Avid Core: планирование проектов в сфере госуправления без сложностей в GanttPRO
«GanttPRO отвечает всем требованиям, касающимся создания иерархической структуры работ и ее визуализации в формате диаграммы Ганта».
История о том, как GanttPRO помогает создавать четкий таймлайн с помощью простого и интуитивно понятного подхода и управлять проектами в государственных и общественных организациях.
О компании
Компания: Avid Core
Наш собеседник: Аманда Робертс, партнер и операционный директор
Типы проектов: государственные контракты, планирование мероприятий, разработка планов коммуникаций, поддержка офиса управления программами
Внешние факторы: требования клиентов и отчетность
Что использовали раньше: Microsoft Project
Выявленные проблемы: сложность Microsoft Project, отсутствие четкого таймлайна
Главное
Чем занимается компания
На чем специализируется ваша компания?
Avid Core — консалтинговая и сервисная компания, которая помогает организациям, особенно клиентам из государственного сектора, управлять проектами и четко доносить информацию о них. В сферу их деятельности также входят управление крупными программами и геоинформационными системами, бюджетный и финансовый анализ, а также небольшие коммуникационные и информационные проекты.
«Изначально я занималась всем: от работы над проектами до управления бизнесом. Сейчас я в основном занимаюсь развитием бизнеса и по-прежнему использую GanttPRO для создания планов проектов для предложений. Это нужно продумать еще до того, как вы заявите проект или начнете работу», — отмечает Аманда Робертс, партнер и главный операционный директор.
С помощью GanttPRO Avid Core структурировала свои проекты в государственном секторе понятным способом, избегая ненужной сложности.
Как было раньше
Каким был ваш подход до GanttPRO?
До GanttPRO компания Avid Core работала с Microsoft Project, однако ей не хватало простоты и удобства использования, которые ожидались от инструмента. «Мы хотели найти что-то более удобное в использовании, что обеспечивало бы хороший обзор процесса планирования».
Опыт Аманды с GanttPRO начался почти 5 лет назад с пробной версии: «Все было очень просто: сначала я попробовала пробную версию, а затем просто купила лицензию, поскольку именно ее функциональность я могла использовать в долгосрочной перспективе».
«GanttPRO отвечает всем требованиям, касающимся создания иерархической структуры работ и ее визуализации в формате диаграммы Ганта».
Для Аманды GanttPRO — это в первую очередь инструмент стратегического планирования, а не ежедневный планировщик. Однако чем масштабнее проект, тем чаще используется этот инструмент. «В основном мы составляем план. А затем обновляем его на стратегических контрольных точках».
Решение
Аманда легко находит применение GanttPRO. Диаграмма Ганта – главный инструмент для нее. Начальная и конечная даты, а также продолжительность – это основные параметры, которые делают работу понятной и простой. «Диаграмма Ганта – это то, что нам больше всего нужно в рабочем процессе, а затем мы просто экспортируем ее в PDF или Excel, если нам нужно ею поделиться».
Также можно поделиться проектом через публичную ссылку в гостевом режиме, что позволяет отслеживать изменения в реальном времени.
«Как только я смогла войти в систему и создать необходимый план, он сразу же начал работать. Есть небольшие технические нюансы, но ничего действительно сложного нет».У Аманды и ее команды есть особый постоянный проект, в котором GanttPRO используется немного шире, чем обычно. Благодаря настраиваемым полям отчетность перед клиентом и внутренний учет стали проще. «У нас есть поле со статусами задач, где мы указываем «открыта» или «закрыта», а для контроля сроков используем поле даты. Таким образом, мы можем отчитываться перед клиентом или решать, можно ли продвинуть задачу вперед. И, конечно же, вся эта структура позволяет нам быстро увидеть, кто отвечает за выполнение этой задачи».
Для многих пользователей GanttPRO выделяется благодаря понятному интерфейсу. Это особенно заметно по сравнению с другими инструментами для управления проектами. По мнению Аманды, именно поэтому она выбрала GanttPRO: «Я пользовалась MS Project, но считаю его гораздо сложнее. Здесь же все довольно интуитивно понятно. Мне даже не приходилось проходить обучение по работе с GanttPRO. Я просто вошла в систему и поняла, что программа делает то, что мне нужно».
