Іконка цитати

Брайан Дежевскі

Співзасновник і виконавчий директор

Mobile Hope: GanttPRO для структурованого планування в неприбуткових організаціях

«Ми користуємося GanttPRO з 2019 року, і він допоміг нам залишатися зосередженими та досягати того, що ми як організація поставили перед собою».

Історія неприбуткової організації, яка використовує візуальне планування, управління ресурсами та онлайн-доступ, щоб зробити проєкти своєї спільноти більш структурованими.

Огляд компанії

Компанія: Mobile Hope

Ролі, з якими проводили інтерв’ю: Брайан Дежевскі, співзасновник і виконавчий директор

Типи проєктів: соціальні та освітні ініціативи для сімей із спільнот мобільних будинків

Зовнішні фактори: керування запуском програм у громадах за участі багатьох учасників

Історія інструмента: Microsoft Project

Проблеми, про які йшлося: обмежене використання програмного забезпечення для керування проєктами в команді

Резюме

  • Онлайн-формат робить проєкти простішими для доступу як усередині, так і зовні, а також дає змогу ділитися ними з людьми, яким потрібні лише опції перегляду.
  • Візуальний таймлайн допомагає Брайану показати команді та раді поточні й наступні етапи, а також ті сфери, на які потрібно звернути увагу.
  • Керування ресурсами дає змогу планувати роботу за ролями навіть тоді, коли ще не визначено конкретну людину, яка виконуватиме цю роль.
  • Контекст компанії

    На чому зосереджена ваша компанія?

    Mobile Hope — це некомерційна організація з розвитку громад, яка працює з сім’ями в спільнотах мобільних будинків. Ініціативи зосереджені на освіті, програмах для молоді та сімей, здорових активностях, доступі до ресурсів і підтримці громади.


    Брайан Дежевскі, співзасновник і виконавчий директор, пояснює, як видимість проєкту, онлайн-доступ і керування ресурсами зробили GanttPRO частиною робочого процесу з управління проєктами в некомерційній організації.

    Мені здалося, що GanttPRO досить простий. Раніше я використовував Microsoft Project, і він був не таким легким для розуміння та не таким доступним.

    Брайан Дежевскі

    Співзасновник і виконавчий директор

    Виклик

    Як виглядав ваш підхід до GanttPRO?

    Брайан уже був знайомий із керуванням проєктами завдяки попередньому бізнес-досвіду. Однак Mobile Hope багато років працювала здебільшого на волонтерській основі.


    “Організація існує вже давно, і більше ніж половину цього часу робота виконувалась силами волонтерів. Паралельно я керував бізнесом у той період, де й здобув знання про керування проєктами та досвід, який згодом переніс у некомерційну сферу.”


    Потреба в спеціалізованому програмному забезпеченні стала особливо очевидною приблизно шість років тому: “Коли ми працювали над нашим стратегічним планом, я почав шукати діаграму Ганта, яку ми могли б використовувати. Мені сподобався онлайн-аспект GanttPRO, тож ми почали використовувати його, щоб реалізувати цей план і підготувати кілька активностей.”

    Рішення

    • Доступність була однією з перших речей, які помітив Браян: «Мені здалося, що GanttPRO досить простий. Раніше я працював у Microsoft Project, але він був менш зрозумілий і не такий зручний для доступу. Оскільки GanttPRO працює онлайн, набагато легше надати доступ більшій кількості людей. Мені також дуже сподобалось, що я можу дозволити людям поза межами організації переглядати проєкт, не додаючи їх у команду, за допомогою shared private link ».

    • “Візуальний огляд значно полегшує нам узгодженість. Я можу показати його команді або правлінню та продемонструвати, на якому етапі ми зараз, що йде за планом, що — ні, і що має статися далі. Мабуть, це моє головне використання GanttPRO: тримати всіх в одному руслі та робити зрозумілими майбутні пріоритети.”

    • Оскільки керування людьми є ключовою частиною робочого процесу, планування ресурсів відіграє важливу роль у тому, як організовано кожну ініціативу: «Для нас GanttPRO забезпечує розподіл ресурсів, орієнтований на людей, як у межах організації, так і за її межами. Мені подобається, що ми можемо призначати ресурси за посадою, коли ми ще не знаємо, хто саме займе цю роль. У таких випадках особливо зручні віртуальні ресурси .

      Крім того, інструмент добре підходить для встановлення тривалості та дат задач, а функції перетягування разом із залежностями — це ще один великий плюс».

    • Онлайн-доступ
    • Видимість проєкту
    • Керування ресурсами

    Вплив

    Як зараз виглядає ваша робота з GanttPRO?

    “Ми використовуємо GanttPRO з 2019 року, і він допоміг нам залишатися зосередженими та досягати того, що ми як організація поставили собі за мету.”


    Для Mobile Hope GanttPRO використовується переважно як інструмент стратегічного планування: він допомагає організувати роботу за етапами, спланувати розгортання (rollout) і структурувати наступні стадії роботи.


    Зараз Brian — єдиний користувач програмного забезпечення, але він планує залучати до роботи більше членів команди в майбутньому: “Виклик із програмами для керування проєктами загалом у тому, що їх може бути складно освоїти людям, які не мислять природно як проєктні менеджери. Особливо це стосується некомерційного сектору, де люди часто дуже небайдужі й натхненні, але можуть не працювати за структурованими стратегічними планами. Тому ми хочемо залучити до команди більше людей, щоб мати змогу використати можливості GanttPRO на повну силу в усьому організації.”