Mobile Hope: GanttPROで非営利の計画に構造をもたらす
「私たちは2019年からGanttPROを使っており、組織として達成したいことを、集中して実行するのに役立ってきました。」
非営利団体が、視覚的な計画、リソース管理、オンラインアクセスを活用して、コミュニティのプロジェクトにより明確な構造をもたらす物語。
会社概要
会社: Mobile Hope
インタビュー対象： Brian Dejewski（共同創設者 / エグゼクティブ・ディレクター）
プロジェクトの種類： モバイルホームのコミュニティの家族向けの社会・教育イニシアチブ
外部要因： 複数の参加者とコミュニティのロールアウトを管理
ツールの履歴： Microsoft Project
予想された課題： チーム内でのプロジェクト管理ソフトの利用が限られている
要約
会社の背景
あなたの会社は何に焦点を当てていますか？
Mobile Hope は非営利のコミュニティ開発組織で、モバイルホームのコミュニティに住む家族を支援しています。取り組みは、教育、子どもと家族向けプログラム、健康的な活動、資源へのアクセス、そして地域社会の支援に重点を置いています。
共同創設者でエグゼクティブ・ディレクターの Brian Dejewski は、プロジェクトの可視性、オンラインアクセス、リソース管理によって GanttPRO が非営利団体のプロジェクトワークフローの一部になった経緯を説明しています。
GanttPRO はかなり分かりやすいと感じました。以前は Microsoft Project を使っていましたが、そちらは理解もしづらく、利用しやすさも同じではありませんでした。
苦闘
GanttPRO の前にあなたのアプローチはどのようなものでしたか？
ブライアンは過去のビジネス経験の中でプロジェクト管理に関する知識がすでにありました。ただし Mobile Hope は長年、主にボランティアを中心に運営されていました。
“組織はしばらく前から存在していて、その歴史の半分以上はボランティアベースで仕事が行われていました。その間私も事業を運営していたので、そこでプロジェクト管理について学び、あとから非営利分野に持ち込めるような経験を積みました。”
専用のソフトウェアが必要だと特に実感したのは、だいたい6年前です。 “戦略計画に取り組んでいるとき、私たちが使えるガントチャートを探し始めました。GanttPRO のオンライン機能が気に入ったので、それを使ってその計画を実行し、いくつかの活動をまとめるようにしました。”
ソリューション
アクセスのしやすさが、ブライアンが最初に気づいたポイントのひとつでした。 「GanttPRO はかなり分かりやすいと感じました。以前は Microsoft Project を使っていましたが、理解するのが大変で、アクセス面でも同じように使いやすくはありませんでした。GanttPRO はオンラインなので、より多くの人にアクセス権を与えるのがずっと簡単です。さらに、組織外の人にも shared private link を使って、メンバーに追加することなくプロジェクトを見てもらえるのがとてもありがたかったです。」
「視覚的な全体像があると、意思疎通を同じ方向に保ちやすくなります。ボードやチームに持っていって、いまどこまで進んでいるか、予定通り進んでいること／進んでいないこと、次に何が必要かを示せます。おそらく私にとって GanttPRO のいちばん大きな使い方は、全員を足並みそろえて、これからの優先事項をはっきりさせることです。」
人材管理はワークフローの重要な要素なので、リソース計画は各取り組みをどのように整理するかにおいて大きな役割を果たします。 「私たちにとってGanttPROは、組織の内外を問わず、人に焦点を当てたリソース割り当てを行ってくれます。まだその役割を誰が具体的に担うのか分からない段階でも、ポジション（役職）でリソースを割り当てられるのが気に入っています。そういうときは、 バーチャルリソース がとても便利です。
それに加えて、このツールはタスクの期間や日付を設定するためにもよく設計されており、依存関係と組み合わせたドラッグ＆ドロップ機能も大きなプラスです。」
影響
GanttPROを使った今のあなたの仕事はどのようなものですか？
“私たちは2019年から GanttPRO を使っていて、組織として達成したいことに向けて集中し、実現するうえで役立ちました。”
Mobile Hope では、GanttPRO は主に戦略的な計画ツールとして使われています。作業をフェーズに整理し、ロールアウトの計画を立て、次の段階の作業を構造化するのに役立ちます。
現在は Brian だけがソフトウェアを使用していますが、将来はより多くのチームメンバーを参加させる予定です。 “プロジェクト管理ソフトの難しさのひとつは、プロジェクトマネージャーのように自然に考えるわけではない人にとっては、理解しづらいことがある点です。これは特に非営利分野で当てはまります。多くの人はとても思いやりがあり、情熱的ですが、構造化された戦略計画に基づいて働いているわけではない場合があります。だからこそ、チームのより多くの人を巻き込み、組織全体で GanttPRO の可能性を最大限に活かしたいのです。”