Richard Chen: projektisuunnittelun ja sidosryhmäviestinnän yksinkertaistaminen GanttPRO:n avulla
“Alku oli todella helppo. Pystyin melkein suoraan siirtymään ohjelmaan, aloitin heti tietojen syöttämisen ja näin täsmälleen, miten ne esitettiin. Minulta ei mennyt kauan oppia, ja tiimi pystyi myös tottumaan siihen yhtä nopeasti.”
Tarina siitä, miten monimutkainen sairaalan laajennushanke saadaan selkeäksi ja helppoa kommunikoida.
Yrityksen yleiskatsaus
Yritys: Richard Chen
Haastatellut roolit: Richard Chen, konsultti projektipäällikkö
Projektityypit: terveydenhuollon infrastruktuuri, rakentaminen, tilojen laajentaminen
Ulkoiset paineet: budjetti- ja aikataulupaine, sidosryhmien viestintä eri osastojen välillä
Työkaluhistoria: Smartsheet, Microsoft Project
Ongelmat, jotka tulivat esiin: aiemmissa työkaluissa puuttui visuaalinen selkeys esitystarkoituksiin
Yhteenveto
Yrityksen tausta
Mihin yrityksesi keskittyy?
Richard Chen on projektinhallinnan konsultti, joka alkoi käyttää GanttPRO:ta työskennellessään suuren laajennusprojektin parissa University Hospital of the West Indies -kohteessa – yhdessä Jamaikan tunnetuimmista terveydenhuollon laitoksista.
Aloite keskittyi sairaalan palveluiden laajentamiseen rakentamalla useita uusia tiloja, jotta voidaan tarjota enemmän hoitoja ja laitteita, lisätä kapasiteettia ja tukea sairaalan laajempaa kehitystä.
“Organisaatio, jonka kanssa työskentelin, tunsi jo projektinhallinnan rakenteet ja Gantt-kaavioiden menetelmäperiaatteet. Siksi se, mitä GanttPRO antoi minulle mahdollisuuden tehdä, oli esitellä projekti paljon yksityiskohtaisemmin: kertoa, miten se on tällä hetkellä järjestetty, ja miten se tulee muuttumaan ajan myötä työn edetessä.”
GanttPRO:n hyödyllisin osa on ehdottomasti Gantt-kaavio. Pystyin tuomaan ja näyttämään projektin eri näkökulmia ja osia, joten laajuus on helppo ymmärtää sekä minulle että tiimin jäsenille.
Taistelu
Miltä lähestymistapasi näytti ennen GanttPRO:ta?
Kokeneena projektipäällikkönä Richard oli jo ennestään perehtynyt monenlaisiin markkinoilla oleviin työkaluihin, kuten Smartsheetiin, Microsoft Projectiin ja muihin Microsoft-ratkaisuihin.
“Se mikä erottui minulle oli jälleen kerran helppokäyttöisyys. Kokeilin erilaisia vaihtoehtoja ja olin enemmän perehtynyt Smartsheetiin. Olen käyttänyt Microsoftia, tietysti, ja myös muita ohjelmistoja. Mutta GanttPRO on rajattu hyvin kapeasti Gantt-kaavioon, ja se oli juuri se, mitä tarvitsin eniten.”
Ratkaisu
Richardille GanttPRO:n arvo on ensisijaisesti itse Gantt-kaaviossa: se auttaa häntä visualisoimaan kaikki projektin osat, esittelemään ne selkeästi kollegoille ja ymmärtämään työn kokonaislaajuuden paremmin.
“GanttPRO:n hyödyllisin osa on ehdottomasti Gantt-kaavio. Pystyin tuomaan ja näyttämään projektin eri näkökulmia ja osia, joten laajuus on helppo ymmärtää sekä minulle että tiimin jäsenille.”“Pidän siitä, kuinka kevyttä selainpohjainen muoto on ja kuinka helppokäyttöinen se on käyttöjärjestelmästä riippumatta. Näin työkaluun on todella helppo päästä mistä tahansa, myös ihmisille, joilla ei ole aiempaa kokemusta projektinhallintaohjelmista.”
Toinen merkittävä etu oli se, kuinka nopeasti sekä Richard että hänen tiiminsä pääsivät aloittamaan työskentelyn työkalulla.
”Alku oli todella helppo. Pystyin melkein suoraan siirtymään ohjelmaan, aloittamaan tietojen syöttämisen heti ja näkemään välittömästi, miten ne esitettiin. Minulta ei mennyt kauan oppia—ja sama päti myös tiimin muihin jäseniin.”Toinen seikka, jonka Richard nosti esiin useaan otteeseen, oli GanttPRO:n vahvuus esitystyökaluna, erityisesti kun viestitään eritasoisille ja eri osastoilta tuleville ihmisille.
“Ajattelin, että se oli vain loistava työkalu esityksiin tiimin jäsenille ja asiakkaalle, jonka kanssa olin vuorovaikutuksessa monin eri tavoin – aina ylimmästä johdosta eri osastoihin. Nämä olivat ihmisiä, jotka eivät välttämättä olleet perehtyneitä projekteihin tai siihen, miten aloitteita järjestetään tässä muodossa.”
Esitykseni tehdään pääasiassa PDF-muodossa, ja live-päivityksiä varten käytän jaettua yksityistä linkkiä . Voin tehdä muutoksen reaaliajassa ja näyttää heti, mitä se tarkoittaa critical pathille, aikajanalle tai budjetille, jotta ihmiset näkevät vaikutuksen selvästi. Koska GanttPRO on kevyt ja verkkopohjainen, sitä oli myös helppo käyttää esityksissä paikan päällä, ja pystyin nopeasti viemään olennaiset osat PDF-muotoon raportointia varten.”
Vaikutus
Miltä työsi näyttää nyt GanttPRO:n kanssa?
“GanttPRO oli jotain, jonka pystyin ottamaan haltuun itse: päivittymään nopeasti, esittelemään sen tiimilleni ja jatkamaan siitä eteenpäin. Se osoittautui tosi hyödylliseksi juuri tällä tavalla.”
Tänään GanttPRO on tehokas tapa käsitellä laajoja projektitietoja, viestiä ne sidosryhmille ja näyttää edistyminen sen mukaan, miten se muuttuu ajan myötä. Tietojen tarkkuus on täsmälleen sitä, mitä hän tarvitsee, ilman turhaa monimutkaisuutta, joten kaikki tiimin jäsenet taustasta riippumatta pysyvät helposti ajan tasalla. Lyhyt oppimiskynnys tekee siitä nopean ottaa käyttöön uusille osallistujille ja soveltaa sitä suunnittelussa, raportoinnissa ja esityksissä.