Mobile Hope: gi struktur til ideell planlegging med GanttPRO
«Vi har brukt GanttPRO siden 2019, og det har hjulpet oss å holde fokus og nå det vi som organisasjon satte oss for å oppnå.»
En historie om en ideell organisasjon som bruker visuell planlegging, ressursstyring og nettbasert tilgang for å gi mer struktur til fellesskapsprosjektene sine.
Bedriftsoversikt
Selskap: Mobile Hope
Intervjuede roller: Brian Dejewski, medgründer og administrerende direktør
Prosjekttyper: sosiale og utdanningsrettede initiativer for familier i lokalsamfunn med mobile homes
Eksterne forhold: håndtere utrulling av programmer med flere deltakere
Verktøyhistorikk: Microsoft Project
Problemene vi så tegn til: begrenset bruk av prosjektstyringsprogramvare i teamet
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
Mobile Hope er en ideell organisasjon for utvikling av lokalsamfunn som jobber med familier i lokalsamfunn med mobile homes. Initiativene fokuserer på utdanning, programmer for ungdom og familier, sunne aktiviteter, tilgang til ressurser og støtte til lokalsamfunnet.
Brian Dejewski, medgründer og administrerende direktør, forklarer hvordan synlighet i prosjekter, nettbasert tilgang og ressursstyring har gjort at GanttPRO er blitt en del av prosjektarbeidsflyten i den ideelle organisasjonen.
Jeg følte at GanttPRO var ganske greit. Jeg brukte Microsoft Project før, og det var ikke like lett å forstå eller like tilgjengelig.
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
Brian var allerede kjent med prosjektstyring gjennom sin tidligere forretningsbakgrunn. Mobile Hope hadde imidlertid i mange år i stor grad vært drevet på frivillig basis.
“Organisasjonen har eksistert en stund, og i mer enn halvparten av historien har arbeidet blitt gjort på frivillig basis. Jeg drev også virksomheter i den perioden, og det var der jeg lærte om prosjektstyring og fikk erfaring som jeg senere tok med meg inn i ideell sektor.”
Behovet for spesialisert programvare ble særlig tydelig for omtrent seks år siden: “Da vi jobbet med vår strategiske plan, begynte jeg å lete etter et Gantt-diagram vi kunne bruke. Jeg likte det nettbaserte aspektet ved GanttPRO, så vi begynte å bruke det for å gjennomføre planen og sette sammen flere aktiviteter.”
Løsning
Tilgjengelighet var noe av det første Brian la merke til: «Jeg følte at GanttPRO var ganske rett fram. Jeg brukte Microsoft Project før, og det var ikke like lett å forstå eller like tilgjengelig. Siden GanttPRO er nettbasert, er det mye enklere å gi flere tilgang. Jeg satte også stor pris på at jeg kunne la personer utenfor organisasjonen se prosjektet uten å måtte gjøre dem til medlemmer, ved hjelp av en shared private link .»
“En visuell oversikt gjør det mye enklere å holde oss på samme nivå. Jeg kan ta den med til styret eller teamet og vise hvor vi er, hva som er på sporet, hva som ikke er det, og hva som må skje videre. Det er sannsynligvis det viktigste jeg bruker GanttPRO til: å holde alle på linje og gjøre de kommende prioriteringene tydelige.”
Siden håndtering av mennesker er en viktig del av arbeidsflyten, spiller ressursplanlegging en viktig rolle i hvordan hver initiativ organiseres: «For oss håndterer GanttPRO personfokusert ressilstilordning, både innenfor og utenfor organisasjonen. Jeg liker at vi kan tilordne ressurser etter stilling når vi ennå ikke vet hvem som konkret skal fylle den rollen – virtuelle ressurser fungerer veldig bra til det.
I tillegg er verktøyet også godt designet for å angi varighet og datoer for oppgaver, og dra-og-slipp-funksjonene sammen med avhengigheter er også et stort pluss.»
Innvirkning
Hvordan ser arbeidet ditt ut nå med GanttPRO?
“Vi har brukt GanttPRO siden 2019, og det har hjulpet oss å holde fokus og nå det vi som organisasjon hadde satt oss fore å oppnå.”
For Mobile Hope brukes GanttPRO først og fremst som et strategisk planleggingsverktøy. Det hjelper oss med å organisere arbeidet i faser, planlegge utrullingen og strukturere neste del av arbeidet.
Nå er Brian den eneste som bruker programvaren, men han planlegger å involvere flere teammedlemmer i fremtiden: “Utfordringen med prosjektstyringsprogramvare generelt er at den kan være vanskelig for personer som ikke naturlig tenker som prosjektledere. Dette gjelder spesielt i ideell sektor, der folk ofte er veldig omsorgsfulle og engasjerte, men kanskje ikke jobber ut fra strukturerte strategiske planer. Derfor ønsker vi å involvere flere i teamet, slik at vi kan bruke GanttPRO fullt ut i hele organisasjonen.”