Річард Чен: спрощення планування проєкту та комунікації зі стейкхолдерами за допомогою GanttPRO
“Почати було дуже легко. Я майже одразу відкривав програму, одразу починав вносити потрібні дані й бачив точно, як саме все це відображається. Мені не знадобилося багато часу, щоб розібратися, і команда також так само швидко почала почуватися впевнено.”
Історія про те, як зробити складний проєкт розширення лікарні зрозумілим і простим для комунікації.
Огляд компанії
Компанія: Richard Chen
Ролі, з якими проводили інтерв’ю: Richard Chen, консультант з управління проєктами
Типи проєктів: медична інфраструктура, будівництво, розширення об’єктів
Зовнішні чинники: тиск щодо бюджету та термінів, комунікація із зацікавленими сторонами між різними підрозділами
Раніше використовували: Smartsheet, Microsoft Project
Виявлені проблеми: попередні інструменти не давали змоги наочно представляти плани та оцінювати вплив змін
Резюме
Контекст компанії
На чому зосереджена ваша компанія?
Річард Чен — консультант з управління проєктами, який почав користуватися GanttPRO, працюючи над масштабним проєктом розширення для University Hospital of the West Indies — однієї з найвідоміших медичних установ Ямайки.
Ініціатива була спрямована на розширення послуг лікарні: за рахунок будівництва кількох нових корпусів, щоб розмістити більше методів лікування та обладнання, збільшити пропускну спроможність і підтримати ширший розвиток лікарні.
«Організація, з якою я працював, уже була знайома зі структурами проєктного менеджменту та методологією діаграми Ганта, тож те, що дозволив мені зробити GanttPRO, — це представити проєкт набагато детальніше: показати, як він зараз організований, і як він змінюватиметься з часом у міру прогресу робіт».
Найкорисніша частина GanttPRO — без сумніву діаграма Ганта. Я зміг імпортувати й відобразити різні аспекти та компоненти проєкту, тож обсяг робіт легко зрозуміти як мені, так і членам команди.
Виклик
Як виглядав ваш підхід до GanttPRO?
Як досвідчений керівник проєктів, Річард уже був знайомий з низкою інструментів на ринку, зокрема Smartsheet, Microsoft Project та іншими рішеннями Microsoft.
«Щоразу мене найбільше вражала простота використання. Я пробував різні варіанти й був більш знайомий зі Smartsheet. Я, звісно, користувався Microsoft і іншими програмами. Але GanttPRO має вузьку спеціалізацію на діаграмі Ганта — саме це мені було потрібно найбільше».
Рішення
Для Річарда цінність GanttPRO полягає насамперед у самій діаграмі Ганта: вона допомагає йому візуалізувати всі компоненти проєкту, чітко представити їх колегам і краще зрозуміти загальний обсяг робіт.
«Найкорисніша частина GanttPRO — без сумніву діаграма Ганта. Я зміг імпортувати й відобразити різні аспекти та компоненти проєкту, тож обсяг робіт легко зрозуміти як мені, так і членам команди.»«Мені подобається, наскільки легким є браузерний формат і як ним зручно користуватися незалежно від операційної системи. Це робить інструмент дуже простим для доступу з будь-якого місця — навіть для людей без попереднього досвіду роботи з програмним забезпеченням для управління проєктами».
Ще одна велика перевага полягала в тому, як швидко і Річард, і його команда змогли розпочати роботу з інструментом.
«Почати було дуже легко. Я майже одразу відкрив програму, почав одразу вносити дані й одразу бачив, як саме ця інформація подається. Мені не знадобилося багато часу, щоб розібратися, і для членів команди було так само.»Ще один аспект, який Річард неодноразово підкреслював, — це сила GanttPRO як інструмента для презентацій, особливо під час спілкування з людьми на різних рівнях і з різних департаментів.
“Я думав, що це просто чудовий інструмент для презентацій команді та клієнту, з яким я взаємодіяв у різні способи: від топменеджменту до різних департаментів. Це були люди, які не обов’язково були знайомі з проєктами або з ініціативами, організованими в такому форматі.”
Мої презентації здебільшого робляться у PDF, а для оперативних оновлень — через shared private link . Я міг внести зміну наживо та одразу показати, що це означає для critical path, timeline або budget, щоб люди чітко бачили вплив. Оскільки GanttPRO легкий і працює у вебсередовищі, ним також було легко користуватися для презентацій на місці, і я міг швидко експортувати потрібні частини в PDF для звітності.”
Вплив
Як зараз виглядає ваша робота з GanttPRO?
“GanttPRO був тим, що я міг узяти на себе сам: швидко розібратися, представити його моїй команді й рухатися далі звідти. У такому вигляді він виявився дуже корисним.”
Сьогодні GanttPRO — це ефективний спосіб працювати з великою кількістю інформації про проєкт, доносити її до стейкхолдерів і демонструвати прогрес у міру того, як він змінюється з часом. Рівень деталізації — рівно той, який йому потрібен, без зайвої складності, тож усі члени команди незалежно від досвіду можуть легко залишатися в курсі. Коротка крива навчання дає змогу швидко вводити інструмент для нових учасників і застосовувати його в плануванні, звітності та презентаціях.