Avid Core: planlegging av offentlige prosjekter i GanttPRO uten kompleksitet
“GanttPRO oppfyller alle krav for å kunne utvikle arbeidsnedbrytningsstrukturen din og visualisere den i Gantt-format.”
En historie om hvordan GanttPRO har hjulpet med å bygge en klar tidslinje med en enkel, intuitiv tilnærming og håndtere offentlige og statlige kunder.
Bedriftsoversikt
Selskap: Avid Core
Intervjuet rolle: Amanda Roberts, Partner og Chief Operations Officer
Prosjekttyper: offentlige kontrakter, arrangementplanlegging, utvikling av kommunikasjonsplaner, støtte til programledelseskontoret
Eksternt press: krav fra kunder og rapporteringsplaner
Verktøyhistorikk: Microsoft Project
Problemer nevnt: kompleksiteten i Microsoft Project, mangel på klar tidslinje
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
Avid Core er et konsulent- og tjenestefirma som hjelper organisasjoner, spesielt kunder i offentlig sektor, med å gjennomføre prosjekter og kommunisere dem klart. Arbeidet deres inkluderer også ledelse av større programmer, GIS-ledelse og initiativer for budsjett- og finansanalyse, samt mindre kommunikasjons- og outreach-prosjekter.
“Jeg gjorde opprinnelig alt fra å jobbe med prosjekter til å lede virksomheten. Nå jobber jeg hovedsakelig med forretningsutvikling, og jeg bruker fortsatt GanttPRO for å lage prosjektplaner for forslag. Du må bygge det opp før du i det hele tatt foreslår et prosjekt eller begynner å jobbe,” beskrev Amanda Roberts, partner og Chief Operations Officer.
Det var veldig enkelt: jeg prøvde prøveperioden først, og endte så bare opp med å kjøpe lisensen, siden det var funksjonaliteten jeg kunne bruke på lang sikt.
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
Før GanttPRO var Avid Core brukere av Microsoft. Men det manglet enkelhet og en brukervennlig tilnærming som de trengte fra et verktøy. «Vi ville se på noe som var litt mer brukervennlig, og som ga et godt overblikk over planleggingen.»
Amandas erfaring med GanttPRO startet nesten for 5 år siden med en prøveversjon: «Det var veldig enkelt: jeg prøvde prøveversjonen først og endte så opp med å kjøpe lisensen, fordi det var funksjonaliteten jeg kunne bruke på sikt.»
«GanttPRO treffer alle boksene når det gjelder å kunne utvikle arbeidsnedbrytningsstrukturen og visualisere den i Gantt-format.»
For Amanda er GanttPRO primært et verktøy for strategisk planlegging, ikke en daglig planlegger. Men jo større prosjektet er, desto oftere brukes verktøyet. «For det meste bygger vi ut planen. Og deretter oppdaterer vi den på strategiske milepæler.»
Løsning
Amandas opplevelse er ganske rett frem – Gantt-diagramvisningen er hennes førstevalg. Startdato, sluttdato og varighet er det grunnleggende som gjør at arbeidet er tydelig og enkelt. «Gantt-diagrammet er det vi trenger mest for arbeidsflyten vår, sammen med eksport til PDF eller Excel når vi må dele fremdriften med kunden.» «Idet jeg kunne logge inn og opprette en plan, gjorde den jobben sin. Det er små detaljer når det gjelder teknologien, men ingenting som virkelig er komplisert.»
Du kan også dele prosjektet via en offentlig lenke i gjestemodus, som lar deg følge endringer i sanntid.
«Så snart jeg kunne logge inn i systemet og opprette den planen vi trengte, begynte det å fungere med en gang. Det finnes noen små tekniske nyanser, men ingenting som egentlig er komplisert.»Amanda og teamet hennes har et spesielt pågående prosjekt der GanttPRO brukes litt dypere enn vanlig. Med tilpassede felt har rapportering til en kunde og intern sporing blitt enklere. "Det er en statuskolonne der vi rapporterte 'åpen' eller 'stengt', og for tidslinjekontroll brukte vi datokolonnen. Så vi kunne rapportere til kunden eller bestemme om oppgaven kunne flyttes fremover. Og selvfølgelig lar hele denne strukturen oss raskt se hvem som er ansvarlig for å fullføre den oppgaven."
For mange brukere er «brukervennlig grensesnitt» den detaljen som virkelig skiller GanttPRO ut. Og det kommer særlig godt frem sammenlignet med andre PM-verktøy. Sett fra Amandas perspektiv er det akkurat derfor det ble valgt: «Jeg har brukt Microsoft Project, men jeg synes det var mye mer komplisert. Her er alt ganske intuitivt. Jeg har aldri tatt opplæring for å bruke GanttPRO. Jeg bare logget inn og skjønte det med én gang.»
