Avid Core: GanttPRO'da karmaşıklık olmadan kamu sektörü projelerini planlama
“GanttPRO, iş kırılım yapınızı geliştirme ve bunu Gantt formatında görselleştirme konusunda tüm gereksinimleri karşılıyor.”
GanttPRO'nun basit ve sezgisel bir yaklaşımla net bir zaman çizelgesi oluşturmaya ve kamu sektörü ve hükümetle ilgili müşterileri yönetmeye nasıl yardımcı olduğuna dair bir hikaye.
Şirket genel görünümü
Şirket: Avid Core
Görüşülen rol: Amanda Roberts, Ortak ve İcra Direktörü
Proje türleri: devlet sözleşmeleri, etkinlik planlaması, iletişim takvimleri geliştirme, program yönetim ofisi desteği
Dış baskılar: müşteri ve raporlama takvimleri gereksinimleri
Aracın geçmişi: Microsoft Project
Belirtilen sorunlar: Microsoft Project'in karmaşıklığı, net bir zaman çizelgesinin olmaması
Özet
Şirketin Arka Planı
Şirketiniz neye odaklanıyor?
Avid Core, özellikle kamu sektörü müşterilerine, organizasyonların projeleri yürütmelerine ve bunları net bir şekilde iletmelerine yardımcı olan bir danışmanlık ve hizmet şirketidir. Çalışmaları, daha büyük program yönetimi, GIS yönetimi ve bütçe ile finansal analiz girişimlerinin yanı sıra daha küçük iletişim ve erişim projelerini de içermektedir.
“Başlangıçta projelerde çalışmaktan iş yönetimine kadar her şeyi yapıyordum. Şimdi esas olarak iş geliştirme yapıyorum ve hala teklifler için proje takvimleri oluşturmak için GanttPRO'yu kullanıyorum. Bir projeyi önermeden veya çalışmaya başlamadan önce bunu oluşturmalısınız,” diye tanımladı Amanda Roberts, Ortak ve İcra Müdürü.
Çok basitti: Önce denemeyi denedim, sonra da sadece uzun vadede kullanabileceğim bir işlevsellik olduğu için lisansı satın almaya karar verdim.
Mücadele
GanttPRO'dan önce yaklaşımınız nasıldı?
GanttPRO’dan önce Avid Core, Microsoft kullanıcılarıydı; ancak bir araçtan bekledikleri basitlik ve kullanıcı dostu yaklaşım eksikti. “Daha kullanıcı dostu olan, planlamaya dair iyi bir genel bakış sunan bir şey araştırmak istiyorduk.”
Amanda’nın GanttPRO ile deneyimi neredeyse 5 yıl önce deneme sürümüyle başladı: “Çok basitti: önce deneme sürümünü denedim ve ardından lisansı satın almaya karar verdim; çünkü uzun vadede kullanabileceğim işlev buydu.”
“GanttPRO, iş kırılım yapısını geliştirebilmek ve bunu Gantt formatında görselleştirebilmek açısından tüm kutuları işaretliyor.”
Amanda için GanttPRO daha çok günlük bir planlayıcıdan ziyade stratejik bir planlama aracı; ancak proje büyüdükçe araç daha sık kullanılıyor. “Çoğunlukla planı oluşturuyoruz. Sonra da onu stratejik kontrol noktalarında güncelliyoruz.”
Çözüm
Amanda’nın deneyimi oldukça net: Gantt çizelgesi görünümü onun için ilk tercih. Çalışmayı anlaşılır ve sade tutmak için başlangıç tarihi, bitiş tarihi ve süre temel unsurlardır. “Gantt çizelgesi, iş akışımızın en çok ihtiyaç duyduğu şey. İlerlemeyi müşterimizle paylaşmamız gerektiğinde de PDF ya da Excel olarak dışa aktarıyoruz.” “Giriş yapıp bir program oluşturabildiğim anda, görevini yapmaya başladı. Teknolojiyle ilgili küçük noktalar var ama gerçekten karmaşık hiçbir şey yok.”
Ayrıca, misafir modunda genel bir bağlantı üzerinden projeyi paylaşabilirsiniz; bu da değişiklikleri gerçek zamanlı olarak izlemenizi sağlar.
“Sisteme giriş yapıp gerekli planı oluşturabildiğim anda, hemen çalışmaya başladı. Teknoloji açısından küçük teknik detaylar var ama gerçekten karmaşık bir şey yok.”Amanda ve ekibi, GanttPRO'nun alışılmadık bir şekilde daha derin bir şekilde kullanıldığı özel bir devam eden projeye sahip. özel alanlar ile müşteri raporlaması ve iç takip daha kolay hale geldi. "Açık veya kapalı olarak raporladığımız bir durum sütunu var ve zaman çizelgesi kontrolü için tarih sütununu kullandık. Böylece müşteriye rapor verebilir veya görevin ileriye taşınıp taşınamayacağına karar verebilirdik. Ve tabii ki, bu yapı, o görevi tamamlamaktan kimin sorumlu olduğunu hızlıca görmemizi sağlıyor."
Birçok kullanıcı için GanttPRO’nun öne çıkan özelliği «kullanıcı dostu arayüz»dur. Üstelik bu durum, diğer proje yönetimi araçlarıyla karşılaştırıldığında özellikle daha da belirginleşiyor. Amanda’nın bakış açısından bakarsak, tam olarak bu yüzden seçilmiş: “Microsoft Project kullandım ama çok daha karmaşık buldum. Burada her şey oldukça sezgisel. GanttPRO’yu kullanmak için hiç eğitim almamıştım. Sadece giriş yaptım ve hemen, o anda anlayıverdim.”
