarupplevelse i tidigare verktyg
Sammanfattning
Företagsbakgrund
Vad fokuserar ditt företag på?
DeNova är ett bioteknikföretag (startup) inom områdena aqua feed nutrition och djurnutrition. Företaget har en stark inriktning på forskning och utveckling och har under de senaste två åren skalat sin laboratoriebaserade teknik till en större anläggning.
Zachary Sun, Senior Director of Projects & Engineering, som ansvarar för den växande kommersiella anläggningen, berättade hur GanttPRO är integrerat i planerings- och genomförandeprocesserna och varför det är en stor del av DeNovas arbetsflöde.
När jag började på företaget sa jag: ”Låt oss spara tid.” Jag gjorde en studie och jag är ganska säker på att GanttPRO är det som fungerar bäst.
Kamp
Hur såg din strategi ut innan GanttPRO?
Zachary upptäckte GanttPRO innan han började på DeNova, när han började gå in i större projekt som projektledare. Nu har det gått nästan 5 år sedan verktyget blev hans främsta sätt att genomföra arbetet med projektkoordinering.
Som Zachary minns: “Jag undersökte ett heltäckande och molnbaserat projektledningsverktyg som är lätt att komma åt och att dela. Jag har faktiskt gjort en hel del efterforskningar om marknaderna och då var allas standard Microsoft Project. Det släpptes i sin onlineversion och i samma stund som jag testade det upptäckte jag att det lämnade mycket att önska—det låg inte ens i närheten av skrivbordsversionens fullständiga funktioner och möjligheter. Så även om skrivbordet var väldigt kraftfullt var det egentligen inte gjort för molnbaserat samarbete. Jag fortsatte därför att leta, hittade Monday, Clickup och en hel del till, men bland alla dessa var GanttPRO det mest okomplicerade.”
För Zachary var GanttPRO lika komplett som Microsofts produkt men tillgängligt var som helst och delbart med flera intressenter, vilket var extremt viktigt. “Det jag kan säga direkt är att möjligheten att dela är mycket mer kraftfull än i MS Project.”
“När jag började på företaget letade teamet också efter ett projektledningsprogram. Och jag sa: låt oss spara tid. Jag gjorde en studie och jag är ganska säker på att GanttPRO är det som fungerar bäst.”
Lösning
En av de viktigaste särdragen i DeNovas arbetsflöde är att flera interna och externa intressenter, som ingenjörsföretag, konsultbolag och industrirådgivare, alla behöver tillgång för att kunna följa upp projektet. Och det är precis därför var samarbete och rapportering två av de viktigaste prioriteringarna när man valde ett verktyg.
“Intressenter behöver vanligtvis inte gå in i så mycket detaljer, och detsamma gäller för cheferna. De vill bara klicka på länken och se hela bilden tillsammans med höjdpunkterna. Det är också viktigt att delning inte bara ger en ögonblicksbild utan den senaste versionen som uppdateras live.”
“Att ge åtkomst är avgörande och enligt min uppfattning bör det finnas ett alternativ för att begränsa den, eftersom det inte är som ett Word-dokument. Det är faktiskt emot god projektledning att ge människor fri åtkomst, eftersom det slutar med att man rör till projektet. Det finns piloter och det finns co-piloter inom projektledning, när man skapar och när man tilldelar uppgifter.”Även om samarbete via länk är lagets mest använda funktion, behövs det ibland också en export. “Jag blir alltid helt ställd när jag försöker exportera något som en komplett visuell bild från Microsoft. Och sättet som exporten i GanttPRO fungerar på är verkligen väldigt snyggt. Det kan vara PDF, JPEG, Excel – vad du än vill.”
Även beroenden mellan projektets delar var en annan betydelsefull funktion som Zachary uppskattade: “GanttPRO:s möjligheter att skapa beroenden är väldigt kraftfulla och flexibla. Olika scenarier, start eller slut, laggar eller förseningar – den här typen av saker är väldigt enkla att hantera och sätta upp. Man kan förvänta sig att ett Gantt-baserat verktyg för projektledning har det som en standardfunktion, men så vitt jag vet erbjuder inte alla det. Vissa kan verka väldigt påkostade på ytan, men jag tycker att GanttPROo är tillräckligt välputsat både när det gäller utseende och funktion. Jag minns att jag testade antingen Monday eller ClickUp. Det är bara inte tillräckligt intuitivt hur de bygger ömsesidiga beroenden mellan uppgifter.”
Påverkan
Hur ser ditt arbete ut nu med GanttPRO?
Idag fungerar GanttPRO som det huvudsakliga verktyget på varje nivå i strukturen: för daglig planering och uppdateringar mellan lead managers, för snabba statuskontroller på hög nivå för intressenter och chefer utan att gå in på för mycket detaljer, samt för rapportering från små team för leadsen och forskarna i R&D-segmentet. Övriga har endast åtkomst för att visuellt kontrollera den aktuella statusen.
När alla ser samma live-bild av projektet på rätt detaljnivå blir samordningen snabbare och mer strukturerad. Detta är särskilt viktigt i DeNovas miljö, där flera intressenter behöver insyn utan att störa genomförandet.