Avid Core: pianificazione di progetti nel settore pubblico in GanttPRO senza complessità
“GanttPRO soddisfa tutti i requisiti per sviluppare la propria struttura di suddivisione del lavoro e visualizzarla nel formato Gantt.”
Una storia su come GanttPRO ha aiutato a costruire una cronologia chiara con un approccio semplice e intuitivo e a gestire clienti del settore pubblico e governativo.
Panoramica dell'azienda
Azienda: Avid Core
Ruolo intervistato: Amanda Roberts, Partner e Chief Operations Officer
Tipi di progetti: appalti pubblici, pianificazione di eventi, sviluppo di programmi di comunicazione, supporto all'ufficio di gestione dei programmi
Pressioni esterne: requisiti dei clienti e programmazioni di reporting
Storia dello strumento: Microsoft Project
Problemi accennati: complessità di Microsoft Project, mancanza di una cronologia chiara
Riepilogo
Contesto aziendale
Su cosa si concentra la Sua azienda?
Avid Core è un'azienda di consulenza e servizi che aiuta le organizzazioni, in particolare i clienti del settore pubblico, a gestire progetti e a comunicarli chiaramente. Il loro lavoro include anche la gestione di programmi più grandi, la gestione GIS e iniziative di analisi di bilancio e finanziarie, oltre a progetti di comunicazione e outreach più piccoli.
“Inizialmente facevo tutto, dalla gestione dei progetti alla gestione dell'azienda. Ora mi occupo principalmente dello sviluppo commerciale e utilizzo ancora GanttPRO per creare programmi di progetto per le proposte. Devi costruire tutto ciò prima di proporre un progetto o iniziare a lavorare”, ha descritto Amanda Roberts, Partner e Chief Operations Officer.
È stato molto semplice: ho provato prima la versione di prova e poi ho semplicemente deciso di acquistare la licenza, perché era la funzionalità che potevo usare anche nel lungo periodo.
Difficoltà
Com'era il Suo approccio prima di GanttPRO?
Prima di GanttPRO, Avid Core utilizzava Microsoft; tuttavia mancava di semplicità e di un approccio user-friendly di cui avevano bisogno in uno strumento. “Volevamo dare un’occhiata a qualcosa di un po’ più semplice da usare, che offrisse una buona panoramica della pianificazione.”
L’esperienza di Amanda con GanttPRO è iniziata quasi 5 anni fa con una versione di prova: “È stato tutto molto semplice: ho provato prima la versione di prova e poi ho finito per acquistare la licenza, perché era la funzionalità che potevo usare anche a lungo termine.”
“GanttPRO copre tutte le esigenze per poter sviluppare la tua struttura di scomposizione del lavoro e visualizzarla nel formato Gantt.”
Per Amanda, GanttPRO è principalmente uno strumento di pianificazione strategica più che un pianificatore quotidiano. Tuttavia, più il progetto è grande, più spesso lo strumento viene utilizzato. “Per la maggior parte, sviluppiamo il piano. E poi lo aggiorniamo a checkpoint strategici.”
Soluzione
L’esperienza di Amanda è abbastanza semplice: la vista del diagramma di Gantt è la sua scelta principale. La data di inizio, la data di fine e la durata sono le basi fondamentali per tenere il lavoro chiaro e semplice. «Il diagramma di Gantt è ciò di cui il nostro flusso di lavoro ha più bisogno, insieme all’esportazione in PDF o Excel quando dobbiamo condividere i progressi con il cliente.» «Non appena sono riuscita ad accedere e creare un calendario, ha iniziato a fare il suo lavoro. Ci sono piccoli aspetti legati alla tecnologia, ma non c’è davvero nulla di complicato.»
Inoltre, puoi anche condividere il progetto tramite un link pubblico in modalità ospite, per seguire le modifiche in tempo reale.
«Non appena ho potuto accedere al sistema e creare il piano necessario, ha iniziato subito a funzionare. Ci sono piccole sfumature tecniche, ma niente davvero di complicato.»Amanda e il suo team hanno un progetto speciale in corso in cui GanttPRO viene utilizzato in modo un po' più approfondito del solito. Con i campi personalizzati, la reportistica per un cliente e il monitoraggio interno sono diventati più facili. "C'è una colonna di stato in cui riportavamo 'aperto' o 'chiuso' e per il controllo delle tempistiche usavamo la colonna delle date. Quindi potevamo riferire al cliente o decidere se il compito potesse essere portato avanti. E, naturalmente, tutta questa struttura ci consente di vedere rapidamente chi è responsabile del completamento di quel compito."
Per molti utenti, l’«interfaccia user-friendly» è il dettaglio che spicca di più in GanttPRO. E si nota ancora di più rispetto ad altri strumenti per la gestione dei progetti. Secondo il punto di vista di Amanda, è esattamente per questo motivo che è stato scelto: “Ho usato Microsoft Project, ma l’ho trovato molto più complicato. Qui invece tutto è abbastanza intuitivo. Non ho mai fatto nessun training per usare GanttPRO. Ho semplicemente fatto il login e ho capito al volo.”
