Mobile Hope: criando mais estrutura para o planejamento sem fins lucrativos com o GanttPRO
“Estamos usando o GanttPRO desde 2019 e ele nos ajudou a manter o foco e a realizar o que nos propusemos como organização.”
Uma história sobre uma organização sem fins lucrativos que utiliza planejamento visual, gerenciamento de recursos e acesso on-line para dar mais estrutura aos projetos da sua comunidade.
Visão geral da empresa
Empresa: Mobile Hope
Cargos entrevistados: Brian Dejewski, cofundador e diretor executivo
Tipos de projeto: iniciativas sociais e educacionais para famílias em comunidades de casas móveis
Pressões externas: gerenciar o rollout das comunidades com vários participantes
Histórico da ferramenta: Microsoft Project
Problemas identificados : uso limitado do software de gerenciamento de projetos em toda a equipe
Resumo
Contexto da empresa
Qual é o foco da sua empresa?
A Mobile Hope é uma organização comunitária sem fins lucrativos voltada para o desenvolvimento que trabalha com famílias em comunidades de casas móveis. As iniciativas se concentram em educação, programas para jovens e famílias, atividades saudáveis, acesso a recursos e apoio à comunidade.
Brian Dejewski, cofundador e diretor executivo, explica como a visibilidade do projeto, o acesso on-line e o gerenciamento de recursos fizeram com que o GanttPRO fizesse parte do fluxo de trabalho de projetos da organização sem fins lucrativos.
Senti que o GanttPRO era bem direto. Eu já usei o Microsoft Project antes e não era tão fácil de entender nem tão acessível.
Desafios
Como era sua abordagem antes do GanttPRO?
Brian já conhecia o gerenciamento de projetos por causa da experiência empresarial anterior. No entanto, a Mobile Hope operou principalmente com trabalho voluntário por muitos anos.
“A organização existe há algum tempo e, por mais da metade da sua história, o trabalho foi feito com base no voluntariado. Eu também estava administrando empresas nesse período, e foi aí que aprendi sobre gerenciamento de projetos e ganhei experiência que depois levei para o setor sem fins lucrativos.”
A necessidade de um software especializado ficou ainda mais clara cerca de seis anos atrás: “Quando estávamos trabalhando no nosso plano estratégico, comecei a procurar um diagrama de Gantt que pudéssemos usar. Eu gostei da parte online do GanttPRO, então começamos a usá-lo para executar esse plano e montar várias atividades.”
Solução
A acessibilidade foi uma das primeiras coisas que chamou a atenção do Brian: “Eu senti que o GanttPRO era bem direto. Eu usava o Microsoft Project antes, e ele não era tão fácil de entender nem tão acessível. Como o GanttPRO é online, fica muito mais fácil dar acesso a mais pessoas. Eu também gostei muito de poder permitir que pessoas fora da organização visualizassem o projeto sem precisar adicioná-las como membros, com a ajuda de um shared private link .”
“Ter uma visão visual torna muito mais fácil manter todo mundo alinhado. Eu posso levar isso para o quadro ou para a equipe e mostrar em que ponto estamos, o que está no prazo, o que não está e o que precisa acontecer em seguida. Esse é provavelmente o meu principal uso do GanttPRO: manter todos alinhados e deixar claras as próximas prioridades.”
Como a gestão de pessoas é uma parte-chave do fluxo de trabalho, o planejamento de recursos desempenha um papel importante na forma como cada iniciativa é organizada: “Para nós, o GanttPRO cuida da alocação de recursos com foco em pessoas, tanto dentro quanto fora da organização. Gosto de poder atribuir recursos por posição quando ainda não sabemos quem vai ocupar exatamente aquela função — recursos virtuais funcionam muito bem para isso.
Além disso, a ferramenta também foi bem desenhada para definir a duração e as datas das tarefas, e os recursos de arrastar e soltar com as dependências são um grande diferencial.”
Impacto
Como é o seu trabalho agora com o GanttPRO?
“Estamos usando o GanttPRO desde 2019, e ele nos ajudou a manter o foco e a alcançar o que nos propusemos a fazer como organização.”
Para a Mobile Hope, o GanttPRO é usado principalmente como uma ferramenta de planejamento estratégico, ajudando a organizar o trabalho por fases, planejar o rollout e estruturar as próximas etapas do trabalho.
Agora, Brian é o único que usa o software, mas ele planeja envolver mais membros da equipe no futuro: “O desafio dos softwares de gerenciamento de projetos, em geral, é que pode ser difícil para pessoas que não pensam naturalmente como os gerentes de projetos. Isso é especialmente verdadeiro no setor sem fins lucrativos, onde as pessoas geralmente são muito cuidadosas e apaixonadas, mas talvez não trabalhem a partir de planos estratégicos estruturados. É por isso que queremos envolver mais pessoas do time, para que possamos usar todo o potencial do GanttPRO em toda a organização.”