Avid Core: GanttPROでの公共部門プロジェクトの計画、複雑さなしで
“GanttPROは、作業分解構造を開発し、ガント形式で視覚化するためのすべての要件を満たしています。”
GanttPROがどのようにしてシンプルで直感的なアプローチで明確なタイムラインを構築し、政府関連および公共部門のクライアントを管理するのに役立っているかについてのストーリーです。
会社概要
会社: Avid Core
インタビューされた役割： アマンダ・ロバーツ、パートナー兼最高執行責任者
プロジェクトの種類： 政府契約、イベント計画、コミュニケーションスケジュールの開発、プログラム管理オフィスのサポート
外部圧力：クライアントおよび報告スケジュールの要件
ツールの履歴： Microsoft Project
言及された問題： Microsoft Project の複雑さ、明確なタイムラインの欠如
要約
会社の背景
あなたの会社は何に焦点を当てていますか？
Avid Coreは、特に公共部門のクライアントを支援するコンサルティングおよびサービス会社で、組織がプロジェクトを実行し、それを明確に伝える手助けをしています。彼らの仕事には、より大きなプログラム管理、GIS管理、予算および財務分析の取り組み、さらには小規模なコミュニケーションおよびアウトリーチプロジェクトも含まれます。
「私は元々、プロジェクトに取り組むことからビジネスの管理まで、すべてを行っていました。今は主にビジネス開発を行っており、提案のためにプロジェクトスケジュールを作成するためにGanttPROを使用しています。プロジェクトを提案したり、作業を始めたりする前に、それを構築する必要があります」と、パートナーで最高執行責任者のアマンダ・ロバーツが説明しました。
とても簡単でした。まずトライアルを試して、その後は長期的に使える機能だったので、ライセンスを購入することになりました。
苦闘
GanttPRO の前にあなたのアプローチはどのようなものでしたか？
GanttPRO を導入する前、Avid Core は Microsoft のユーザーでしたが、ツールとして必要としていたシンプルさや、使いやすいアプローチが不足していました。 「もっと使いやすいものを探していて、スケジューリングの全体像がきちんと見えるものが欲しかったんです。」
Amanda が GanttPRO を使い始めたのは、ほぼ 5 年前のトライアル版からです。 「とても簡単でした。まずトライアルを試して、その後は最終的にライセンスを購入しました。長期的に使える機能だったからです。」
「GanttPRO は、作業分解構成（WBS）を作って、それをガント形式で可視化できる点で、必要な要件をすべて満たしています。」
Amanda にとって GanttPRO は、日々の予定管理というより主に戦略的な計画ツールです。ただし、プロジェクトが大きくなるほど、ツールの使用頻度は高くなります。 「基本的に計画を作り、そして戦略的なチェックポイントでそれを更新します。」
ソリューション
アマンダの体験はとてもシンプルです。ガントチャート表示が彼女の定番です。開始日、終了日、そして期間は、作業を分かりやすくシンプルに保つための基本です。「ガントチャートは、私たちのワークフローにいちばん必要なものです。さらに、進捗をクライアントと共有する必要があるときは、PDF や Excel にエクスポートできます。」 「ログインしてスケジュールを作れるようになった瞬間から、ちゃんと役割を果たしてくれました。技術面では少し気になる点はあるものの、本当に複雑なことは何もありません。」
また、ゲストモードで 公開リンクを使ってプロジェクトを共有することもでき、変更内容をリアルタイムで追跡できます。
「システムにログインして必要なプランを作成できたら、すぐに動き始めました。技術的な細かな点はありますが、実際に難しいことは何もありません。」アマンダと彼女のチームは、GanttPROが通常よりも少し深く使用されている特別な進行中のプロジェクトを持っています。カスタムフィールドを使用することで、クライアントへの報告と内部トラッキングが容易になりました。「私たちは「オープン」または「クローズ」と報告しているステータス列があり、タイムラインの管理には日付列を使用しました。これにより、クライアントに報告したり、タスクを前に進めることができるかどうかを決定したりすることができました。そしてもちろん、この全体の構造により、誰がそのタスクを完了する責任があるかを迅速に確認できます。」
多くのユーザーにとって、«使いやすいインターフェース»こそが GanttPRO の際立った点です。そして他のPMツールと比べると、その良さが特に分かります。Amanda の視点では、まさにそれが選ばれた理由でした。 「Microsoft Project を使ったことはありますが、こちらのほうがずっと複雑だと感じました。ここではすべてかなり直感的です。GanttPRO を使うためにトレーニングを受けたこともありません。とにかくログインして、その場で理解できました。」
