Avid Core: publieke sector projecten plannen in GanttPRO zonder complexiteit
“GanttPRO voldoet aan alle eisen om uw werkstructuur te ontwikkelen en deze in Gantt-formaat te visualiseren.”
Een verhaal over hoe GanttPRO helpt bij het opbouwen van een duidelijke tijdlijn met een eenvoudige, intuïtieve benadering en het beheren van overheid gerelateerde en publieke sector klanten.
Bedrijfsoverzicht
Bedrijf: Avid Core
Gevraagd rol: Amanda Roberts, Partner en Chief Operations Officer
Projecttypes: overheidscontracten, evenementenplanning, ontwikkeling van communicatieschema's, ondersteuning van het programmamanagementbureau
Externe druk: eisen van klanten en rapportage-schema's
Geschiedenis van de tool: Microsoft Project
Vermelde problemen: complexiteit van Microsoft Project, gebrek aan duidelijke tijdlijn
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
Avid Core is een advies- en dienstverlenend bedrijf dat organisaties, vooral klanten uit de publieke sector, helpt bij het uitvoeren van projecten en deze duidelijk te communiceren. Hun werk omvat ook het beheer van grotere programma's, GIS-beheer en initiatieven voor budget- en financiële analyse, evenals kleinere communicatie- en outreachprojecten.
“Oorspronkelijk deed ik alles, van het werken aan projecten tot het beheren van het bedrijf. Nu houd ik me voornamelijk bezig met business development en gebruik ik nog steeds GanttPRO om projectplanningen voor voorstellen te maken. Je moet dat opbouwen voordat je zelfs maar een project voorstelt of aan het werk gaat,” beschreef Amanda Roberts, partner en Chief Operations Officer.
Het was heel eenvoudig: ik probeerde eerst de proefversie en heb daarna gewoon de licentie gekocht, omdat het de functionaliteit was die ik langer kon gebruiken.
Strijd
Hoe pakte u projecten aan voordat u GanttPRO gebruikte?
Voor GanttPRO waren Avid Core-gebruikers Microsoft-gebruikers. Toch ontbrak het aan eenvoud en een gebruiksvriendelijke aanpak die ze nodig hadden in een tool. “We wilden iets verkennen dat net wat gebruiksvriendelijker was en een goed overzicht gaf van de planning.”
Amanda’s ervaring met GanttPRO begon bijna 5 jaar geleden met een proefversie: “Het was heel eenvoudig: ik probeerde eerst de proefversie en kocht daarna gewoon de licentie, omdat het de functionaliteit was die ik langeretermijn kon blijven gebruiken.”
“GanttPRO dekt alles wat je nodig hebt om je work breakdown structure te ontwikkelen en die te visualiseren in het Gantt-formaat.”
Voor Amanda is GanttPRO vooral een strategische plannings-tool in plaats van een dagelijkse planner. Naarmate het project groter wordt, wordt de tool echter ook vaker gebruikt. “Voor het grootste deel werken we het plan uit. En vervolgens updaten we het op strategische check-ins.”
Oplossing
Amanda’s ervaring is vrij eenvoudig—de Gantt-diagramweergave is haar favoriet. Startdatum, einddatum en duur zijn de basis om het werk helder en eenvoudig te houden. “Het Gantt-diagram is wat onze workflow het meest nodig heeft, samen met exporteren naar PDF of Excel wanneer we de voortgang met de klant moeten delen.” “Toen ik kon inloggen en een planning kon maken, deed het meteen zijn werk. Er zijn kleine aandachtspunten op technologisch vlak, maar er is echt niets ingewikkelds.”
Daarnaast kunt u het project ook delen via een openbare link in gastmodus, zodat u wijzigingen in real time kunt volgen.
“Zodra ik in het systeem kon inloggen en het benodigde plan kon maken, begon het direct te werken. Er zijn wat kleine technische nuances, maar niets echt ingewikkelds.”Amanda en haar team hebben een speciaal lopend project waarin GanttPRO iets dieper wordt gebruikt dan gebruikelijk. Met aangepaste velden is rapportage aan een klant en interne tracking gemakkelijker geworden. "Er is een statuskolom waarin we 'open' of 'gesloten' rapporteerden en voor tijdlijncontrole gebruikten we de datumkolom. Zo konden we de klant rapporteren of beslissen over de taak of deze naar voren kon worden geschoven. En natuurlijk stelt deze hele structuur ons in staat om snel te zien wie verantwoordelijk is voor het voltooien van die taak."
Voor veel gebruikers is de «gebruiksvriendelijke interface» het meest opvallende detail van GanttPRO. En dat is vooral te zien in vergelijking met andere PM-tools. Vanuit het perspectief van Amanda is dat precies waarom het is gekozen: “Ik heb Microsoft Project gebruikt, maar ik vond het veel ingewikkelder. Hier is alles vrij intuïtief. Ik heb nog nooit training gevolgd om met GanttPRO te werken. Ik logde gewoon in en begreep het meteen.”
