Ричард Чен: упрощение планирования и коммуникации со стейкхолдерами с помощью GanttPRO
"Начать было очень легко. Я сразу открыл программу, внес необходимые данные и увидел результат. Освоиться получилось быстро, и у коллег также не возникло с этим сложностей."
История о сложном проекте расширения больницы, где GanttPRO помогает сохранять детальную структуру и при этом понятно представлять информацию всем участникам.
О компании
Компания: Richard Chen
Наш собеседник: Ричард Чен, консультант по управлению проектами
Типы проектов: медицинская инфраструктура, строительство, расширение объектов
Внешние факторы: жесткие требования к бюджету и срокам, необходимость координации между руководством и разными подразделениями
Ранее использовали: Smartsheet, Microsoft Project
Выявленные проблемы: предыдущие инструменты не позволяли наглядно представлять планы и оценивать влияние изменений
Главное
Чем занимается компания
На чем специализируется компания?
Ричард Чен начал использовать GanttPRO, работая консультантом по управлению проектами в рамках масштабного развития University Hospital of the West Indies, одного из крупнейших медицинских учреждений Ямайки. Проект был направлен на расширение спектра услуг и увеличение пропускной способности учреждения за счет строительства новых корпусов, установки дополнительного оборудования, и модернизации существующей инфраструктуры.
"Организация, с которой я работал, уже была знакома с принципами проектного управления и диаграммой Ганта. GanttPRO помог мне подробно показать структуру проекта и наглядно объяснить, как она будет меняться по мере выполнения работ. "
Для меня самая полезная функция в GanttPRO – диаграмма Ганта. В ней я мог наглядно показать разные составляющие проекта, чтобы общая картина была понятна и мне, и другим участникам.
Как было раньше
Каким ваш подход был до GanttPRO
Благодаря опыту в управлении проектами Ричард успел поработать с разными решениями, включая Smartsheet, Microsoft Project и другие продукты Microsoft.
"Прежде всего меня привлекла простота. Я пробовал разные инструменты, в особенности Smartsheet и Microsoft. Но они не были сосредоточены именно на диаграмме Ганта – а это как раз то, что мне было нужно."
Решение
Главным преимуществом GanttPRO Ричард считает диаграмму Ганта. Она позволяет собрать всю информацию в одном месте, увидеть связи между задачами и при этом не потерять важные детали.
"Для меня самая полезная функция в GanttPRO – диаграмма Ганта. В ней я могу наглядно показать разные составляющие проекта так, чтобы общая картина была понятна не только мне, но и другим участникам".Браузерный формат оказался отдельным большим преимуществом, благодаря которому доступ к проекту можно получить с любого устройства без привязки к конкретной операционной системе.
“Мне нравится, что получить доступ к проекту можно практически откуда угодно, даже если человек раньше не пользовался похожими программами.”GanttPRO также не потребовал долгого освоения. Ричард быстро настроил , а коллеги смогли без лишнего обучения подключиться к процессу.
"Начать было очень легко. Я сразу открыл программу, внес необходимые данные и увидел результат. Освоиться получилось быстро, и у коллег также не возникло с этим сложностей."Понятная подача информации была особенно важна при взаимодействии с участниками разного уровня подготовки: “Для меня GanttPRO стал отличным инструментом для презентаций как коллегам, так и клиенту. Мне приходилось общаться с людьми на самых разных уровнях, от руководства до отдельных подразделений, и далеко не все они были знакомы с проектным подходом".
Для готовых отчетов используется экспорт в PDF , а для обсуждения текущего состояния проекта и возможных изменений – публичная ссылка с паролем : “Большинство презентаций я готовлю в PDF, а для демонстрации в динамике использую ссылку с паролем. Так, например, я могу изменить нужный параметр в режиме реального времени и сразу показать что произойдет с критическим путем, сроками и бюджетом".
Что изменилось
Как теперь выглядит ваша работа с GanttPRO?
“У меня получилось освоить GanttPRO самостоятельно, без длительного обучения и сложной настройки. Затем я показал его коллегам, и они также быстро освоили основные функции. Так, мы смогли практически сразу перейти к работе – планированию, обсуждению задач и подготовке материалов для стейкхолдеров.”
Сегодня инструмент помогает Ричарду структурировать большой объем информации, наглядно показывать изменения и понятно доносить их до стейкхолдеров, сохраняя необходимую детализацию. Быстрое освоение позволяет легко подключать новых участников и использовать GanttPRO на всех этапах проекта – от планирования до отчетности.