Avid Core: планирование проектов государственного сектора в GanttPRO без сложности
“GanttPRO соответствует всем требованиям для разработки структуры разбивки работ и визуализации ее в формате Ганта.”
История о том, как GanttPRO помогает создать четкую временную шкалу с простым интуитивным подходом и управлять клиентами из государственного сектора и общественных организаций.
О компании
Компания: Avid Core
Роль интервьюируемого: Аманда Робертс, партнер и директор по операциям
Типы проектов: государственные контракты, планирование мероприятий, разработка графиков коммуникаций, поддержка офиса управления программами
Внешние давления: требования клиентов и отчётности
История инструмента: Microsoft Project
Проблемы, на которые указывалось: сложность Microsoft Project, отсутствие четкой временной шкалы
Главное
Чем занимается компания
На чем специализируется ваша компания?
Avid Core - это консалтинговая и сервисная компания, которая помогает организациям, особенно клиентам государственного сектора, реализовывать проекты и четко их коммуницировать. Их работа также включает управление более крупными программами, управление ГИС, а также инициативы по анализу бюджета и финансов, а также меньшие проекты по коммуникации и охвату.
“Изначально я занималась всем, от работы над проектами до управления бизнесом. Теперь я в основном занимаюсь развитием бизнеса, и я все еще использую GanttPRO для создания графиков проектов для предложений. Вам нужно это построить, прежде чем вы даже предложите проект или начнете работать,” - описала Аманда Робертс, партнер и главный операционный директор.
Сегодня с GanttPRO Avid Core структурировала свои проекты в государственном секторе ясным практическим образом без ненужной сложности.
Как было раньше
Каким был ваш подход до GanttPRO?
Перед GanttPRO Avid Core был пользователем Microsoft Project, однако ему не хватало простоты и дружелюбного подхода, который им нужен был от инструмента. “Мы хотели рассмотреть что-то, что было бы немного более дружелюбным к пользователю, что предоставляло бы хороший обзор планирования.”
Опыт Аманда с GanttPRO начался почти 5 лет назад с пробной версии: “Это было очень просто: я сначала попробовала пробную версию, а затем просто купила лицензию, так как это была функциональность, которую я могла использовать в долгосрочной перспективе.”
“GanttPRO отвечает всем требованиям в плане возможности разработать вашу структуру разбивки работ и визуализировать ее в формате Gantt.”
Для Аманда GanttPRO в первую очередь является инструментом стратегического планирования, а не ежедневным планировщиком, однако, чем больше проект, тем чаще используется инструмент. “В основном, мы строим план. А затем обновляем его на стратегических контрольных точках.”
Решение
Использование GanttPRO Амандой довольно простое – вид диаграммы Ганта – это то, что она предпочитает. Дата начала, дата окончания и продолжительность – это основы, чтобы работа была ясной и простой. “Диаграмма Ганта – это то, что больше всего нужно нашему рабочему процессу, а затем просто *экспортировать ее в PDF или Excel, если нам нужно поделиться.”
*Также возможно поделиться проектом через приватную ссылку в режиме гостя, что позволяет отслеживать изменения в реальном времени.
“В ту минуту, когда я смогла войти и создать расписание, которое мне нужно было создать, оно выполняло свою работу. Есть небольшие недочеты в технологии, но ничего действительно сложного.”У Аманду и её команду есть один особый текущий проект, в котором GanttPRO используется немного глубже, чем обычно. С помощью настраиваемых полей отчетность для клиента и внутренний учет стали проще. "Есть колонка статуса, где мы сообщали о "открыто" или "закрыто", а для контроля сроков мы использовали колонку с датами. Так мы могли сообщать клиенту или принимать решение по задаче, можно ли её продвинуть вперёд. И, конечно, вся эта структура позволяет нам быстро увидеть, кто отвечает за выполнение этой задачи."
Удобный интерфейс - это выдающаяся деталь GanttPRO для многих пользователей. И это особенно заметно по сравнению с другими инструментами управления проектами. С точки зрения Аманды, именно поэтому он был выбран: «Я использовала MS Project, но думаю, что Project гораздо сложнее. Здесь все довольно интуитивно. Я даже никогда не проходила обучение, чтобы использовать GanttPRO. Я просто вошла в систему и поняла, что он делает то, что мне нужно.»
