Avid Core: julkisen sektorin projektien suunnittelu GanttPRO:ssa ilman monimutkaisuutta
“GanttPRO täyttää kaikki vaatimukset työjakorakenteesi kehittämiseen ja sen visualisoimiseen Gantt-muodossa.”
Tarina siitä, kuinka GanttPRO on auttanut luomaan selkeän aikajanan yksinkertaisella intuitiivisella lähestymistavalla ja hallitsemaan valtion ja julkisen sektorin asiakkaita.
Yrityksen yleiskatsaus
Yritys: Avid Core
Haastateltu rooli: Amanda Roberts, Kumppani ja Toimitusjohtaja
Projektityypit: valtion hankinnat, tapahtumasuunnittelu, viestintäaikataulujen kehittäminen, ohjelman hallintotoimiston tuki
Ulkoiset paineet: asiakkaiden ja raportointiaikataulujen vaatimukset
Työkaluhistoria: Microsoft Project
Ongelmat, joista mainittiin: Microsoft Projectin monimutkaisuus, selkeän aikarajan puute
Yhteenveto
Yrityksen tausta
Mihin yrityksesi keskittyy?
Avid Core on konsultointi- ja palveluyritys, joka auttaa organisaatioita, erityisesti julkisen sektorin asiakkaita, toteuttamaan projekteja ja kommunikoimaan niitä selkeästi. Heidän työnsä sisältää myös suurempien ohjelmien hallintaa, GIS-hallintoa sekä budjetti- ja talousanalyysihankkeita sekä pienempiä viestintä- ja tiedotushankkeita.
“Alun perin tein kaikkea projektien parissa työskentelystä liiketoiminnan hallintaan. Nyt keskityn pääasiassa liiketoiminnan kehittämiseen, ja käytän edelleen GanttPRO:ta luodakseni projektiaikatauluja ehdotuksia varten. Sinun on rakennettava se ennen kuin ehdotat projektia tai alat työskennellä,” kuvasi Amanda Roberts, kumppani ja toimitusjohtaja.
Se oli todella helppoa: kokeilin ensin trial-versiota ja päädyin sitten vain ostamaan lisenssin, koska se oli toiminto, jota pystyin käyttämään pidempään.
Taistelu
Miltä lähestymistapasi näytti ennen GanttPRO:ta?
Ennen GanttPRO:ta Avid Core -tiimiä var Microsoft-käyttäjiä, mutta heiltä puuttui työkalusta kaivattu yksinkertaisuus ja käyttäjäystävällinen lähestymistapa. “Halusimme tutkia jotain, joka olisi hieman käyttäjäystävällisempi ja joka antaisi hyvän kokonaiskuvan aikataulutuksesta.”
Amandan kokemus GanttPRO:sta alkoi lähes 5 vuotta sitten kokeiluversion kautta: “Kaikki oli hyvin yksinkertaista: kokeilin ensin kokeiluversion ja päädyin sitten ostamaan lisenssin, koska se toiminnallisuus oli sellainen, jota pystyin käyttämään pidemmällä aikavälillä.”
“GanttPRO täyttää kaikki kohdat siinä, että voit kehittää työnjako-/työnjäsennyksen (WBS) ja visualisoida sen Gantt-muodossa.”
Amandalle GanttPRO on ensisijaisesti strategisen suunnittelun työkalu, ei niinkään päivittäinen suunnittelija. Toisaalta mitä suurempi projekti, sitä useammin työkalua käytetään. “Useimmiten laadimme suunnitelman. Ja sitten päivitämme sen strategisissa tarkistuspisteissä.”
Ratkaisu
Amandan kokemus on melko suoraviivainen – Gantt-kaavionäkymä on hänen ykkösvalintansa. Aloituspäivä, päättymispäivä ja kesto ovat perusasioita, jotta työ pysyy selkeänä ja yksinkertaisena. “Gantt-kaavio on se, mitä työprosessi tarvitsee eniten, ja lisäksi PDF- tai Excel-vienti, kun meidän pitää jakaa edistyminen asiakkaan kanssa.” “Heti kun pystyin kirjautumaan sisään ja luomaan aikataulun, se alkoi tehdä tehtäväänsä. Teknologian osalta on pieniä yksityiskohtia, mutta ei mitään oikeasti monimutkaista.”
Voit myös jakaa projektin julkisen linkin avulla vierastilassa, jolloin muutoksia voi seurata reaaliajassa.
“Heti kun pystyin kirjautumaan järjestelmään ja luomaan tarvittavan suunnitelman, se alkoi toimia heti. Teknisessä toteutuksessa on pieniä vivahteita, mutta ei mitään oikeasti monimutkaista.”Amandalla ja hänen tiimillään on yksi erityinen käynnissä oleva projekti, jossa GanttPRO:ta käytetään hieman syvemmin kuin tavallisesti. Mukautettujen kenttien avulla asiakasraportointi ja sisäinen seuranta ovat tulleet helpommiksi. "On olemassa tilannepylväs, jossa raportoimme 'avoinna' tai 'suljettuna', ja aikarajojen hallintaan käytimme päivämääräpylvästä. Joten voimme raportoida asiakkaalle tai päättää tehtävästä, voitaisiinko sitä edistää. Ja tietenkin koko tämä rakenne antaa meille mahdollisuuden nähdä nopeasti, kuka on vastuussa kyseisen tehtävän suorittamisesta."
Monille käyttäjille «käyttäjäystävällinen käyttöliittymä» on se yksityiskohta, joka tekee GanttPRO:sta erityisen. Ja se erottuu erityisen selvästi verrattuna muihin projektinhallinnan työkaluihin. Amandan näkökulmasta juuri siksi se valittiin: “Olen käyttänyt Microsoft Projectia, mutta koin sen paljon monimutkaisemmaksi. Täällä kaikki on melko intuitiivista. En ole koskaan ottanut koulutusta käyttääkseni GanttPRO:ta. Kirjauduin vain sisään ja ymmärsin sen heti paikalla.”
