Richard Chen: semplificare la pianificazione del progetto e la comunicazione con gli stakeholder con GanttPRO
“È stato davvero facilissimo iniziare. Potevo quasi entrare subito nel programma, iniziare immediatamente a inserire le informazioni e vedere esattamente come venivano presentate. Non ci è voluto molto per essere operativo e il team è riuscito a sentirsi a proprio agio altrettanto in fretta.”
Una storia su come rendere chiaro e facile da comunicare un complesso progetto di ampliamento di un ospedale.
Panoramica dell'azienda
Azienda: Richard Chen
Ruoli intervistati: Richard Chen, Consultant Project Manager
Tipi di progetto: infrastrutture sanitarie, costruzione, ampliamento di strutture
Pressioni esterne: pressione su budget e tempistiche, comunicazione con gli stakeholder tra reparti diversi
Storico degli strumenti: Smartsheet, Microsoft Project
Problemi evidenziati: scarsa chiarezza visiva per le presentazioni con gli strumenti precedenti
Riepilogo
Contesto aziendale
Su cosa si concentra la Sua azienda?
Richard Chen è un consulente di project management che ha iniziato a usare GanttPRO mentre lavorava a un importante progetto di espansione per l’University Hospital of the West Indies, una delle più prestigiose strutture sanitarie della Giamaica.
L’iniziativa si è concentrata sull’ampliamento dei servizi dell’ospedale, costruendo una serie di nuove strutture per ospitare più trattamenti e attrezzature, aumentare la capacità e supportare lo sviluppo più ampio dell’ospedale.
“L’organizzazione con cui lavoro conosceva già le strutture del project management e la metodologia dei grafici di Gantt, quindi ciò che GanttPRO mi ha permesso di fare è stato presentare il progetto in modo molto più dettagliato, mostrando com’è organizzato oggi e come evolverà nel tempo man mano che procede.”
La parte più utile di GanttPRO, senza dubbio, è il grafico di Gantt. Sono riuscito a importare e visualizzare aspetti e componenti diversi del progetto, così lo scope è facile da capire sia per me sia per i membri del team.
Difficoltà
Com'era il Suo approccio prima di GanttPRO?
In qualità di project manager esperto, Richard conosceva già diversi strumenti disponibili sul mercato, tra cui Smartsheet, Microsoft Project e altre soluzioni Microsoft.
“Quello che mi ha colpito è stata ancora una volta la facilità d’uso. Ho provato cose diverse e avevo più familiarità con Smartsheet. Ho usato Microsoft, naturalmente, e altri software. Però GanttPRO è focalizzato in modo molto specifico sul grafico di Gantt, che era ciò di cui avevo più bisogno.”
Soluzione
Per Richard, il valore di GanttPRO risiede principalmente nel grafico di Gantt in sé: lo aiuta a visualizzare tutti i componenti del progetto, a presentarli in modo chiaro ai colleghi e a comprendere meglio l’ambito complessivo del lavoro.
“Per me la parte più utile di GanttPRO è sicuramente il grafico di Gantt. Sono riuscito a importare e visualizzare aspetti e componenti diversi del progetto, così lo scope è facile da capire, sia per me sia per i membri del team.”“Apprezzo quanto sia leggero il formato basato sul web e quanto sia semplice da usare, a prescindere dal sistema operativo. Rende lo strumento molto facile da raggiungere da qualsiasi luogo, anche per chi non ha mai avuto esperienza con software di project management.”
Un altro grande vantaggio è stato quanto velocemente sia Richard sia il suo team riuscissero a iniziare a usare lo strumento.
“È stato davvero facilissimo iniziare. Potevo quasi entrare subito nel programma, iniziare a inserire le informazioni e vedere immediatamente come venivano presentate. Non mi ci è voluto molto per essere operativo e la stessa cosa valeva anche per gli altri membri del team.”Un altro aspetto che Richard ha sottolineato più volte è stato il punto di forza di GanttPRO come strumento di presentazione, soprattutto quando si comunica con persone di livelli e dipartimenti diversi.
“Pensavo fosse solo un meraviglioso strumento per le presentazioni ai membri del team e al cliente con cui interagivo in più modi: dalla direzione fino ai diversi dipartimenti. Erano persone che non erano necessariamente familiari con i progetti o con le iniziative organizzate in questo formato.”
Le mie presentazioni vengono fatte principalmente tramite PDF e per aggiornamenti in tempo reale, tramite un link privato condiviso . Potevo apportare una modifica live e mostrare immediatamente cosa significasse per il percorso critico, la timeline o il budget, così che le persone potessero vedere chiaramente l’impatto. Poiché GanttPRO è leggero e basato sul Web, era anche facile da usare per presentazioni in sede e potevo esportare rapidamente le parti rilevanti in PDF per la reportistica.”
Impatto
Come appare il Suo lavoro ora con GanttPRO?
“GanttPRO è stato qualcosa che potevo gestire da solo: impararlo abbastanza in fretta, presentarlo al mio team e poi andare avanti da lì. Si è rivelato molto utile in questo modo.”
Oggi GanttPRO è un modo efficiente per affrontare informazioni di progetto estese, comunicarle agli stakeholder e mostrare l’avanzamento man mano che cambia nel tempo. Il livello di dettaglio è esattamente quello di cui ha bisogno, senza complessità inutili, così che tutti i membri del team, indipendentemente dalla loro esperienza, possano restare facilmente aggiornati. L’apprendimento rapido lo rende veloce da introdurre ai nuovi partecipanti e utilizzabile in pianificazione, reporting e presentazioni.