Avid Core: planering av offentliga sektorns projekt i GanttPRO utan komplexitet
“GanttPRO uppfyller alla krav för att kunna utveckla din arbetsnedbrytningsstruktur och visualisera den i Gantt-format.”
En historia om hur GanttPRO har hjälpt till att bygga en tydlig tidslinje med en enkel och intuitiv metod och hantera kunder inom offentlig sektor och regering.
Företagsöversikt
Företag: Avid Core
Intervjuad roll: Amanda Roberts, Partner och Chief Operations Officer
Projekttyper: statliga upphandlingar, evenemangsplanering, utveckling av kommunikationsscheman, stöd för programhanteringskontoret
Externa påtryckningar: krav från kunder och rapporteringsscheman
Verktygshistorik: Microsoft Project
Problem som nämnts: komplexiteten i Microsoft Project, brist på tydlig tidslinje
Sammanfattning
Företagsbakgrund
Vad fokuserar ditt företag på?
Avid Core är ett konsult- och tjänsteföretag som hjälper organisationer, särskilt kunder inom den offentliga sektorn, att genomföra projekt och kommunicera dem tydligt. Deras arbete inkluderar också hantering av större program, GIS-hantering och initiativ för budget- och finansiell analys samt mindre kommunikations- och outreachprojekt.
“Jag gjorde ursprungligen allt från att arbeta med projekt till att leda företaget. Nu sysslar jag främst med affärsutveckling och jag använder fortfarande GanttPRO för att skapa projektplaner för förslag. Du måste bygga upp det innan du ens föreslår ett projekt eller börjar arbeta,” beskrev Amanda Roberts, partner och Chief Operations Officer.
Det var väldigt enkelt: jag testade först provperioden och köpte sedan bara licensen, eftersom det var den funktion som jag kunde använda på längre sikt.
Kamp
Hur såg din strategi ut innan GanttPRO?
Innan GanttPRO använde Avid Core Microsoft. Det saknades dock enkelhet och ett mer användarvänligt arbetssätt som de behövde i ett verktyg. “Vi ville titta på något som var lite mer användarvänligt och som gav en bra överblick över planeringen.”
Amandas erfarenhet av GanttPRO började nästan för 5 år sedan med en provversion: “Det var väldigt enkelt: jag testade provversionen först och slutade sedan med att köpa licensen, eftersom det var den funktionalitet som jag kunde använda på längre sikt.”
“GanttPRO får allt att stämma när det gäller att kunna utveckla din arbetsnedbrytningsstruktur och visualisera den i Gantt-format.”
För Amanda är GanttPRO i första hand ett verktyg för strategisk planering snarare än en daglig planeringsmall. Men ju större projektet är, desto oftare används verktyget. “Till största delen bygger vi upp planen. Och sedan uppdaterar vi den vid strategiska avstämningspunkter.”
Lösning
Amandas upplevelse är ganska okomplicerad – Gantt-diagramvyn är hennes standardval. Startdatum, slutdatum och varaktighet är grunderna för att hålla arbetet tydligt och enkelt. ”Gantt-diagrammet är det som vår arbetsprocess behöver mest, tillsammans med PDF- eller Excel-export när vi måste dela framstegen med kunden.” ”Så fort jag kunde logga in och skapa ett schema började det göra sitt jobb. Det finns små egenheter när det gäller tekniken, men inget som faktiskt är komplicerat.”
Du kan också dela projektet via en offentlig länk i gästläge, vilket gör att du kan följa ändringar i realtid.
”När jag väl kunde logga in i systemet och skapa den plan vi behövde började det fungera direkt. Det finns små tekniska detaljer, men inget som är riktigt komplicerat.”Amanda och hennes team har ett speciellt pågående projekt där GanttPRO används lite djupare än vanligt. Med anpassade fält har rapportering till en kund och intern spårning blivit enklare. "Det finns en statuskolumn där vi rapporterade 'öppen' eller 'stängd' och för tidslinjekontroll använde vi datumkolumnen. Så vi kunde rapportera till kunden eller besluta om uppgiften kunde flyttas framåt. Och självklart gör hela denna struktur att vi snabbt kan se vem som är ansvarig för att slutföra den uppgiften."
För många användare är den «användarvänliga gränssnitt» det som verkligen sticker ut i GanttPRO. Och det märks särskilt tydligt jämfört med andra verktyg för projektledning. Ur Amandas perspektiv är det exakt därför det valdes: “Jag har använt Microsoft Project, men jag tyckte att det var mycket mer komplicerat. Här är allt ganska intuitivt. Jag har aldrig behövt någon utbildning för att använda GanttPRO. Jag bara loggade in och fattade det på stört.”
