Avid Core: planejamento de projetos do setor público no GanttPRO sem a complexidade
“GanttPRO atende a todos os requisitos para poder desenvolver sua estrutura de divisão de trabalho e visualizá-la no formato Gantt.”
Uma história sobre como o GanttPRO tem ajudado a construir um cronograma claro com uma abordagem simples e intuitiva e a gerenciar clientes do setor público e governamental.
Visão geral da empresa
Empresa: Avid Core
Função entrevistada: Amanda Roberts, Sócia e Diretora de Operações
Tipos de projetos: contratação governamental, planejamento de eventos, desenvolvimento de cronogramas de comunicação, suporte ao escritório de gerenciamento de programas
Pressões externas: requisitos de clientes e cronogramas de relatórios
Histórico da ferramenta: Microsoft Project
Problemas mencionados: complexidade do Microsoft Project, falta de um cronograma claro
Resumo
Contexto da empresa
Qual é o foco da sua empresa?
Avid Core é uma empresa de consultoria e serviços que ajuda organizações, especialmente clientes do setor público, a gerenciar projetos e comunicá-los claramente. Seu trabalho também inclui a gestão de programas maiores, gestão de GIS e iniciativas de análise orçamentária e financeira, além de projetos menores de comunicação e divulgação.
“Originalmente, eu fazia tudo, desde trabalhar em projetos até gerenciar o negócio. Agora, estou me dedicando principalmente ao desenvolvimento de negócios e ainda uso o GanttPRO para criar cronogramas de projetos para propostas. Você precisa construir isso antes mesmo de propor um projeto ou começar a trabalhar”, descreveu Amanda Roberts, sócia e diretora de operações.
Foi muito simples: testei primeiro o trial e depois acabei comprando a licença, pois era a funcionalidade que eu podia usar a longo prazo.
Desafios
Como era sua abordagem antes do GanttPRO?
Antes do GanttPRO, a Avid Core usava o Microsoft; no entanto, faltava simplicidade e uma abordagem fácil de usar que eles precisavam de uma ferramenta. “Queríamos explorar algo um pouco mais amigável para o usuário, que oferecesse uma boa visão geral do planejamento.”
A experiência da Amanda com o GanttPRO começou quase 5 anos atrás, com uma versão de teste: “Foi muito simples: eu testei primeiro a versão de teste e depois acabei comprando a licença, porque era a funcionalidade que eu podia usar a longo prazo.”
“O GanttPRO atende a todos os requisitos em termos de permitir que você desenvolva sua estrutura analítica do trabalho e a visualize no formato de Gantt.”
Para a Amanda, o GanttPRO é principalmente uma ferramenta de planejamento estratégico, não um planejador diário; porém, quanto maior o projeto, com que mais frequência a ferramenta é usada. “Na maior parte das vezes, montamos o plano. E depois atualizamos nos checkpoints estratégicos.”
Solução
A experiência da Amanda é bem direta — a visualização do gráfico de Gantt é a opção preferida dela. A data de início, a data de término e a duração são o básico para manter o trabalho claro e simples. “O gráfico de Gantt é o que o nosso fluxo de trabalho precisa mais, juntamente com a exportação em PDF ou Excel quando precisamos compartilhar o progresso com o cliente.” “Assim que consegui fazer login e criar um cronograma, ele passou a fazer o trabalho dele. Há alguns detalhes pequenos sobre a tecnologia, mas não existe nada realmente complicado.”
Além disso, você também pode compartilhar o projeto por meio de um link público no modo convidado, o que permite acompanhar as mudanças em tempo real.
“Assim que consegui entrar no sistema e criar o plano necessário, ele começou a funcionar imediatamente. Há pequenas particularidades em termos de tecnologia, mas nada realmente complicado.”Amanda e sua equipe têm um projeto especial em andamento no qual o GanttPRO está sendo usado um pouco mais a fundo do que o habitual. Com os campos personalizados, a elaboração de relatórios para um cliente e o acompanhamento interno se tornaram mais fáceis. "Há uma coluna de status onde informávamos 'aberto' ou 'fechado' e para o controle de prazos usamos a coluna de datas. Assim, podíamos informar ao cliente ou decidir sobre a tarefa se ela poderia ser avançada. E, claro, toda essa estrutura nos permite ver rapidamente quem é responsável por concluir essa tarefa."
Para muitos usuários, a «interface amigável» é o detalhe que mais se destaca no GanttPRO. E isso fica ainda mais evidente quando comparado a outras ferramentas de PM. Na visão de Amanda, é exatamente por isso que ele foi escolhido: “Eu usei o Microsoft Project, mas achei bem mais complicado. Aqui, tudo é bastante intuitivo. Eu nunca fiz nenhum treinamento para usar o GanttPRO. Só entrei na plataforma e entendi na hora.”
