Mobile Hope: structuur aanbrengen in nonprofitplanning met GanttPRO
“We gebruiken GanttPRO sinds 2019 en het heeft ons geholpen om gefocust te blijven en te bereiken wat we als organisatie wilden realiseren.”
Een verhaal over een non-profitorganisatie die met visuele planning, resourcebeheer en online toegang meer structuur brengt in de projecten van haar gemeenschap.
Bedrijfsoverzicht
Bedrijf: Mobile Hope
Geïnterviewde rollen: Brian Dejewski, medeoprichter en executive director
Type projecten: sociale en educatieve initiatieven voor gezinnen in communities met mobiele woningen
Externe druk: community-uitrol met meerdere deelnemers beheren
Toolgeschiedenis: Microsoft Project
Problemen gesignaleerd: beperkte inzet van projectmanagementsoftware binnen het team
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
Mobile Hope is een non-profit organisatie voor gemeenschapsontwikkeling die werkt met gezinnen in communities met mobiele woningen. De initiatieven richten zich op onderwijs, programma’s voor jongeren en gezinnen, gezonde activiteiten, toegang tot middelen en ondersteuning van de gemeenschap.
Brian Dejewski, medeoprichter en executive director, legt uit hoe projectzichtbaarheid, online toegang en resourcebeheer GanttPRO onderdeel hebben gemaakt van de projectworkflow van de non-profitorganisatie.
Ik vond dat GanttPRO best eenvoudig was. Ik gebruikte eerder Microsoft Project en dat was niet zo makkelijk te begrijpen of zo toegankelijk.
Strijd
Hoe pakte u projecten aan voordat u GanttPRO gebruikte?
Brian kende projectmanagement al uit zijn eerdere zakelijke ervaring. Mobile Hope werkte echter jarenlang grotendeels op basis van vrijwilligers.
“De organisatie bestaat al een tijdje en voor meer dan de helft van haar geschiedenis werd het werk op vrijwillige basis gedaan. Ik runde in die periode ook bedrijven, waar ik projectmanagement heb leren kennen en ervaring heb opgedaan die ik later meebracht naar de non-profitsector.”
De behoefte aan gespecialiseerde software werd vooral duidelijk ongeveer zes jaar geleden: “Toen we met ons strategische plan bezig waren, begon ik op zoek te gaan naar een Gantt-diagram dat we konden gebruiken. Ik waardeerde het online aspect van GanttPRO, dus we zijn het gaan gebruiken om dat plan uit te voeren en meerdere activiteiten samen te stellen.”
Oplossing
Toegankelijkheid was een van de eerste dingen die Brian opviel: “Ik vond dat GanttPRO best eenvoudig was. Ik gebruikte Microsoft Project eerder, maar dat was niet zo makkelijk te begrijpen en ook minder toegankelijk. Doordat GanttPRO online is, is het veel makkelijker om meer mensen toegang te geven. Ik waardeerde ook echt dat ik mensen buiten de organisatie het project kon laten bekijken zonder ze lid te maken, met behulp van een shared private link .”
“Een visuele overzichten helpt ons veel makkelijker om allemaal op één lijn te blijven. Ik kan het meenemen naar het bord of naar het team en laten zien waar we staan, wat op schema ligt, wat niet, en wat erna moet gebeuren. Waarschijnlijk is dit mijn belangrijkste gebruik van GanttPRO: iedereen op één lijn houden en de komende prioriteiten duidelijk maken.”
Omdat het beheren van mensen een belangrijk onderdeel is van de workflow, speelt resourceplanning een belangrijke rol in hoe elke initiatief wordt georganiseerd: “Voor ons regelt GanttPRO personeelsgerichte resource-toewijzing, zowel binnen als buiten de organisatie. Ik vind het prettig dat we resources kunnen toewijzen op basis van functie wanneer we nog niet weten wie die rol precies gaat invullen. Hiervoor werken virtuele resources heel goed.
Daarnaast is de tool ook goed ontworpen om taakduur en datums in te stellen, en de sleep-en-neerzetfuncties samen met dependencies zijn ook een groot pluspunt.”
Impact
Hoe ziet uw werk er nu uit met GanttPRO?
“We gebruiken GanttPRO sinds 2019 en het heeft ons geholpen gefocust te blijven en te bereiken wat we als organisatie wilden realiseren.”
Voor Mobile Hope wordt GanttPRO vooral gebruikt als een strategisch planningsinstrument. Zo kunnen we het werk in fasen organiseren, de uitrol plannen en de volgende werkstappen structureren.
Nu is Brian de enige die de software gebruikt, maar hij is van plan in de toekomst meer teamleden te betrekken: “Het grootste probleem met projectmanagementsoftware is in het algemeen dat het lastig kan zijn voor mensen die niet van nature zoals projectmanagers denken. Dat geldt vooral in de non-profitsector, waar mensen vaak heel zorgzaam en gepassioneerd zijn, maar mogelijk niet werken vanuit gestructureerde strategische plannen. Daarom willen we meer teamleden betrekken, zodat we de volledige mogelijkheden van GanttPRO binnen de hele organisatie kunnen benutten.”