Avid Core: planlegging av offentlige prosjekter i GanttPRO uten kompleksitet
“GanttPRO oppfyller alle krav for å kunne utvikle arbeidsnedbrytningsstrukturen din og visualisere den i Gantt-format.”
En historie om hvordan GanttPRO har hjulpet med å bygge en klar tidslinje med en enkel, intuitiv tilnærming og håndtere offentlige og statlige kunder.
Bedriftsoversikt
Selskap: Avid Core
Intervjuet rolle: Amanda Roberts, Partner og Chief Operations Officer
Prosjekttyper: offentlige kontrakter, arrangementplanlegging, utvikling av kommunikasjonsplaner, støtte til programledelseskontoret
Eksternt press: krav fra kunder og rapporteringsplaner
Verktøyhistorikk: Microsoft Project
Problemer nevnt: kompleksiteten i Microsoft Project, mangel på klar tidslinje
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
Avid Core er et konsulent- og tjenestefirma som hjelper organisasjoner, spesielt kunder i offentlig sektor, med å gjennomføre prosjekter og kommunisere dem klart. Arbeidet deres inkluderer også ledelse av større programmer, GIS-ledelse og initiativer for budsjett- og finansanalyse, samt mindre kommunikasjons- og outreach-prosjekter.
“Jeg gjorde opprinnelig alt fra å jobbe med prosjekter til å lede virksomheten. Nå jobber jeg hovedsakelig med forretningsutvikling, og jeg bruker fortsatt GanttPRO for å lage prosjektplaner for forslag. Du må bygge det opp før du i det hele tatt foreslår et prosjekt eller begynner å jobbe,” beskrev Amanda Roberts, partner og Chief Operations Officer.
I dag har Avid Core med GanttPRO strukturert sine prosjekter i offentlig sektor på en klar og praktisk måte uten unødvendig kompleksitet.
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
Før GanttPRO var Avid Core en Microsoft Project-bruker, men det manglet enkelhet og en brukervennlig tilnærming som de trengte fra et verktøy. “Vi ønsket å se på noe som var litt mer brukervennlig, som ga et godt overblikk over planleggingen.”
Amandas erfaring med GanttPRO startet for nesten 5 år siden med en prøveversjon: “Det var veldig enkelt: jeg prøvde først prøveversjonen og endte opp med å kjøpe lisensen, da det var funksjonaliteten jeg kunne bruke på lang sikt.”
“GanttPRO sjekker alle boksene når det gjelder å kunne utvikle din arbeidsnedbrytningsstruktur og visualisere den i Gantt-format.”
For Amanda er GanttPRO først og fremst et strategisk planleggingsverktøy enn en daglig planlegger, men jo større prosjektet er, jo oftere brukes verktøyet. “For det meste bygger vi ut planen. Og så oppdaterer vi den på strategiske kontrollpunkter.”
Løsning
Amandas bruk av GanttPRO er ganske enkelt – Gantt-diagramvisning er hennes favoritt. Startdato, sluttdato og varighet er grunnleggende for å holde arbeidet klart og enkelt. “Gantt-diagrammet er det arbeidsflyten vår trenger mest, og så bare *eksportere det til PDF eller Excel hvis vi trenger å dele det.”
*Det er også mulig å dele et prosjekt via en privat lenke i gjestemodus, noe som gjør det mulig å spore endringer i sanntid.
“Det øyeblikket jeg kunne logge inn og lage timeplanen jeg måtte lage, gjorde det jobben sin. Det er små feil når det gjelder teknologien, men det er ingenting virkelig komplisert.”Amanda og teamet hennes har et spesielt pågående prosjekt der GanttPRO brukes litt dypere enn vanlig. Med tilpassede felt har rapportering til en kunde og intern sporing blitt enklere. "Det er en statuskolonne der vi rapporterte 'åpen' eller 'stengt', og for tidslinjekontroll brukte vi datokolonnen. Så vi kunne rapportere til kunden eller bestemme om oppgaven kunne flyttes fremover. Og selvfølgelig lar hele denne strukturen oss raskt se hvem som er ansvarlig for å fullføre den oppgaven."
Brukervennlig grensesnitt er den fremtredende detaljen i GanttPRO for mange brukere. Og det viser seg spesielt sammenlignet med andre prosjektstyringsverktøy. Fra Amandas perspektiv er det nettopp derfor det ble valgt: “Jeg har brukt MS Project, men jeg synes Project er mye mer komplisert. Her er alt ganske intuitivt. Jeg har aldri engang tatt opplæring for å bruke GanttPRO. Jeg logget bare inn og fant ut at det gjør det jeg trenger.”
