Avid Core: планування проектів державного сектору в GanttPRO без складності
“GanttPRO відповідає всім вимогам для розробки вашої структури розподілу робіт і візуалізації її у форматі Ганта.”
Історія про те, як GanttPRO допомагає створити чітку часову шкалу з простим інтуїтивним підходом і керувати клієнтами з державного сектора та органів влади.
Огляд компанії
Компанія: Avid Core
Роль, що інтерв'юється: Аманда Робертс, партнер і директор з операцій
Типи проектів: державні контракти, планування заходів, розробка графіків комунікацій, підтримка офісу управління програмами
Зовнішні тиски: вимоги клієнтів та звітних графіків
Історія інструмента: Microsoft Project
Проблеми, на які вказувалося: складність Microsoft Project, відсутність чіткої часової шкали
Резюме
Контекст компанії
На чому зосереджена ваша компанія?
Avid Core - це консалтингова та сервісна компанія, яка допомагає організаціям, особливо клієнтам державного сектору, реалізовувати проекти та чітко їх комунікувати. Їхня робота також включає управління більшими програмами, управління ГІС, а також ініціативи з аналізу бюджету та фінансів, а також менші проекти з комунікації та залучення.
“Спочатку я займався всім, від роботи над проектами до управління бізнесом. Тепер я в основному займаюся розвитком бізнесу і все ще використовую GanttPRO для створення графіків проектів для пропозицій. Вам потрібно це побудувати, перш ніж ви навіть запропонуєте проект або почнете працювати”, - описала Аманда Робертс, партнер і головний операційний директор.
Це було дуже просто: я спочатку спробував пробний період, а потім просто докупив ліцензію, адже саме ця функціональність підходила для довгострокового використання.
Виклик
Як виглядав ваш підхід до GanttPRO?
До GanttPRO компанія Avid Core працювала з Microsoft, однак їй не вистачало простоти та зручного підходу, які вони очікували від інструмента. «Ми хотіли знайти щось трохи зручніше у використанні, що давало б гарний огляд процесу планування».
Досвід Аманди з GanttPRO почався майже 5 років тому з пробної версії: «Усе було дуже просто: спочатку я спробувала пробну версію, а потім просто купила ліцензію, адже саме її функціональність я могла використовувати в довгостроковій перспективі».
«GanttPRO відповідає всім вимогам щодо того, щоб мати змогу розробити вашу структуру декомпозиції робіт і візуалізувати її у форматі діаграми Ганта».
Для Аманди GanttPRO — це насамперед інструмент стратегічного планування, а не щоденний планувальник. Однак що більший проєкт, то частіше використовується цей інструмент. «У більшості випадків ми будуємо план. А потім оновлюємо його на стратегічних контрольних точках».
Рішення
Досвід Аманди досить простий — вид діаграми Ганта для неї є основним варіантом. Дата початку, дата завершення та тривалість — це базові речі, які допомагають тримати роботу зрозумілою й простою. «Діаграма Ганта — це те, що нашому робочому процесу найбільше потрібно, разом із експортом у PDF або Excel, коли нам треба ділитися прогресом із клієнтом». «Як тільки я змогла зайти в систему й створити розклад, усе одразу почало працювати. Є невеликі технічні нюанси, але насправді нічого справді складного немає».
Крім того, можна поділитися проєктом через публічне посилання в режимі гостя, щоб відстежувати зміни в реальному часі.
«Як тільки я змогла увійти в систему й створити потрібний план, він одразу почав працювати. Є невеликі технічні нюанси, але нічого справді складного немає».У Аманду та її команди є один особливий поточний проект, у якому GanttPRO використовується трохи глибше, ніж зазвичай. Завдяки кастомізованим полям звітність для клієнта та внутрішній моніторинг стали простішими. "Є стовпець статусу, в якому ми повідомляли 'відкрито' або 'закрито', а для контролю термінів ми використовували стовпець з датами. Таким чином, ми могли звітувати клієнту або вирішувати, чи можна просунути задачу вперед. І, звичайно, вся ця структура дозволяє нам швидко побачити, хто відповідає за виконання цього завдання."
Для багатьох користувачів «зручний інтерфейс» — це та деталь, яка найбільше вирізняє GanttPRO. І це особливо помітно порівняно з іншими інструментами для керування проєктами. З погляду Аманди саме тому його й обрали: «Я користувалася Microsoft Project, але вважала його набагато складнішим. Тут усе доволі інтуїтивно зрозуміло. Мені навіть не доводилося проходити навчання, щоб користуватися GanttPRO. Я просто увійшла в систему й одразу на місці розібралася, як воно працює».
