Mobile Hope : donner une structure à la planification des associations grâce à GanttPRO
« Nous utilisons GanttPRO depuis 2019 et il nous a aidés à rester concentrés et à accomplir ce que nous nous sommes fixé de réaliser en tant qu’organisation. »
Une histoire sur une organisation à but non lucratif qui utilise la planification visuelle, la gestion des ressources et l’accès en ligne pour apporter plus de structure à ses projets communautaires.
Aperçu de l'entreprise
Entreprise : Mobile Hope
Rôles interrogés : Brian Dejewski, cofondateur et directeur exécutif
Types de projets : initiatives sociales et éducatives pour les familles des communautés de mobile homes
Pressions externes : gérer le déploiement au sein de la communauté avec plusieurs participants
Historique de l’outil : Microsoft Project
Problèmes pressentis : utilisation limitée d’un logiciel de gestion de projet au sein de l’équipe
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
Mobile Hope est une organisation communautaire à but non lucratif qui accompagne les familles dans les communautés de mobile homes. Les initiatives se concentrent sur l’éducation, les programmes pour la jeunesse et la famille, des activités saines, l’accès aux ressources et le soutien de la communauté.
Brian Dejewski, cofondateur et directeur exécutif, explique comment la visibilité des projets, l’accès en ligne et la gestion des ressources ont fait de GanttPRO un élément du workflow des projets de l’association.
J’ai eu l’impression que GanttPRO était assez simple. J’ai utilisé Microsoft Project auparavant, et ce n’était pas aussi facile à comprendre ni aussi accessible.
Difficultés
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
Brian connaissait déjà la gestion de projet grâce à son expérience professionnelle précédente. En revanche, Mobile Hope fonctionnait depuis de nombreuses années principalement sur une base bénévole.
“L’organisation existe depuis un moment, et pendant plus de la moitié de son histoire, le travail s’est fait sur la base du bénévolat. À cette époque, je dirigeais aussi des entreprises ; c’est là que j’ai découvert la gestion de projet et acquis une expérience que j’ai ensuite apportée au secteur associatif.”
Le besoin d’un logiciel spécialisé est devenu particulièrement évident il y a environ six ans : “Quand nous travaillions sur notre plan stratégique, j’ai commencé à chercher un diagramme de Gantt que nous pourrions utiliser. J’ai apprécié l’aspect en ligne de GanttPRO, nous l’avons donc utilisé pour exécuter ce plan et mettre en place plusieurs activités.”
Solution
L’accessibilité a été l’une des premières choses qui a marqué Brian : « Je me suis dit que GanttPRO était assez simple. J’avais déjà utilisé Microsoft Project auparavant, mais il était moins facile à comprendre et moins accessible. Comme GanttPRO est en ligne, il est beaucoup plus simple de donner accès à davantage de personnes. J’ai aussi beaucoup apprécié le fait de pouvoir autoriser des personnes en dehors de l’organisation à consulter le projet sans les ajouter comme membres, grâce à un shared private link . »
« Avoir une vue visuelle rend beaucoup plus facile le fait de rester alignés. Je peux l’apporter au tableau ou à l’équipe et montrer où nous en sommes, ce qui est dans les délais, ce qui ne l’est pas et ce qu’il faut faire ensuite. C’est probablement mon utilisation la plus importante de GanttPRO : garder tout le monde aligné et rendre les priorités à venir claires. »
Comme la gestion des personnes est un élément clé du workflow, la planification des ressources joue un rôle important dans l’organisation de chaque initiative : « Pour nous, GanttPRO gère l’affectation des ressources axée sur les personnes, à la fois au sein et en dehors de l’organisation. J’aime le fait que nous puissions affecter des ressources par poste lorsque nous ne savons pas encore qui occupera précisément ce rôle. Dans ce cas, les ressources virtuelles fonctionnent très bien.
En plus, l’outil est aussi très bien conçu pour définir la durée et les dates des tâches, et les fonctions de glisser-déposer associées aux dépendances sont un gros plus. »
Impact
À quoi ressemble votre travail aujourd’hui avec GanttPRO ?
“Nous utilisons GanttPRO depuis 2019 et cela nous a aidés à rester concentrés et à accomplir ce que nous nous étions fixés comme objectif en tant qu’organisation.”
Pour Mobile Hope, GanttPRO est principalement utilisé comme outil de planification stratégique : il aide à organiser le travail par phases, planifier le déploiement et structurer les étapes suivantes.
À présent, Brian est le seul à utiliser le logiciel, mais il prévoit d’impliquer davantage de membres de l’équipe à l’avenir : “Le défi avec les logiciels de gestion de projet, en général, c’est qu’ils peuvent être difficiles à prendre en main pour les personnes qui ne pensent pas naturellement comme des chefs de projet. C’est particulièrement vrai dans le secteur associatif et caritatif, où les gens sont souvent très attentionnés et passionnés, mais n’ont peut-être pas l’habitude de travailler à partir de plans stratégiques structurés. C’est pourquoi nous voulons impliquer davantage de personnes de l’équipe, afin de pouvoir exploiter tout le potentiel de GanttPRO dans l’ensemble de l’organisation.”