Avid Core: planowanie projektów sektora publicznego w GanttPRO bez złożoności
„GanttPRO spełnia wszystkie wymagania dotyczące opracowania struktury podziału pracy i wizualizacji jej w formacie Gantt.”
Historia o tym, jak GanttPRO pomaga w budowaniu klarownej osi czasu za pomocą prostego, intuicyjnego podejścia oraz w zarządzaniu klientami z sektora publicznego i rządowego.
Przegląd firmy
Firma: Avid Core
Rola wywiadu: Amanda Roberts, Partner i Dyrektor Operacyjny
Rodzaje projektów: zamówienia rządowe, planowanie wydarzeń, opracowywanie harmonogramów komunikacji, wsparcie biura zarządzania programami
Presje zewnętrzne: wymagania klientów i harmonogramy raportowania
Historia narzędzia: Microsoft Project
Wskazane problemy: złożoność Microsoft Project, brak wyraźnej osi czasu
Podsumowanie
Tło firmy
Na czym koncentruje się Twoja firma?
Avid Core to firma doradcza i usługowa, która pomaga organizacjom, szczególnie klientom sektora publicznego, w realizacji projektów i ich jasnej komunikacji. Ich praca obejmuje również zarządzanie większymi programami, zarządzanie GIS oraz inicjatywy analizy budżetowej i finansowej, a także mniejsze projekty komunikacyjne i outreach.
„Początkowo zajmowałem się wszystkim, od pracy nad projektami po zarządzanie firmą. Teraz zajmuję się głównie rozwojem biznesu i nadal używam GanttPRO do tworzenia harmonogramów projektów dla propozycji. Musisz to zbudować, zanim zaproponujesz projekt lub zaczniesz pracować” - opisała Amanda Roberts, partnerka i dyrektor operacyjny.
To było bardzo proste: najpierw przetestowałem wersję próbną, a potem po prostu zdecydowałem się kupić licencję — ponieważ to funkcjonalność, której mogłem używać dłużej.
Problem
Jak wyglądało twoje podejście przed GanttPRO?
Przed wdrożeniem GanttPRO firma Avid Core korzystała z Microsoft, jednak brakowało w nim prostoty i podejścia przyjaznego użytkownikowi, którego potrzebowali w narzędziu. „Chcieliśmy przyjrzeć się czemuś nieco bardziej przyjaznemu w obsłudze, co zapewniałoby dobry przegląd harmonogramu”.
Doświadczenie Amandy z GanttPRO rozpoczęło się prawie 5 lat temu od wersji próbnej: „To było bardzo proste: najpierw przetestowałam wersję próbną, a potem po prostu kupiłam licencję, bo to była funkcjonalność, której mogłam używać długoterminowo”.
„GanttPRO spełnia wszystkie wymagania w zakresie tworzenia struktury podziału prac i wizualizowania jej w formacie Gantta”.
Dla Amandy GanttPRO jest przede wszystkim narzędziem do planowania strategicznego, a nie codziennym planistą. Jednak im większy projekt, tym częściej narzędzie jest używane. „W większości tworzymy plan, a potem aktualizujemy go w strategicznych punktach kontrolnych”.
Rozwiązanie
Doświadczenie Amandy jest dość proste — widok wykresu Gantta jest dla niej domyślnym wyborem. Data rozpoczęcia, data zakończenia i czas trwania to fundamenty, które pomagają utrzymać pracę w przejrzysty i prosty sposób. „Wykres Gantta to to, czego najbardziej potrzebuje nasz proces pracy, a gdy chcemy udostępnić postęp klientowi, po prostu eksportujemy go do PDF lub Excela”. „W momencie gdy udało mi się zalogować i utworzyć harmonogram, od razu zaczął robić swoje. Są drobne kwestie związane z technologią, ale naprawdę nic skomplikowanego”.
Dodatkowo możesz też udostępnić projekt za pomocą publicznego linku w trybie gościa, co pozwala śledzić zmiany w czasie rzeczywistym.
„Kiedy tylko udało mi się wejść do systemu i utworzyć potrzebny plan, od razu zaczął działać. Są drobne niuanse technologiczne, ale nie ma tu nic naprawdę skomplikowanego”.Amanda i jej zespół mają jeden specjalny trwający projekt, w którym GanttPRO jest używany nieco głębiej niż zwykle. Dzięki polom niestandardowym raportowanie dla klienta i wewnętrzne śledzenie stały się łatwiejsze. "Jest kolumna statusu, w której raportowaliśmy 'otwarte' lub 'zamknięte', a do kontroli harmonogramu użyliśmy kolumny dat. Dzięki temu mogliśmy raportować klientowi lub decydować o zadaniu, czy można je przesunąć do przodu. I oczywiście cała ta struktura pozwala nam szybko zobaczyć, kto jest odpowiedzialny za wykonanie tego zadania."
Dla wielu użytkowników «przyjazny interfejs» to cecha, która wyróżnia GanttPRO. I widać to szczególnie w porównaniu z innymi narzędziami do zarządzania projektami. Z perspektywy Amandy to właśnie dlatego zostało wybrane: „Korzystałam z Microsoft Project, ale wydał mi się on znacznie bardziej skomplikowany. Tutaj wszystko jest dość intuicyjne. Nigdy nie brałam żadnych szkoleń, żeby korzystać z GanttPRO. Po prostu się zalogowałam i od razu zrozumiałam, jak działa”.
