Richard Chen: upraszczanie planowania projektu i komunikacji z interesariuszami dzięki GanttPRO
„To było bardzo łatwe do rozpoczęcia. Mogłem praktycznie od razu wejść do programu, od razu zacząć wprowadzać informacje i zobaczyć dokładnie, jak były prezentowane. Nie zajęło mi dużo czasu, żeby się z nim oswoić, a zespół również szybko czuł się z nim swobodnie.”
Historia o tym, jak uczynić złożony projekt rozbudowy szpitala jasnym i łatwym do komunikowania.
Przegląd firmy
Firma: Richard Chen
Role rozmówców: Richard Chen, konsultant ds. zarządzania projektami
Typy projektów: infrastruktura medyczna, budownictwo, rozbudowa obiektów
Presje zewnętrzne: presja budżetowa i dotycząca terminów, komunikacja z interesariuszami między działami
Historia narzędzi: Smartsheet, Microsoft Project
Sugerowane problemy: brak przejrzystości wizualnej do celów prezentacji w poprzednich narzędziach
Podsumowanie
Tło firmy
Na czym koncentruje się Twoja firma?
Richard Chen to konsultant ds. zarządzania projektami, który zaczął korzystać z GanttPRO podczas pracy nad dużym projektem rozbudowy dla University Hospital of the West Indies, jednej z najbardziej znanych placówek medycznych na Jamajce.
Inicjatywa koncentrowała się na rozszerzeniu usług szpitala poprzez budowę kilku nowych obiektów, aby pomieścić więcej zabiegów i sprzętu, zwiększyć możliwości oraz wspierać szerszy rozwój placówki.
„Organizacja, z którą pracowałem, znała już struktury zarządzania projektami i metodykę wykresów Gantta, więc to, co umożliwiło mi GanttPRO, polegało na zaprezentowaniu projektu z dużo większą szczegółowością: na pokazaniu, jak jest obecnie zorganizowany, i jak będzie się zmieniał w czasie wraz z postępem prac.”
Najbardziej przydatna część GanttPRO to z pewnością wykres Gantta. Mogłem zaimportować i wyświetlić różne aspekty oraz elementy projektu, dzięki czemu zakres jest łatwy do zrozumienia zarówno dla mnie, jak i dla członków zespołu.
Problem
Jak wyglądało twoje podejście przed GanttPRO?
Jako doświadczony kierownik projektu Richard znał już szeroką gamę narzędzi dostępnych na rynku, w tym Smartsheet, Microsoft Project i inne rozwiązania firmy Microsoft.
„To, co zwróciło moją uwagę, to znowu łatwość obsługi. Testowałem różne rozwiązania i byłem bardziej zaznajomiony ze Smartsheet. Oczywiście korzystałem z Microsoftu i innych programów. Ale GanttPRO jest nastawione bardzo konkretnie na wykres Gantta — czyli na to, czego najbardziej potrzebowałem.”
Rozwiązanie
Dla RichaRD’a wartość GanttPRO polega przede wszystkim na samym wykresie Gantta: pomaga mu wizualizować wszystkie elementy projektu, jasno przedstawiać je kolegom oraz lepiej rozumieć ogólny zakres prac.
„Najbardziej przydatna część GanttPRO to z pewnością wykres Gantta. Mogłem zaimportować i wyświetlić różne aspekty oraz elementy projektu, dzięki czemu zakres jest łatwy do zrozumienia zarówno dla mnie, jak i dla członków zespołu.”„Doceniam, jak lekki jest format przeglądarkowy i jak łatwy jest w użyciu niezależnie od systemu operacyjnego. Dzięki temu narzędzie można bardzo łatwo wykorzystywać z dowolnego miejsca, nawet dla osób, które wcześniej nie miały do czynienia z oprogramowaniem do zarządzania projektami.”
Kolejną dużą zaletą było to, jak szybko zarówno Richard, jak i jego zespół mogli zacząć korzystać z narzędzia.
„To było bardzo łatwe do rozpoczęcia. Mogłem praktycznie od razu wejść do programu, zacząć od razu wprowadzać informacje i od razu widzieć dokładnie, jak te informacje są prezentowane. Nie zajęło mi dużo czasu, żeby się z nim oswoić, i to samo dotyczyło członków zespołu.”Kolejnym aspektem, na który Richard zwracał uwagę wielokrotnie, była siła GanttPRO jako narzędzia do prezentacji — szczególnie podczas komunikowania się z osobami na różnych poziomach oraz w różnych działach.
„Pomyślałem, że to po prostu wspaniałe narzędzie do prezentacji dla członków zespołu i dla klienta, z którym współpracowałem na wiele sposobów — od najwyższego kierownictwa po poszczególne działy. To były osoby, które niekoniecznie były zaznajomione z projektami ani z inicjatywami organizowanymi w taki sposób.”
Moje prezentacje odbywają się głównie w formie plików PDF, a w przypadku aktualizacji na bieżąco korzystam z udostępnianego prywatnego linku . Mogłem wprowadzić zmianę na żywo i od razu pokazać, co to oznacza dla ścieżki krytycznej, harmonogramu lub budżetu, aby ludzie wyraźnie widzieli wpływ. Ponieważ GanttPRO jest lekkie i działa w przeglądarce, łatwo było też korzystać z niego do prezentacji na miejscu, a do raportowania mogłem szybko wyeksportować odpowiednie elementy do PDF .”
Wpływ
Jak teraz wygląda twoja praca z GanttPRO?
„GanttPRO to coś, z czym mogłem poradzić sobie sam: dość szybko się z nim oswoić, przedstawić go mojemu zespołowi i iść dalej. Tak to okazało się bardzo przydatne.”
Dzisiaj GanttPRO to skuteczny sposób na podejście do rozbudowanych informacji projektowych, przekazywanie ich interesariuszom oraz pokazywanie postępu w miarę jak zmienia się on w czasie. Ten poziom szczegółowości jest dokładnie tym, czego on potrzebuje, bez niepotrzebnej złożoności, dzięki czemu wszyscy członkowie zespołu—niezależnie od ich tła—mogą z łatwością pozostawać na bieżąco. Krótka krzywa uczenia sprawia, że szybko da się go wdrożyć u nowych uczestników i stosować w planowaniu, raportowaniu oraz prezentacjach.