Richard Chen: Projektplanung und Kommunikation mit Stakeholdern mit GanttPRO vereinfachen
„Es war sehr einfach, anzufangen. Ich konnte praktisch direkt in das Programm gehen, sofort damit beginnen, Informationen einzugeben, und genau sehen, wie sie dargestellt wurden. Es hat nicht lange gedauert, bis ich damit vertraut war, und das Team konnte sich genauso schnell daran gewöhnen.“
Eine Story darüber, wie ein komplexes Projekt zur Erweiterung eines Krankenhauses klar und leicht zu kommunizieren ist.
Unternehmensübersicht
Unternehmen: Richard Chen
Interviewte Rollen: Richard Chen, Consultant Project Manager
Projekttypen: Gesundheitsinfrastruktur, Bau, Erweiterung von Einrichtungen
Externe Zwänge: Druck durch Budget und Zeitplan, Kommunikation mit Stakeholdern zwischen den Abteilungen
Bisherige Tools: Smartsheet, Microsoft Project
Angedeutete Probleme: fehlende visuelle Klarheit für Präsentationen in früheren Tools
Zusammenfassung
Unternehmenshintergrund
Worauf konzentriert sich Ihr Unternehmen?
Richard Chen ist ein beratender Projektmanager, der mit der Nutzung von GanttPRO begonnen hat, während er an einem großen Erweiterungsprojekt für das University Hospital of the West Indies arbeitete – einem der bekanntesten medizinischen Einrichtungen Jamaikas.
Die Initiative konzentrierte sich darauf, die Dienste des Krankenhauses auszubauen, indem mehrere neue Einrichtungen gebaut wurden, um mehr Behandlungen und Geräte unterbringen zu können, die Kapazität zu erhöhen und die breitere Weiterentwicklung des Krankenhauses zu unterstützen.
„Die Organisation, mit der ich zusammenarbeite, war bereits mit den Strukturen des Projektmanagements und der Gantt-Chart-Methodik vertraut. Was mir GanttPRO ermöglicht hat, war also, das Projekt deutlich detaillierter zu präsentieren: zu zeigen, wie es derzeit organisiert ist, und wie es sich im Laufe der Zeit entwickeln wird, während es voranschreitet.“
Der nützlichste Teil von GanttPRO ist eindeutig das Gantt-Diagramm. Ich konnte unterschiedliche Aspekte und Bestandteile des Projekts importieren und anzeigen, sodass der Umfang für mich und die Teammitglieder leicht zu verstehen ist.
Herausforderung
Wie sah Ihr Ansatz vor GanttPRO aus?
Als erfahrener Projektmanager war Richard bereits mit einer Reihe von Tools auf dem Markt vertraut, darunter Smartsheet, Microsoft Project und andere Microsoft-Lösungen.
„Was für mich besonders ins Auge gestochen ist, war erneut die einfache Bedienung. Ich habe verschiedene Dinge ausprobiert und war mit Smartsheet vertrauter. Ich habe Microsoft natürlich genutzt und auch andere Software. Aber GanttPRO ist sehr klar auf das Gantt-Diagramm ausgerichtet — und das war genau das, was ich am dringendsten brauchte.“
Lösung
Für Richard liegt der Nutzen von GanttPRO vor allem im Gantt-Diagramm selbst: Es hilft ihm, alle Bestandteile des Projekts zu visualisieren, sie klar gegenüber Kollegen zu präsentieren und den gesamten Umfang der Arbeit besser zu verstehen.
„Der nützlichste Teil von GanttPRO ist eindeutig das Gantt-Diagramm. Ich konnte unterschiedliche Aspekte und Bestandteile des Projekts importieren und anzeigen, sodass der Umfang für mich und die Teammitglieder leicht zu verstehen ist.“„Ich schätze, wie leichtgewichtig das browserbasierte Format ist und wie gut es sich unabhängig vom Betriebssystem nutzen lässt. So ist der Zugriff auf das Tool von überall her sehr einfach — auch für Personen ohne vorherige Erfahrung mit Projektmanagement-Software.“
Ein weiterer großer Vorteil war, wie schnell sowohl Richard als auch sein Team mit dem Tool starten konnten.
„Es war sehr einfach, anzufangen. Ich konnte praktisch direkt in das Programm gehen, sofort damit beginnen, Informationen einzugeben, und direkt sehen, wie diese Informationen präsentiert wurden. Es hat nicht lange gedauert, bis ich damit vertraut war. Und für die Teammitglieder war es genauso.“Ein weiterer Aspekt, den Richard mehrfach hervorgehoben hat, war die Stärke von GanttPRO als Präsentationstool – insbesondere beim Austausch mit Personen auf unterschiedlichen Ebenen und aus verschiedenen Abteilungen.
„Ich dachte, es wäre einfach ein großartiges Tool für Präsentationen im Team und für den Kunden, mit dem ich auf sehr unterschiedliche Weise interagiert habe – von der Geschäftsleitung bis hin zu den verschiedenen Abteilungen. Das waren Menschen, die nicht unbedingt mit Projekten oder mit Initiativen vertraut waren, die in diesem Format organisiert sind.“
Meine Präsentationen erfolgen hauptsächlich über PDFs und für Live-Updates über einen gemeinsam genutzten privaten Link . Ich konnte live eine Änderung vornehmen und sofort zeigen, was das für den kritischen Pfad, den Zeitplan oder das Budget bedeutet, damit alle den Effekt klar erkennen konnten. Da GanttPRO leichtgewichtig und webbasiert ist, war es außerdem auch für Präsentationen vor Ort einfach zu nutzen, und ich konnte die relevanten Teile schnell als PDF exportieren für die Berichterstattung.”
Auswirkungen
Wie sieht Ihre Arbeit jetzt mit GanttPRO aus?
„GanttPRO war etwas, das ich ganz alleine in die Hand nehmen konnte: mich ziemlich schnell einarbeiten, es meinem Team vorstellen und dann von dort aus weitermachen. Genau so hat es sich als sehr hilfreich erwiesen.“
Heute ist GanttPRO eine effiziente Lösung, um umfangreiche Projektinformationen zu strukturieren, sie mit den Stakeholdern zu kommunizieren und die Entwicklung darzustellen, während sich diese im Laufe der Zeit verändert. Das Detailniveau ist genau das, was er braucht—ohne unnötige Komplexität. So können alle Teammitglieder, unabhängig von ihrer beruflichen Herkunft, problemlos auf dem Laufenden bleiben. Die kurze Einarbeitungszeit macht es außerdem leicht, das Tool schnell neuen Teilnehmern vorzustellen und es in der Planung, im Reporting und bei Präsentationen einzusetzen.