Mobile Hope: skapa mer struktur i icke-vinstdrivande planering med GanttPRO
”Vi har använt GanttPRO sedan 2019, och det har hjälpt oss att hålla fokus och nå det vi som organisation hade som mål att uppnå.”
En berättelse om en ideell organisation som använder visuell planering, resursstyrning och tillgång online för att skapa mer struktur i sina samhällsprojekt.
Företagsöversikt
Företag: Mobile Hope
Intervjuade roller: Brian Dejewski, medgrundare och verkställande direktör
Projekttyper: sociala och utbildningsinriktade initiativ för familjer i bostadsområden med mobila hem
Externa påtryckningar: hantera utrullningar i lokalsamhällen med flera deltagare
Verktygshistorik: Microsoft Project
Problem som antyddes: begränsad användning av projektledningsprogramvara i teamet
Sammanfattning
Företagsbakgrund
Vad fokuserar ditt företag på?
Mobile Hope är en ideell organisation för samhällsutveckling som arbetar med familjer i bostadsområden med mobila hem. Initiativen fokuserar på utbildning, program för ungdomar och familjer, hälsosamma aktiviteter, tillgång till resurser och stöd till lokalsamhället.
Brian Dejewski, medgrundare och verkställande direktör, förklarar hur projektinsyn, åtkomst online och resursplanering har gjort att GanttPRO har blivit en del av ideellorganisationens projektarbetsflöde.
Jag kände att GanttPRO var ganska enkelt. Jag har använt Microsoft Project tidigare, och det var inte lika lätt att förstå eller lika tillgängligt.
Kamp
Hur såg din strategi ut innan GanttPRO?
Brian hade redan kunskap om projektledning genom sin tidigare affärserfarenhet. Däremot drevs Mobile Hope under många år till stor del på frivillig basis.
“Organisationen har funnits ett tag, och under mer än hälften av dess historia gjordes arbetet på frivillig basis. Jag drev också företag under den tiden, och det var där jag lärde mig om projektledning och skaffade mig erfarenhet som jag senare tog med mig in i ideell sektor.”
Behovet av specialiserad programvara blev särskilt tydligt för ungefär sex år sedan: “När vi jobbade med vår strategiska plan började jag leta efter ett Gantt-diagram som vi kunde använda. Jag gillade den online delen av GanttPRO, så vi började använda det för att genomföra planen och sätta ihop flera aktiviteter.”
Lösning
Tillgänglighet var en av de första sakerna som Brian lade märke till: “Jag tyckte att GanttPRO var ganska okomplicerat. Jag har använt Microsoft Project tidigare, och det var inte lika lätt att förstå och inte lika tillgängligt. Eftersom GanttPRO är online är det mycket enklare att ge fler människor åtkomst. Jag uppskattade också verkligen att jag kunde låta personer utanför organisationen se projektet utan att göra dem till medlemmar, med hjälp av en shared private link .”
“En visuell överblick gör det mycket enklare att hålla oss i fas. Jag kan ta med den till tavlan eller teamet och visa var vi befinner oss, vad som ligger i linje med plan, vad som inte gör det och vad som behöver hända härnäst. Det är förmodligen min största användning av GanttPRO: att se till att alla är synkade och att kommande prioriteringar är tydliga.”
Eftersom hantering av människor är en nyckel del av arbetsflödet spelar resursplanering en viktig roll för hur varje initiativ organiseras: “För oss hanterar GanttPRO resurstillsdelning med fokus på personer, både inom och utanför organisationen. Jag gillar att vi kan tilldela resurser efter position när vi ännu inte vet vem som specifikt kommer att fylla den rollen – virtuella resurser fungerar riktigt bra för det.
Dessutom är verktyget också väl utformat för att ställa in uppgiftens varaktighet och datum, och dra-och-släpp-funktionerna tillsammans med beroenden är också en stor fördel.”
Påverkan
Hur ser ditt arbete ut nu med GanttPRO?
“Vi har använt GanttPRO sedan 2019 och det har hjälpt oss att hålla fokus och uppnå det vi som organisation hade som mål.”
För Mobile Hope används GanttPRO främst som ett strategiskt planeringsverktyg. Det hjälper oss att organisera arbetet i faser, planera lanseringen och strukturera nästa steg i arbetet.
Nu är Brian den enda som använder programmet, men han planerar att involvera fler teammedlemmar i framtiden: “Utmaningen med projektledningsprogramvara generellt är att den kan vara svår för personer som inte naturligt tänker som projektledare. Det gäller särskilt inom ideell verksamhet, där människor ofta är väldigt omtänksamma och engagerade, men kanske inte arbetar utifrån strukturerade strategiska planer. Det är därför vi vill involvera fler i teamet, så att vi kan använda GanttPRO till fullo i hela organisationen.”