Avid Core: Planung von Projekten im öffentlichen Sektor in GanttPRO ohne Komplexität
“GanttPRO erfüllt alle Anforderungen, um Ihre Arbeitsstruktur zu entwickeln und sie im Gantt-Format zu visualisieren.”
Eine Geschichte darüber, wie GanttPRO dabei hilft, einen klaren Zeitplan mit einem einfachen, intuitiven Ansatz zu erstellen und Kunden aus dem öffentlichen Sektor und der Regierung zu verwalten.
Unternehmensübersicht
Unternehmen: Avid Core
Interviewte Rolle: Amanda Roberts, Partnerin und Chief Operations Officer
Projektarten: öffentliche Aufträge, Veranstaltungsplanung, Entwicklung von Kommunikationszeitplänen, Unterstützung des Programmmanagementbüros
Externe Druck: Anforderungen an Kunden und Berichtspläne
Werkzeuggeschichte: Microsoft Project
Angesprochene Probleme: Komplexität von Microsoft Project, Mangel an klarer Zeitachse
Zusammenfassung
Unternehmenshintergrund
Worauf konzentriert sich Ihr Unternehmen?
Avid Core ist ein Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen, das Organisationen, insbesondere Kunden aus dem öffentlichen Sektor, dabei hilft, Projekte durchzuführen und klar zu kommunizieren. Ihre Arbeit umfasst auch das Management größerer Programme, das GIS-Management sowie Budget- und Finanzanalyseinitiativen sowie kleinere Kommunikations- und Outreach-Projekte.
„Ursprünglich habe ich alles gemacht, von der Arbeit an Projekten bis zur Geschäftsführung. Jetzt mache ich hauptsächlich Geschäftsentwicklung, und ich benutze immer noch GanttPRO, um Projektzeitpläne für Vorschläge zu erstellen. Man muss das alles aufbauen, bevor man überhaupt ein Projekt vorschlägt oder mit der Arbeit beginnt“, beschrieb Amanda Roberts, Partnerin und Chief Operations Officer.
Es war ganz einfach: Ich habe erst die Testversion ausprobiert und bin dann letztlich einfach zur Lizenz übergegangen, weil es die Funktionalität war, die ich langfristig nutzen konnte.
Herausforderung
Wie sah Ihr Ansatz vor GanttPRO aus?
Bevor GanttPRO im Einsatz war, nutzte Avid Core Microsoft. Allerdings fehlte es dem Tool an Einfachheit und an einer benutzerfreundlichen Herangehensweise, die sie von einer Lösung erwarteten. „Wir wollten etwas finden, das ein bisschen benutzerfreundlicher ist und einen guten Überblick über die Terminplanung bietet.“
Amandas Erfahrung mit GanttPRO begann fast vor 5 Jahren mit einer Testversion: „Es war sehr einfach: Ich habe zuerst die Testversion ausprobiert und bin dann letztendlich dazu übergegangen, die Lizenz zu kaufen, weil es genau die Funktionalität war, die ich langfristig nutzen konnte.“
„GanttPRO erfüllt in allen Punkten, wenn es darum geht, deine Work-Breakdown-Struktur zu entwickeln und sie im Gantt-Format zu visualisieren.“
Für Amanda ist GanttPRO vor allem ein Tool für strategische Planung und kein täglicher Planer. Je größer jedoch das Projekt ist, desto häufiger wird das Tool genutzt. „Meistens planen wir aus und dann aktualisieren wir es in strategischen Meilensteinen.“
Lösung
Amandas Erfahrung ist ziemlich unkompliziert – die Gantt-Diagramm-Ansicht ist für sie die erste Wahl. Startdatum, Enddatum und Dauer sind die Grundlagen, damit der Arbeitsablauf klar und einfach bleibt. „Das Gantt-Diagramm ist das, was unser Workflow am meisten braucht – zusammen mit dem Export als PDF oder Excel, wenn wir den Fortschritt mit dem Kunden teilen müssen.“ „Sobald ich mich anmelden und einen Plan erstellen konnte, hat es genau das gemacht, wofür es da ist. Es gibt ein paar kleine technische Details, aber nichts wirklich Kompliziertes.“
Außerdem können Sie das Projekt über einen öffentlichen Link im Gastmodus teilen, sodass sich Änderungen in Echtzeit verfolgen lassen.
„Sobald ich mich im System anmelden und den benötigten Plan erstellen konnte, hat es sofort funktioniert. Es gibt ein paar kleine technische Feinheiten, aber nichts wirklich kompliziertes.“Amanda und ihr Team haben ein spezielles laufendes Projekt, bei dem GanttPRO etwas tiefer als gewöhnlich verwendet wird. Mit benutzerdefinierten Feldern wurde das Reporting für einen Kunden und das interne Tracking einfacher. "Es gibt eine Statusspalte, in der wir 'offen' oder 'geschlossen' berichteten, und für die Zeitkontrolle verwendeten wir die Datenspalte. So konnten wir dem Kunden berichten oder entscheiden, ob die Aufgabe vorangetrieben werden konnte. Und natürlich ermöglicht uns diese gesamte Struktur, schnell zu sehen, wer für die Erledigung dieser Aufgabe verantwortlich ist."
Für viele Nutzer ist die «benutzerfreundliche Oberfläche» das herausragende Detail von GanttPRO. Und das zeigt sich besonders im Vergleich zu anderen PM-Tools. Aus Sicht von Amanda ist genau das der Grund, warum es gewählt wurde: „Ich habe Microsoft Project genutzt, aber ich fand es deutlich komplizierter. Hier ist alles viel intuitiver. Ich habe nie eine Schulung gebraucht, um GanttPRO zu verwenden. Ich bin einfach nur eingestiegen und habe es sofort verstanden.“
