Mobile Hope: mit GanttPRO mehr Struktur in die Planung von Non-Profit-Organisationen bringen
„Wir nutzen GanttPRO seit 2019, und es hat uns dabei geholfen, fokussiert zu bleiben und das zu erreichen, was wir uns als Organisation vorgenommen haben.“
Eine Geschichte darüber, wie eine gemeinnützige Organisation mit visuellem Planen, Ressourcenmanagement und Online-Zugriff mehr Struktur in ihre Community-Projekte bringt.
Unternehmensübersicht
Unternehmen: Mobile Hope
Befragte Rollen: Brian Dejewski, Mitgründer und Geschäftsführer
Projekttypen: soziale und Bildungsinitiativen für Familien in Mobile-Home-Communities
Externer Druck: Verwaltung von Community-Rollouts mit mehreren Teilnehmenden
Toolverlauf: Microsoft Project
Angedeutete Probleme: begrenzte Nutzung von Projektmanagement-Software im Team
Zusammenfassung
Unternehmenshintergrund
Worauf konzentriert sich Ihr Unternehmen?
Mobile Hope ist eine gemeinnützige Organisation zur Gemeindeentwicklung, die mit Familien in Mobile-Home-Communities arbeitet. Die Initiativen konzentrieren sich auf Bildung, Programme für Jugendliche und Familien, gesunde Aktivitäten, den Zugang zu Ressourcen und die Unterstützung der Gemeinschaft.
Brian Dejewski, Mitgründer und Geschäftsführer, erklärt, wie Projektübersicht, Online-Zugriff und Ressourcenmanagement dazu geführt haben, dass GanttPRO Teil des Projekt-Workflows der Nonprofit-Organisation geworden ist.
Ich hatte das Gefühl, dass sich GanttPRO ziemlich einfach bedienen lässt. Ich habe vorher Microsoft Project genutzt, und das war nicht so leicht zu verstehen oder so zugänglich.
Herausforderung
Wie sah Ihr Ansatz vor GanttPRO aus?
Brian kannte das Projektmanagement bereits aus seiner früheren Berufserfahrung. Mobile Hope wurde jedoch viele Jahre lang größtenteils auf ehrenamtlicher Basis betrieben.
„Die Organisation gibt es schon seit einiger Zeit, und in der Zeit, die sie bislang besteht, wurde mehr als die Hälfte der Arbeit ehrenamtlich erledigt. Ich habe in dieser Zeit auch Unternehmen geführt, wo ich etwas über Projektmanagement gelernt und Erfahrung gesammelt habe, die ich später in den Nonprofit-Bereich mitgenommen habe.“
Der Bedarf an einer spezialisierten Software wurde besonders deutlich vor etwa sechs Jahren: „Als wir an unserem strategischen Plan gearbeitet haben, habe ich damit begonnen, nach einem Gantt-Diagramm zu suchen, das wir verwenden konnten. Mir hat der Online-Aspekt von GanttPRO gefallen, also haben wir es eingesetzt, um diesen Plan umzusetzen und mehrere Aktivitäten zusammenzustellen.“
Lösung
Die Zugänglichkeit war eines der ersten Dinge, die Brian auffielen: „Ich fand, dass GanttPRO ziemlich unkompliziert ist. Ich habe vorher Microsoft Project verwendet, und das war nicht so leicht zu verstehen und auch nicht so gut zugänglich. Da GanttPRO online ist, ist es viel einfacher, mehr Menschen Zugriff zu geben. Außerdem fand ich es wirklich toll, dass ich Personen außerhalb der Organisation das Projekt ansehen lassen konnte, ohne sie zu Mitgliedern zu machen – mit Hilfe eines shared private link .“
„Eine visuelle Übersicht macht es viel einfacher, alle auf dem gleichen Stand zu halten. Ich kann sie ins Board oder ins Team bringen und zeigen, wo wir stehen, was im Plan ist, was nicht und was als Nächstes passieren muss. Das ist wahrscheinlich der wichtigste Nutzen für mich bei GanttPRO: sicherstellen, dass alle abgestimmt sind und die kommenden Prioritäten klar sind.“
Da das Management von Personen ein zentraler Bestandteil des Workflows ist, spielt die Ressourcenplanung eine wichtige Rolle dabei, wie jede Initiative organisiert wird: „Für uns übernimmt GanttPRO die personenzentrierte Zuordnung von Ressourcen – sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation. Ich gefällt, dass wir Ressourcen nach Position zuweisen können, wenn wir noch nicht genau wissen, wer diese Rolle später ausfüllen wird. Dafür eignen sich virtuelle Ressourcen hervorragend.
Außerdem ist das Tool auch sehr gut für das Festlegen von Laufzeiten und Terminen von Aufgaben geeignet. Die Drag-and-drop-Funktionen zusammen mit den Abhängigkeiten sind ebenfalls ein großer Vorteil.“
Auswirkungen
Wie sieht Ihre Arbeit jetzt mit GanttPRO aus?
“Wir nutzen GanttPRO seit 2019 und es hat uns geholfen, fokussiert zu bleiben und das zu erreichen, was wir als Organisation uns vorgenommen haben.”
Bei Mobile Hope wird GanttPRO vor allem als Tool für die strategische Planung eingesetzt: Es hilft dabei, die Arbeit in Phasen zu strukturieren, den Rollout zu planen und die nächsten Arbeitsschritte aufzubauen.
Aktuell nutzt Brian das Tool als Einziger, aber er plant, in Zukunft mehr Teammitglieder einzubeziehen: “Die Herausforderung bei Projektmanagement-Software allgemein ist, dass sie für Menschen, die nicht von Natur aus wie Projektmanager denken, schwer sein kann. Das gilt besonders für den gemeinnützigen Sektor, in dem viele Menschen sehr engagiert und leidenschaftlich sind, aber möglicherweise nicht mit strukturierten strategischen Plänen arbeiten. Deshalb möchten wir mehr aus dem Team einbinden, damit wir das volle Potenzial von GanttPRO in der gesamten Organisation ausschöpfen können.”