Richard Chen: simplificar la planificación del proyecto y la comunicación con los interesados con GanttPRO
“Fue muy fácil empezar. Pude casi empezar directamente en el programa, introducir la información de inmediato y ver exactamente cómo se presentaba. No tardé mucho en ponerme al día y el equipo pudo sentirse cómodo con ello igual de rápido.”
Una historia sobre cómo hacer que un complejo proyecto de ampliación de un hospital sea claro y fácil de comunicar.
Descripción de la empresa
Empresa: Richard Chen
Roles entrevistados: Richard Chen, Project Manager consultor
Tipos de proyectos: infraestructura sanitaria, construcción, ampliación de instalaciones
Presiones externas: presión por el presupuesto y los plazos, comunicación con los interesados entre distintos departamentos
Historial de herramientas: Smartsheet, Microsoft Project
Problemas sugeridos: falta de claridad visual para fines de presentación en herramientas anteriores
Resumen
Contexto de la empresa
¿En qué se enfoca su empresa?
Richard Chen es un consultor de gestión de proyectos que empezó a usar GanttPRO mientras trabajaba en un importante proyecto de expansión para el University Hospital of the West Indies, una de las instituciones sanitarias más destacadas de Jamaica.
La iniciativa se centró en ampliar los servicios del hospital construyendo varias instalaciones nuevas para acoger más tratamientos y equipos, aumentar la capacidad y apoyar el desarrollo más amplio del centro.
“La organización con la que trabajo ya conocía las estructuras de gestión de proyectos y la metodología de diagramas de Gantt, así que lo que GanttPRO me permitió fue presentar el proyecto con mucho más detalle, mostrando cómo está organizado actualmente y cómo evolucionará con el tiempo a medida que avanza.”
La parte más útil de GanttPRO es, sin duda, el diagrama de Gantt. Pude importar y mostrar diferentes aspectos y componentes del proyecto, así que el alcance es fácil de entender, tanto para mí como para los miembros del equipo.
Desafíos
¿Cómo era su enfoque antes de GanttPRO?
Como gerente de proyectos con experiencia, Richard ya conocía una variedad de herramientas del mercado, incluidas Smartsheet, Microsoft Project y otras soluciones de Microsoft.
“Lo que destacó para mí fue, una vez más, la facilidad de uso. Probé cosas diferentes y me sentía más familiarizado con Smartsheet. He usado Microsoft, por supuesto, y otro software. Pero GanttPRO está enfocado específicamente en el diagrama de Gantt, que era lo que más necesitaba.”
Solución
Para Richard, el valor de GanttPRO está principalmente en el propio diagrama de Gantt: le ayuda a visualizar todos los componentes del proyecto, presentarlos con claridad a sus colegas y comprender mejor el alcance general del trabajo.
«La parte más útil de GanttPRO es, sin duda, el diagrama de Gantt. Pude importar y mostrar diferentes aspectos y componentes del proyecto, así que el alcance es fácil de entender, tanto para mí como para los miembros del equipo.»“Me gusta lo ligero que es el formato basado en la web y lo fácil que es de usar, independientemente del sistema operativo. Hace que la herramienta sea muy fácil de acceder desde cualquier lugar, incluso para personas sin experiencia previa con software de gestión de proyectos.”
Otra gran ventaja fue lo rápido que tanto Richard como su equipo pudieron empezar a usar la herramienta.
“Fue muy fácil empezar. Yo casi pude entrar directamente al programa, empezar a introducir la información de inmediato y ver al instante cómo se estaba presentando esa información. No tardé mucho en ponerme al día y lo mismo fue cierto para los demás miembros del equipo.”Otro aspecto que Richard destacaba varias veces era la fortaleza de GanttPRO como herramienta de presentación, especialmente al comunicar con personas de distintos niveles y departamentos.
“Pensé que era solo una herramienta estupenda para presentaciones al equipo y al cliente con el que interactuaba de muchas maneras, desde la alta dirección hasta los distintos departamentos. Eran personas que, en algunos casos, no estaban necesariamente familiarizadas con proyectos ni con iniciativas organizadas en este formato.”
Mis presentaciones se hacen principalmente mediante PDF y para actualizaciones en vivo, a través de un enlace privado compartido . Podía hacer un cambio en tiempo real y mostrar al instante qué significaba para la ruta crítica, el cronograma o el presupuesto, para que la gente pudiera ver con claridad el impacto. Como GanttPRO es ligero y está basado en la web, también resultaba fácil de usar para presentaciones en el sitio, y podía exportar las partes relevantes a PDF rápidamente para los informes.”
Impacto
¿Cómo es su trabajo ahora con GanttPRO?
“GanttPRO fue algo con lo que pude ponerme a trabajar por mi cuenta, ponerme al día bastante rápido, presentárselo a mi equipo y seguir a partir de ahí. Resultó muy útil de esa manera.”
Hoy, GanttPRO es una forma eficaz de abordar información extensa de proyectos, comunicársela a las partes interesadas y mostrar el progreso a medida que va cambiando con el tiempo. El nivel de detalle es justo lo que él necesita, sin complejidades innecesarias, para que todos los miembros del equipo, independientemente de su experiencia previa, puedan mantenerse fácilmente al día. La curva de aprendizaje breve lo hace rápido de introducir para los nuevos participantes y aplicarlo a la planificación, la elaboración de informes y las presentaciones.