リチャード・チェン： GanttPROでプロジェクト計画とステークホルダーとのコミュニケーションをシンプルに
「とても簡単に始められました。ほとんどそのままプログラムに入って、すぐに情報を入力し、どのように表示されるかを正確に確認できました。使い方を理解するのに時間はかからず、チームも同じくらい早く慣れて安心して使えるようになりました。」
複雑な病院拡張プロジェクトをわかりやすくし、伝えやすくする物語。
会社概要
会社： リチャード・チェン
インタビュー対象の役職： リチャード・チェン、コンサルタント プロジェクトマネージャー
プロジェクトの種類： 医療インフラ、建設、施設拡張
外部からのプレッシャー： 予算とスケジュールの負担、部門間の関係者とのコミュニケーション
使用していたツール： Smartsheet、Microsoft Project
見えていた課題： 従来のツールでは、プレゼンのための視覚的な分かりやすさが不足していた
要約
会社の背景
あなたの会社は何に焦点を当てていますか？
リチャード・チェンはコンサルタントのプロジェクトマネージャーで、ジャマイカで最も著名な医療機関の一つである University Hospital of the West Indies の大規模な拡張プロジェクトに取り組んでいる最中に、GanttPRO の利用を始めました。
この取り組みは、より多くの治療と設備を受け入れるための新しい施設を複数建設し、受け入れ能力を高め、病院全体のより広い発展を支えることで、病院のサービスを拡充することに重点を置いていました。
「私が一緒に仕事をしていた組織は、すでにプロジェクトマネジメントの体制やガントチャートの考え方に慣れていました。だからこそ、GanttPRO によって私は、プロジェクトをより詳細に提示できるようになり、現在どのように組織されているのか、そして進行に伴って時間とともにどう変化していくのかを示せました。」
GanttPROでいちばん役に立つのは、間違いなくガントチャートです。プロジェクトのさまざまな側面や構成要素を取り込み、表示できたので、スコープは自分にもチームメンバーにも分かりやすいです。
苦闘
GanttPRO の前にあなたのアプローチはどのようなものでしたか？
経験豊富なプロジェクトマネージャーとして、リチャードは市場にあるさまざまなツールをすでに把握していました。Smartsheet、Microsoft Project、そして他のMicrosoftソリューションなどです。
「私にとって際立っていたのは、またしても使いやすさでした。いろいろ試してみましたが、Smartsheetのほうがより慣れていました。もちろんMicrosoftも使ってきましたし、ほかのソフトもあります。ただ、GanttPROはガントチャートに強く特化していて、それこそが私が一番必要としていたことでした。」
ソリューション
リチャードにとって、GanttPROの価値は主にガントチャートそのものにあります。プロジェクトのあらゆる要素を視覚化し、同僚に分かりやすく提示できるだけでなく、作業全体のスコープをより深く理解するのにも役立ちます。
「GanttPROでいちばん役に立つのは、間違いなくガントチャートです。プロジェクトのさまざまな側面や構成要素を取り込み、表示できたので、スコープは自分にもチームメンバーにも分かりやすいです。」「ウェブベースの形式がとても軽く、OSに関係なく使いやすい点を気に入っています。プロジェクト管理ソフトをこれまで使ったことがない人にとっても、どこからでも非常に簡単にアクセスできます。」
もう一つ大きな利点は、リチャードと彼のチームがどれだけ早くこのツールを使い始められたかです。
「とても簡単に始められました。ほとんどそのままプログラムに入って、すぐに情報を入力し始めることができ、入力した情報がどのように表示されるのかもすぐに確認できました。使い方を理解するのにあまり時間はかからず、チームメンバーも同じでした。」Richardが何度も強調していたもう一つの点は、GanttPROがプレゼンテーションツールとして非常に強力だということでした。特に、さまざまなレベルや部署の人々に説明・共有するときに効果を発揮します。
「チームメンバーや、私がさまざまな形でやり取りしていたクライアントに対して、プレゼンを行うための素晴らしいツールだと思いました。トップマネジメントから各部署まで、幅広い相手に対応できたんです。これらの人たちは、必ずしもプロジェクトや、この形式で組織された取り組みに詳しいとは限りませんでした。」
プレゼンは主にPDFで行い、ライブ更新には shared private link を使っていました。リアルタイムで変更を加え、その内容が critical path、timeline、budget にどう影響するのかをすぐに見せることができるので、相手はインパクトをはっきり理解できました。GanttPROは軽量でWebベースなので、現場でのプレゼンにも使いやすく、レポート用に必要な部分を PDFとして素早くexport することもできました。”
影響
GanttPROを使った今のあなたの仕事はどのようなものですか？
「GanttPRO は自分一人でも取り組めるものでした。比較的すぐに使い方を理解して、チームに紹介して、その先はそこから進めていけました。そういう意味でとても役に立ちました。」
現在、GanttPRO は大規模なプロジェクト情報に効率よく向き合い、関係者（ステークホルダー）と共有し、時間の経過とともに変化する進捗を示すための手段です。必要な細かさがちょうどよく、無駄な複雑さはありません。そのため、背景がどのようなチームメンバーでも、簡単に最新情報を把握できます。学習にかかる時間が短いので、新しい参加者にもすぐに紹介でき、計画、レポーティング、プレゼンテーション全般に活用できます。