Richard Chen: Projectplanning en communicatie met stakeholders vereenvoudigen met GanttPRO
“Het was heel gemakkelijk om te beginnen. Ik kon bijna direct in het programma gaan, meteen beginnen met het invoeren van informatie en precies zien hoe die informatie werd gepresenteerd. Het duurde niet lang voordat ik eraan gewend was en het team voelde zich er net zo snel comfortabel mee.”
Een verhaal over hoe je een complex project voor de uitbreiding van een ziekenhuis duidelijk en makkelijk te communiceren maakt.
Bedrijfsoverzicht
Bedrijf: Richard Chen
Geïnterviewde rollen: Richard Chen, Consultant Project Manager
Type projecten: gezondheidszorginfrastructuur, bouw, uitbreiding van faciliteiten
Externe druk: druk op budget en planning, communicatie met belanghebbenden tussen afdelingen
Toolgeschiedenis: Smartsheet, Microsoft Project
Aangegeven problemen: gebrek aan visuele duidelijkheid voor presentatiedoeleinden in eerdere tools
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
Richard Chen is een consultant op het gebied van projectmanagement en is GanttPRO gaan gebruiken terwijl hij werkte aan een groot uitbreidingsproject voor het University Hospital of the West Indies, een van de meest vooraanstaande zorginstellingen van Jamaica.
Het initiatief was gericht op het uitbreiden van de diensten van het ziekenhuis door een aantal nieuwe faciliteiten te bouwen om meer behandelingen en apparatuur te kunnen huisvesten, de capaciteit te vergroten en de bredere ontwikkeling van het ziekenhuis te ondersteunen.
“De organisatie waarmee ik werkte, was al bekend met de structuren van projectmanagement en met de methodiek van Gantt-diagrammen. Wat GanttPRO mij dus mogelijk maakte, was het project veel gedetailleerder presenteren: laten zien hoe het momenteel is georganiseerd en hoe het naarmate het vordert in de loop van de tijd zal evolueren.”
Het meest nuttige deel van GanttPRO is ongetwijfeld de Gantt-grafiek. Ik kon verschillende aspecten en onderdelen van het project importeren en weergeven, waardoor de scope voor zowel mij als de teamleden eenvoudig te begrijpen is.
Strijd
Hoe pakte u projecten aan voordat u GanttPRO gebruikte?
Als ervaren projectmanager was Richard al bekend met een reeks tools op de markt, waaronder Smartsheet, Microsoft Project en andere Microsoft-oplossingen.
„Wat voor mij opviel was opnieuw de gebruiksvriendelijkheid. Ik probeerde verschillende dingen en ik had meer ervaring met Smartsheet. Ik heb natuurlijk Microsoft gebruikt, en ook andere software. Maar GanttPRO richt zich heel specifiek op de Gantt-grafiek, en dat was precies wat ik het meest nodig had.”
Oplossing
Voor Richard ligt de waarde van GanttPRO vooral in de Gantt-grafiek zelf: die helpt hem alle onderdelen van het project te visualiseren, ze duidelijk aan collega’s te presenteren en het totale werkbereik beter te begrijpen.
“Het meest nuttige deel van GanttPRO is ongetwijfeld de Gantt-grafiek. Ik kon verschillende aspecten en onderdelen van het project importeren en weergeven, waardoor de scope voor zowel mij als de teamleden eenvoudig te begrijpen is.”“Ik waardeer hoe licht het webgebaseerde formaat is en hoe goed te gebruiken, ongeacht het besturingssysteem. Daardoor is de tool overal heel eenvoudig te benaderen, zelfs voor mensen zonder eerdere ervaring met projectmanagementsoftware.”
Een ander groot voordeel was hoe snel zowel Richard als zijn team met het hulpmiddel aan de slag konden.
“Het was heel gemakkelijk om te beginnen. Ik kon vrijwel direct het programma ingaan, meteen informatie invoeren en meteen zien hoe die informatie werd gepresenteerd. Het duurde niet lang voordat ik ermee wegwijs was en datzelfde gold ook voor de teamleden.”Een ander aspect dat Richard meerdere keren benadrukte, was de kracht van GanttPRO als presentatietool, met name wanneer je communiceert met mensen op verschillende niveaus en in verschillende afdelingen.
“Ik dacht dat het gewoon een fantastisch hulpmiddel was voor presentaties aan teamleden en aan de klant waarmee ik op meerdere manieren in contact stond—van het topmanagement tot verschillende afdelingen. Dit waren mensen die niet per se vertrouwd waren met projecten of met initiatieven die op deze manier zijn georganiseerd.”
Mijn presentaties doe ik vooral via PDF’s en voor live updates via een shared private link . Ik kon live een wijziging aanbrengen en meteen laten zien wat dat betekende voor de critical path, de planning of het budget, zodat mensen de impact duidelijk konden zien. Omdat GanttPRO lichtgewicht en webgebaseerd is, was het ook eenvoudig te gebruiken voor presentaties op locatie, en ik kon snel de relevante onderdelen exporteren naar PDF voor rapportage.”
Impact
Hoe ziet uw werk er nu uit met GanttPRO?
“GanttPRO was iets waarmee ik het zelf kon oppakken: ik raakte vrij snel wegwijs, kon het aan mijn team voorstellen en daarna verdergaan. Op die manier bleek het heel nuttig.”
Tegenwoordig is GanttPRO een efficiënte manier om uitgebreide projectinformatie aan te pakken, die met stakeholders te communiceren en de voortgang te laten zien terwijl die in de loop van de tijd verandert. Het detailniveau is precies wat hij nodig heeft, zonder onnodige complexiteit, zodat alle teamleden, ongeacht hun achtergrond, eenvoudig op de hoogte kunnen blijven. De korte leercurve maakt het bovendien snel om het te introduceren bij nieuwe deelnemers en het toe te passen op planning, rapportage en presentaties.