Richard Chen: simplificando o planejamento do projeto e a comunicação com as partes interessadas com o GanttPRO
“Foi muito fácil começar. Eu praticamente consegui entrar direto no programa, começar a inserir as informações imediatamente e ver exatamente como elas estavam sendo apresentadas. Não demorou para eu me inteirar e a equipe conseguiu ficar confortável com isso tão rápido quanto.”
Uma história sobre como tornar um complexo projeto de expansão de hospital claro e fácil de comunicar.
Visão geral da empresa
Empresa: Richard Chen
Funções entrevistadas: Richard Chen, Consultor Project Manager
Tipos de projeto: infraestrutura de saúde, construção, expansão de instalações
Pressões externas: pressão sobre orçamento e prazos, comunicação com partes interessadas entre departamentos
Histórico de ferramentas: Smartsheet, Microsoft Project
Problemas sugeridos: falta de clareza visual para fins de apresentação nas ferramentas anteriores
Resumo
Contexto da empresa
Qual é o foco da sua empresa?
Richard Chen é um consultor de gestão de projetos que começou a usar o GanttPRO enquanto trabalhava em um grande projeto de expansão para o University Hospital of the West Indies, uma das instituições de saúde mais proeminentes da Jamaica.
A iniciativa se concentrou em ampliar os serviços do hospital, construindo diversas novas instalações para acomodar mais tratamentos e equipamentos, aumentar a capacidade e apoiar o desenvolvimento mais amplo do hospital.
“A organização com a qual eu trabalhava já conhecia as estruturas de gestão de projetos e a metodologia de gráfico de Gantt. Então, o que o GanttPRO me permitiu fazer foi apresentar o projeto com muito mais detalhes, mostrando como ele está organizado atualmente e como ele vai evoluir ao longo do tempo à medida que avança.”
A parte mais útil do GanttPRO é, sem dúvida, o diagrama de Gantt. Eu consegui importar e exibir diferentes aspectos e componentes do projeto, então o escopo fica fácil de entender tanto para mim quanto para os membros da equipe.
Desafios
Como era sua abordagem antes do GanttPRO?
Como gerente de projetos experiente, o Richard já conhecia uma variedade de ferramentas disponíveis no mercado, incluindo Smartsheet, Microsoft Project e outras soluções da Microsoft.
“O que se destacou para mim foi, ainda uma vez, a facilidade de uso. Eu testei várias coisas e estava mais familiarizado com o Smartsheet. Usei o Microsoft, é claro, e outros softwares. Mas o GanttPRO é focado especificamente no diagrama de Gantt, que era exatamente o que eu precisava.”
Solução
Para o Richard, o valor do GanttPRO está principalmente no próprio diagrama de Gantt: ele ajuda a visualizar todos os componentes do projeto, apresentá-los de forma clara aos colegas e entender melhor o escopo geral do trabalho.
“O trecho mais útil do GanttPRO é, sem dúvida, o diagrama de Gantt. Eu consegui importar e exibir diferentes aspectos e componentes do projeto, então o escopo fica fácil de entender tanto para mim quanto para os membros da equipe.”“Gosto do quão leve é o formato baseado na web e de como ele é fácil de usar, independentemente do sistema operacional. Isso torna o acesso à ferramenta muito simples de qualquer lugar, inclusive para pessoas que não têm experiência prévia com softwares de gerenciamento de projetos.”
Outra grande vantagem foi como Richard e sua equipe conseguiram começar rapidamente a usar a ferramenta.
“Foi muito fácil começar. Eu praticamente entrei direto no programa: comecei a inserir as informações e vi imediatamente como elas estavam sendo apresentadas. Não demorou para eu me inteirar e o mesmo aconteceu com os membros da equipe.”Outro aspecto que Richard destacou várias vezes foi a força do GanttPRO como ferramenta de apresentação, especialmente ao comunicar com pessoas de diferentes níveis e departamentos.
“Achei que fosse apenas uma ferramenta maravilhosa para apresentações para os membros da equipe e para o cliente com quem eu interagia de várias maneiras — da alta administração aos diferentes departamentos. Eram pessoas que nem necessariamente conheciam projetos ou iniciativas organizadas nesse formato.”
Minhas apresentações são feitas principalmente por meio de PDFs e, para atualizações ao vivo, por meio de um link privado compartilhado . Eu conseguia fazer uma alteração ao vivo e mostrar instantaneamente o que isso significava para o caminho crítico, o cronograma ou o orçamento, para que as pessoas pudessem ver claramente o impacto. Como o GanttPRO é leve e baseado na web, também foi fácil de usar para apresentações no local, e eu podia exportar rapidamente as partes relevantes para PDF para relatórios.”
Impacto
Como é o seu trabalho agora com o GanttPRO?
“O GanttPRO foi algo que eu consegui assumir por conta própria: colocar-me em dia relativamente rápido, apresentá-lo ao meu time e seguir em frente a partir daí. Provou ser muito útil dessa forma.”
Hoje, o GanttPRO é uma maneira eficiente de lidar com informações extensas de projetos, comunicá-las com as partes interessadas e demonstrar o progresso à medida que ele vai mudando com o tempo. O nível de detalhe é exatamente o que ele precisa, sem complexidade desnecessária, para que todos os membros da equipe—independentemente da experiência—consigam se manter atualizados facilmente. A curva de aprendizado curta torna rápido introduzi-lo para novos participantes e aplicá-lo em planejamento, relatórios e apresentações.