DeNova: coordenar projetos avançados de biotecnologia com vários stakeholders usando a GanttPRO
“Quando entrei na empresa, eu disse: ‘Vamos economizar tempo’. Fiz um estudo e estou bem confiante de que o GanttPRO é o que funciona melhor.”
Uma história sobre como a GanttPRO traz coordenação e acessibilidade para projetos complexos de biotecnologia com vários stakeholders.
Visão geral da empresa
Empresa: DeNova
Cargos entrevistados: Zachary Sun, Senior Director of Projects & Engineering
Tipos de projetos: projetos complexos de P&D biotecnológica
Pressões externas: vários stakeholders internos e externos envolvidos
Histórico da ferramenta : Microsoft Project
Problemas sugeridos: lacunas na colaboração e na experiência do usuário nas ferramentas anteriores
Resumo
Contexto da empresa
Em que sua empresa se concentra?
A DeNova é uma startup de biotecnologia que atua nas áreas de nutrição com ração aquática e nutrição animal. A empresa tem um forte foco em pesquisa e desenvolvimento e, nos últimos dois anos, vem escalando sua tecnologia baseada em laboratório para uma instalação maior.
Zachary Sun, Diretor Sênior de Projetos e Engenharia, responsável por esse crescimento de instalações comerciais, compartilhou como o GanttPRO é integrado aos processos de planejamento e execução e por que ele faz parte importante do fluxo de trabalho da DeNova.
Quando entrei na empresa, eu disse: “Vamos economizar tempo.” Fiz um estudo e estou bem confiante de que o GanttPRO é o que funciona melhor.
Desafios
Como era sua abordagem antes do GanttPRO?
Zachary conheceu o GanttPRO antes de entrar na DeNova, quando estava começando a lidar com projetos maiores como diretor de projetos. Agora, já faz quase 5 anos desde que a ferramenta se tornou o principal jeito dele de conduzir o trabalho de coordenação de projetos.
Como Zachary lembra: “Eu estava pesquisando uma ferramenta de gerenciamento de projetos completa e baseada na nuvem, que fosse facilmente acessível e compartilhável. Eu fiz, de verdade, uma busca significativa nos mercados e, na época, todo mundo tinha o Microsoft Project como padrão. Ele foi lançado em sua versão online e, no momento em que eu tentei, percebi que deixava muito a desejar: não estava nem perto do conjunto completo de recursos e funcionalidades da versão para desktop. Então, mesmo que o desktop fosse muito poderoso, na prática ele não era feito para colaboração baseada na nuvem. Por isso, continuei procurando, encontrei o Monday, Clickup e vários outros, mas entre todos eles o GanttPRO foi o mais direto e simples.”
Para Zachary, o GanttPRO era tão completo quanto o produto da Microsoft, mas acessível em qualquer lugar e compartilhável com vários stakeholders — algo extremamente importante. “O que posso dizer de bate pronto é que a sua capacidade de compartilhar é muito mais poderosa do que a do MS Project.”
“Quando entrei na empresa, a equipe também estava procurando um software de gerenciamento de projetos. E eu falei: vamos economizar tempo. Eu fiz um estudo e estou bem confiante de que o GanttPRO é o que funciona melhor.”
Solução
Uma das principais particularidades do fluxo de trabalho da DeNova inclui vários stakeholders internos e externos, como empresas de engenharia, consultorias e assessores industriais, que precisam de acesso para acompanhar o projeto. E é exatamente por isso que a colaboração e o reporting foram duas prioridades principais na hora de escolher uma ferramenta.
“Os stakeholders geralmente não precisam se aprofundar em detalhes, assim como os executivos. Eles só querem clicar no link e ver o quadro completo junto com os destaques. Também é importante que o compartilhamento não ofereça apenas um instantâneo, mas a versão mais recente, que muda ao vivo.”
“Dar acesso é essencial e, na minha visão, deve haver a opção de limitar esse acesso, porque não é como um documento do Word. Na prática, é contra a gestão de projetos dar acesso livremente às pessoas, pois isso acaba atrapalhando o projeto. Existem pilotos e também copilotos na gestão de projetos, na criação e na atribuição de tarefas.”Embora a colaboração por link seja o recurso mais usado da equipe, às vezes também é necessário um export. “Eu sempre fico pensando quando tento exportar algo como uma visualização completa pelo Microsoft. E o modo como o export do GanttPRO funciona é muito bonito. Pode ser PDF, JPEG, Excel, o que você quiser.”
As dependências entre os elementos do projeto foram outra funcionalidade importante que Zachary valorizou: “As capacidades do GanttPRO para criar dependências são muito poderosas e flexíveis. Diferentes cenários, início ou fim, atrasos (lags) ou adiamentos (delays) — essas coisas são bem fáceis de gerenciar e configurar. Você esperaria que uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em Gantt tivesse isso como recurso padrão, mas, pelo que sei, nem todo mundo oferece. Alguns podem parecer muito chamativos na superfície, mas acho que o GanttPROo é bem refinado tanto em aparência quanto em funcionalidade. Eu me lembro de ter testado o Monday ou o ClickUp. Só que não é intuitivo o suficiente como eles constroem as interdependências entre as tarefas.”
Impacto
Como é o seu trabalho agora com o GanttPRO?
Hoje, o GanttPRO atua como a principal ferramenta em cada nível da estrutura: para planejamento diário e atualizações entre os gerentes líderes, para verificações rápidas do status em alto nível para stakeholders e executivos, sem entrar em muitos detalhes, e para relatórios de pequenas equipes para leads e cientistas no segmento de P&D. O restante tem apenas acesso visual para conferir o status atual.
Como todos enxergam a mesma visão ao vivo do projeto, com o nível de detalhe certo, a coordenação fica mais rápida e mais estruturada. Isso é especialmente importante no ambiente da DeNova, onde vários stakeholders precisam de visibilidade sem interromper a execução.