Avid Core: planification des projets du secteur public dans GanttPRO sans la complexité
“GanttPRO coche toutes les cases en termes de capacité à développer votre structure de répartition du travail et à la visualiser au format Gantt.”
Une histoire sur la façon dont GanttPRO aide à construire une chronologie claire avec une approche simple et intuitive et à gérer des clients du secteur public et gouvernemental.
Aperçu de l'entreprise
Entreprise : Avid Core
Rôle interviewé : Amanda Roberts, Partenaire et Directrice des opérations
Types de projets : contrats gouvernementaux, planification d'événements, développement de calendriers de communication, soutien au bureau de gestion de programme
Pressions externes : exigences des clients et des plannings de reporting
Historique de l'outil : Microsoft Project
Problèmes évoqués : complexité de Microsoft Project, manque de calendrier clair
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
Avid Core est une entreprise de conseil et de services qui aide les organisations, en particulier les clients du secteur public, à gérer des projets et à les communiquer clairement. Leur travail comprend également la gestion de programmes plus importants, la gestion des SIG et des initiatives d'analyse budgétaire et financière, ainsi que des projets de communication et de sensibilisation plus petits.
“À l'origine, je faisais tout, de la gestion de projets à la gestion de l'entreprise. Maintenant, je me consacre principalement au développement commercial, et j'utilise toujours GanttPRO pour créer des plannings de projets pour les propositions. Vous devez construire cela avant même de proposer un projet ou de commencer à travailler”, a décrit Amanda Roberts, partenaire et directrice des opérations.
C’était très simple : j’ai d’abord essayé la version d’essai, puis j’ai simplement fini par acheter la licence, car c’était la fonctionnalité que je pouvais utiliser sur le long terme.
Difficultés
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
Avant GanttPRO, Avid Core utilisait Microsoft, mais l’outil ne proposait pas la simplicité et l’approche conviviale dont ils avaient besoin. « Nous voulions explorer quelque chose de plus simple à utiliser, qui fournisse un bon aperçu du planning. »
L’expérience d’Amanda avec GanttPRO a commencé il y a presque 5 ans avec une version d’essai : « C’était très simple : j’ai d’abord testé la version d’essai, puis j’ai fini par acheter la licence, car c’était la fonctionnalité que je pouvais utiliser à long terme. »
« GanttPRO coche toutes les cases : il permet de développer votre structure de découpage du travail et de la visualiser au format Gantt. »
Pour Amanda, GanttPRO est principalement un outil de planification stratégique plutôt qu’un planificateur quotidien. En revanche, plus le projet est important, plus l’outil est utilisé fréquemment. « Dans l’ensemble, nous construisons le plan, puis nous le mettons à jour à des jalons stratégiques. »
Solution
L’expérience d’Amanda est plutôt simple : la vue du diagramme de Gantt est son choix par défaut. La date de début, la date de fin et la durée sont les fondamentaux à garder pour que le travail reste clair et facile. « Le diagramme de Gantt est ce dont notre workflow a le plus besoin, avec aussi l’exportation en PDF ou Excel quand nous devons partager l’avancement avec le client. » « Dès que j’ai pu me connecter et créer un planning, il a fait son travail. Il y a quelques petits détails côté technologie, mais rien de vraiment compliqué. »
De plus, vous pouvez aussi partager le projet via un lien public en mode invité, afin de suivre les changements en temps réel.
« Dès que j’ai pu entrer dans le système et créer le plan nécessaire, il s’est mis à fonctionner immédiatement. Il y a de petites nuances techniques, mais rien de vraiment compliqué. »Amanda et son équipe ont un projet spécial en cours dans lequel GanttPRO est utilisé un peu plus en profondeur que d'habitude. Avec les champs personnalisés, le reporting pour un client et le suivi interne sont devenus plus faciles. "Il y a une colonne de statut où nous rapportions 'ouvert' ou 'fermé' et pour le contrôle des délais, nous utilisions la colonne de dates. Ainsi, nous pouvions informer le client ou décider si la tâche pouvait être avancée. Et bien sûr, toute cette structure nous permet de voir rapidement qui est responsable de l'exécution de cette tâche."
Pour de nombreux utilisateurs, le «interface conviviale» est le point qui se démarque le plus dans GanttPRO. Et on le remarque d’autant plus par rapport aux autres outils de gestion de projet. D’après le point de vue d’Amanda, c’est exactement pour cette raison qu’il a été choisi : « J’ai utilisé Microsoft Project, mais je l’ai trouvé beaucoup plus compliqué. Ici, tout est assez intuitif. Je n’ai jamais suivi de formation pour utiliser GanttPRO. Je me suis simplement connectée et j’ai compris sur le moment. »
