Richard Chen: forenkle prosjektplanlegging og kommunikasjon med interessenter med GanttPRO
“Det var veldig enkelt å starte. Jeg kunne nesten bare gå rett inn i programmet, begynne å legge inn informasjon med en gang og se nøyaktig hvordan det ble presentert. Det tok ikke lang tid å komme i gang, og teamet kunne også bli komfortable med det like raskt.”
En historie om hvordan man gjør et komplekst prosjekt for utvidelse av et sykehus tydelig og lett å kommunisere.
Bedriftsoversikt
Selskap: Richard Chen
Roller intervjuet: Richard Chen, konsulent prosjektleder
Prosjekttyper: helseinfrastruktur, bygging, utvidelse av lokaler
Eksternt press: press på budsjett og tidsplan, kommunikasjon med interessenter på tvers av avdelinger
Verktøyhistorikk: Smartsheet, Microsoft Project
Problemer som ble antydet: manglende visuell tydelighet til presentasjonsformål i tidligere verktøy
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
Richard Chen er en rådgivende prosjektleder som begynte å bruke GanttPRO mens han jobbet med et stort utvidelsesprosjekt for University Hospital of the West Indies, en av de mest fremtredende helseinstitusjonene på Jamaica.
Initiativet fokuserte på å utvide sykehusets tjenester ved å bygge en rekke nye fasiliteter for å kunne huse flere behandlinger og utstyr, øke kapasiteten og støtte sykehusets bredere utvikling.
«Organisasjonen jeg jobbet med var allerede kjent med strukturer for prosjektledelse og metodikken bak gantt-diagrammer. Derfor var det GanttPRO gjorde for meg å presentere prosjektet med mye større detaljgrad, og vise hvordan det er organisert i dag, og hvordan det vil utvikle seg over tid ettersom prosjektet skrider frem.»
Den mest nyttige delen av GanttPRO er definitivt Gantt-diagrammet. Jeg kunne importere og vise ulike deler og komponenter i prosjektet, slik at omfanget er lett å forstå både for meg og for teammedlemmene.
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
Som en erfaren prosjektleder var Richard allerede kjent med en rekke verktøy på markedet, inkludert Smartsheet, Microsoft Project og andre Microsoft-løsninger.
«Det som skilte seg ut for meg var igjen enkelheten i bruk. Jeg prøvde ulike ting og var mer kjent med Smartsheet. Jeg har selvfølgelig brukt Microsoft, og også andre programmer. Men GanttPRO er svært smalt fokusert på Gantt-diagrammet, og det var det jeg trengte mest.»
Løsning
For Richard ligger verdien i GanttPRO først og fremst i selve Gantt-diagrammet: det hjelper ham å visualisere alle prosjektkomponenter, presentere dem tydelig for kollegene sine og forstå den totale arbeidsomfanget bedre.
«Den mest nyttige delen av GanttPRO er definitivt Gantt-diagrammet. Jeg kunne importere og vise ulike deler og komponenter i prosjektet, slik at omfanget er lett å forstå både for meg og for teammedlemmene.»«Jeg liker hvor lett det nettleserbaserte formatet er, og hvor brukervennlig det er uansett hvilket operativsystem man bruker. Det gjør verktøyet veldig enkelt å få tilgang til fra hvor som helst, selv for personer uten tidligere erfaring med programvare for prosjektledelse.»
En annen stor fordel var hvor raskt både Richard og teamet hans kunne komme i gang med verktøyet.
«Det var veldig enkelt å starte. Jeg kunne nesten bare gå rett inn i programmet, begynne å legge inn informasjon med en gang og umiddelbart se nøyaktig hvordan informasjonen ble presentert. Det tok ikke lang tid å komme i gang, og det samme gjaldt for teammedlemmene.»Et annet aspekt Richard fremhevet flere ganger, var hvor sterk GanttPRO er som presentasjonsverktøy, særlig når man kommuniserer med personer på ulike nivåer og på tvers av avdelinger.
“Jeg tenkte at det bare var et fantastisk verktøy for presentasjoner for teammedlemmene og for kunden jeg samhandlet med på flere måter – fra toppledelsen til de ulike avdelingene. Dette var personer som ikke nødvendigvis var kjent med prosjekter eller initiativer som er organisert i dette formatet.”
Jeg lager presentasjonene mine hovedsakelig i PDF, og for liveoppdateringer via en delt privat lenke . Jeg kunne gjøre en endring live og umiddelbart vise hva det betydde for critical path, tidslinjen eller budsjettet, slik at folk tydelig kunne se effekten. Siden GanttPRO er lett og nettbasert, var det også enkelt å bruke til presentasjoner på stedet, og jeg kunne raskt eksportere de relevante delene til PDF for rapportering.”
Innvirkning
Hvordan ser arbeidet ditt ut nå med GanttPRO?
“GanttPRO var noe jeg kunne ta tak i på egen hånd: sette meg raskt inn, introdusere det for teamet mitt og deretter gå videre derfra. Det viste seg å være veldig nyttig på den måten.”
I dag er GanttPRO en effektiv måte å jobbe med omfattende prosjektinformasjon på, kommunisere den med interessenter og vise fremdriften mens den endrer seg over tid. Detaljnivået er akkurat det han trenger, uten unødvendig kompleksitet, slik at alle teammedlemmer uansett bakgrunn enkelt kan holde seg oppdatert. Den korte læringskurven gjør det raskt å ta i bruk for nye deltakere og å bruke på tvers av planlegging, rapportering og presentasjoner.