Richard Chen : simplifier la planification de projet et la communication avec les parties prenantes grâce à GanttPRO
« C’était très facile à démarrer. Je pouvais presque entrer directement dans le programme, commencer immédiatement à y saisir des informations et voir exactement comment elles étaient présentées. Je n’ai pas mis longtemps à prendre le coup de main et l’équipe a pu s’y sentir à l’aise tout aussi vite. »
Un récit sur la façon de rendre un projet complexe d’extension d’hôpital clair et facile à communiquer.
Aperçu de l'entreprise
Entreprise : Richard Chen
Rôles interrogés : Richard Chen, Consultant Project Manager
Types de projets : infrastructures de santé, construction, extension de sites
Pressions externes : pression liée au budget et au calendrier, communication avec les parties prenantes entre les différents services
Historique des outils : Smartsheet, Microsoft Project
Problèmes pressentis : manque de clarté visuelle pour la présentation avec les outils précédents
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
Richard Chen est un consultant en gestion de projet qui a commencé à utiliser GanttPRO alors qu’il travaillait sur un important projet d’extension pour le University Hospital of the West Indies, l’un des établissements de santé les plus renommés de Jamaïque.
L’initiative visait à élargir les services de l’hôpital en construisant plusieurs nouvelles installations pour accueillir davantage de traitements et d’équipements, augmenter la capacité et soutenir le développement global de l’établissement.
« L’organisation avec laquelle je travaille connaissait déjà les structures de gestion de projet et la méthodologie des diagrammes de Gantt. Ainsi, ce que GanttPRO m’a permis de faire, c’est présenter le projet avec bien plus de détails, en montrant comment il est actuellement organisé et comment il évoluera dans le temps à mesure qu’il progresse. »
La partie la plus utile de GanttPRO, c’est assurément le diagramme de Gantt. J’ai pu importer et afficher différents aspects et composants du projet, ce qui rend le périmètre facile à comprendre, pour moi comme pour les membres de l’équipe.
Difficultés
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
En tant que chef de projet expérimenté, Richard connaissait déjà toute une gamme d’outils du marché, notamment Smartsheet, Microsoft Project et d’autres solutions Microsoft.
« Ce qui m’a marqué, c’est encore une fois la facilité d’utilisation. J’ai essayé différentes choses et j’étais plus habitué à Smartsheet. J’ai utilisé Microsoft, bien sûr, et d’autres logiciels. Mais GanttPRO est très focalisé sur le diagramme de Gantt, c’est exactement ce dont j’avais le plus besoin. »
Solution
Pour Richard, la valeur de GanttPRO réside avant tout dans le diagramme de Gantt lui-même : il l’aide à visualiser tous les éléments du projet, à les présenter clairement à ses collègues et à mieux comprendre l’ensemble du périmètre.
« La partie la plus utile de GanttPRO, c’est assurément le diagramme de Gantt. J’ai pu importer et afficher différents aspects et composants du projet, ce qui rend le périmètre facile à comprendre, pour moi comme pour les membres de l’équipe. »« J’apprécie à quel point le format web est léger et à quel point il est facile à utiliser, quel que soit le système d’exploitation. Il permet d’accéder à l’outil très facilement depuis n’importe où, même pour les personnes qui n’ont jamais utilisé de logiciel de gestion de projet. »
Un autre avantage majeur a été la rapidité avec laquelle Richard et son équipe ont pu se lancer avec l’outil.
« C’était très facile à démarrer. Je pouvais quasiment entrer directement dans le programme, commencer à y saisir des informations et voir immédiatement comment elles étaient présentées. Je n’ai pas mis longtemps à prendre le coup de main, et c’était pareil pour les autres membres de l’équipe. »Un autre point que Richard a souligné à plusieurs reprises était la force de GanttPRO en tant qu’outil de présentation, en particulier lorsqu’il faut communiquer avec des personnes de différents niveaux et de différents services.
« Je me disais que c’était simplement un excellent outil pour présenter aux membres de l’équipe et au client avec lequel j’échangeais de multiples façons : de la direction générale jusqu’aux différents services. Ce sont des personnes qui n’étaient pas forcément familières avec les projets ou avec les initiatives organisées sous cette forme. »
Mes présentations se font principalement via des PDF et, pour les mises à jour en direct, via un lien privé partagé . Je pouvais effectuer un changement en temps réel et montrer instantanément ce que cela signifiait pour le chemin critique, la chronologie ou le budget, afin que les gens voient clairement l’impact. Comme GanttPRO est léger et basé sur le web, il était aussi facile à utiliser pour des présentations sur site, et je pouvais rapidement exporter les parties pertinentes en PDF pour les rapports. »
Impact
À quoi ressemble votre travail aujourd’hui avec GanttPRO ?
« GanttPRO, c’était quelque chose que je pouvais prendre en main moi-même : me mettre rapidement à niveau, le présenter à mon équipe, puis continuer. Cela s’est avéré très utile de cette façon. »
Aujourd’hui, GanttPRO est un moyen efficace d’aborder une quantité importante d’informations de projet, de les communiquer aux parties prenantes et de démontrer l’avancement au fil du temps. Le niveau de détail est exactement ce qu’il lui faut, sans complexité inutile, afin que tous les membres de l’équipe, quelle que soit leur expérience, puissent facilement rester informés. La courbe d’apprentissage courte permet de l’introduire rapidement auprès des nouveaux participants et de l’utiliser pour la planification, le reporting et les présentations.