Mobile Hope: dare struttura alla pianificazione no profit con GanttPRO
“Usiamo GanttPRO dal 2019 e ci ha aiutati a restare concentrati e a raggiungere ciò che ci eravamo proposti come organizzazione.”
Una storia su un’organizzazione no profit che utilizza la pianificazione visiva, la gestione delle risorse e l’accesso online per dare maggiore struttura ai progetti della sua comunità.
Panoramica dell'azienda
Azienda: Mobile Hope
Ruoli intervistati: Brian Dejewski, cofondatore e direttore esecutivo
Tipi di progetti: iniziative sociali e di istruzione per le famiglie delle comunità di case mobili
Pressioni esterne: gestione dei lanci nelle comunità con più partecipanti
Cronologia dello strumento: Microsoft Project
Problemi emersi: uso limitato del software di project management all’interno del team
Riepilogo
Contesto aziendale
Su cosa si concentra la Sua azienda?
Mobile Hope è un’organizzazione comunitaria no profit per lo sviluppo che lavora con le famiglie nelle comunità di case mobili. Le iniziative si concentrano su istruzione, programmi per giovani e famiglie, attività sane, accesso alle risorse e supporto alla comunità.
Brian Dejewski, cofondatore e direttore esecutivo, spiega come la visibilità del progetto, l’accesso online e la gestione delle risorse abbiano reso GanttPRO parte del flusso di lavoro sui progetti dell’organizzazione no profit.
Ho sentito che GanttPRO fosse abbastanza intuitivo. Prima usavo Microsoft Project e non era altrettanto facile da capire né altrettanto accessibile.
Difficoltà
Com'era il Suo approccio prima di GanttPRO?
Brian aveva già familiarità con il project management grazie alla sua esperienza lavorativa precedente. Tuttavia, Mobile Hope aveva operato per molti anni principalmente su base volontaria.
“L’organizzazione esiste da un po’ e, per più della metà della sua storia, il lavoro è stato svolto in modo volontario. In quel periodo gestivo anche delle attività, ed è lì che ho imparato il project management e acquisito esperienza che ho poi portato nel settore no profit.”
L’esigenza di un software specializzato è diventata particolarmente evidente circa sei anni fa: “Quando lavoravamo al nostro piano strategico, ho iniziato a cercare un diagramma di Gantt che potessimo usare. Ho apprezzato l’aspetto online di GanttPRO, così abbiamo iniziato a usarlo per realizzare quel piano e preparare diverse attività.”
Soluzione
L’accessibilità è stata una delle prime cose che ha colpito Brian: “Ho percepito che GanttPRO fosse abbastanza immediato. Prima usavo Microsoft Project, ma non era altrettanto semplice da capire né altrettanto accessibile. Poiché GanttPRO è online, è molto più facile dare accesso a più persone. Apprezzavo anche molto che potessi far vedere il progetto a persone esterne all’organizzazione senza doverle rendere membri, grazie a un shared private link .”
“Avere una panoramica visiva ci aiuta molto a restare allineati. Posso portarla in bacheca o al team e mostrare a che punto siamo, cosa procede secondo i tempi, cosa non va e cosa deve succedere in seguito. Probabilmente questo è l’uso più importante che faccio di GanttPRO: mantenere tutti allineati e rendere chiare le priorità future.”
Poiché la gestione delle persone è una parte fondamentale del flusso di lavoro, la pianificazione delle risorse gioca un ruolo importante nel modo in cui ogni iniziativa viene organizzata: “Per noi, GanttPRO gestisce l’assegnazione delle risorse orientata alle persone, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione. Mi piace che possiamo assegnare le risorse per posizione quando non sappiamo ancora chi ricoprirà in modo specifico quel ruolo: per questo, le risorse virtuali funzionano egregiamente.
Inoltre, lo strumento è ben progettato anche per impostare durata e date delle attività e le funzioni di trascinamento e rilascio insieme alle dipendenze sono un grande vantaggio.”
Impatto
Come appare il Suo lavoro ora con GanttPRO?
“Usiamo GanttPRO dal 2019 e ci ha aiutati a restare concentrati e a raggiungere ciò che ci eravamo prefissati come organizzazione.”
Per Mobile Hope, GanttPRO viene utilizzato soprattutto come strumento di pianificazione strategica: aiuta a organizzare il lavoro per fasi, a pianificare il rollout e a strutturare le fasi successive del lavoro.
Ora Brian è l’unico a usare il software, ma in futuro prevede di coinvolgere più membri del team: “La sfida dei software di project management, in generale, è che può essere difficile per le persone che non pensano naturalmente come fanno i project manager. Questo vale soprattutto nel settore no profit, dove spesso le persone sono molto attente e appassionate, ma magari non lavorano con piani strategici strutturati. Ecco perché vogliamo coinvolgere più persone del team, così possiamo sfruttare appieno GanttPRO in tutta l’organizzazione.”