George Tosh: GanttPRO kevyttä projektinhallintaa ja work breakdown structure -malleja varten
“Luulen, että kokeilin muutamaa muuta työkalua, mutta GanttPRO tuntui paljon enemmän Microsoft Projectilta, ja käyttöliittymä oli minulle helpompi ymmärtää. Se on oikeastaan se syy, miksi valitsin sen.”
Tarina siitä, että GanttPRO toimii kevyenä työkaluna WBS-suunnitelmiin ja asiakasesityksiin.
Yrityksen yleiskatsaus
Yritys: George Tosh
Haastatellut roolit: George Tosh, projektinhallinnan konsultti
Projektityypit: jokaiselle asiakkaalle räätälöidyt yksittäiset projektit
Ulkoiset paineet: asiakkaan odotukset selkeistä projektiaikatauluista ja esityksistä
Työkalun historia: Microsoft Project
Ongelmat, joihin viitattiin: Microsoft Projectin korkea hinta
Yhteenveto
Yrityksen tausta
Mihin yrityksesi keskittyy?
George Tosh on konsultti, joka johtaa asiakasprojektien toteutusta, ja Solus-yhtiön toinen perustaja. Yrityksessä on kahden hengen ydin tiimi ja verkosto avustavia kumppaneita, jotka toteuttavat kullekin asiakkaalle räätälöityjä yksittäisiä projekteja. Tyypillinen projekti kestää kuusi–yhdeksän kuukautta ja sisältää work breakdown structure -mallissa enintään 30–40 tehtävää.
Mitä tarvitsen nyt, on yksinkertainen työkalu, jonka avulla voin esitellä asiakkaille aikataulut, tehtävien aktiivisuuden ja WBS:n. Käytän GanttPRO:ta kevyenä projektinhallintatyökaluna enkä yhtä kalliimmista ja perusteellisemmista työkalupaketeista, kuten Microsoft Project.
Taistelu
Miltä lähestymistapasi näytti ennen GanttPRO:ta?
“Ennen GanttPRO:ta minulla oli Microsoft Project -lisenssi, jota käytin joskus, mutta kun Microsoft muutti hinnoittelumallinsa, aloin etsiä edullisempaa vaihtoehtoa. Löysin muutaman vaihtoehdon, kokeilin niitä, ja GanttPRO tuntui paljon enemmän siltä kuin Microsoft Project, ja käyttöliittymä oli minun kannaltani helpompi ymmärtää. Se on se oikea syy, miksi valitsin sen.”
Ratkaisu
Ohjelmistoalan taustan ansiosta Georgen oli helppo oppia GanttPRO:ssa, ja se sopi hyvin hänen nykyisen työnkulkunsa vaatimaan monimutkaisuuteen.
“Projektit, joita minä hoidan, ovat melko yksinkertaisia. Ne eivät ole yhtä monimutkaisia kuin jotkin projektit, joita olen hallinnoinut aiemmin. Mitä tarvitsen nyt, on yksinkertainen työkalu, jonka avulla voin esitellä asiakkaille aikataulut, tehtävien aktiivisuuden ja WBS:n. Vien suunnitelman ulos ja käytän sitä sitten PowerPoint-esityksessä näyttämään tehtäväjako, Gantt-kaavio ja vesiputouskaavio. Käytän GanttPRO:ta kevyenä projektinhallintatyökaluna enkä yhtä kalliimmista ja perusteellisemmista työkalupaketeista, kuten Microsoft Project.”“Minun tyypillinen työskentelytapani GanttPRO:ssa on tämä: luon work breakdown structure -rakenteen Excelissä ja tuon sen sitten ohjelmistoon. Näin suunnitelma rakentuu kokonaisuudessaan, mukaan lukien työpanoksen (labour effort) arviot ja tarvittavat resurssit. Yleensä otan sen taulukosta, käsittelen sen tuontitoiminnolla ja käyn sitten manuaalisesti läpi ja järjestän tehtävät oikeaan järjestykseen kauden mukaan.”
Vaikutus
Miltä työsi näyttää nyt GanttPRO:n kanssa?
Vuodesta 2023 alkaen GanttPRO on ollut Georgelle yksinkertaisempi ja edullisempi työkalu niihin projekteihin, joita hän tällä hetkellä hallinnoi. Yhdessä Excelin tietojen tuonnin kanssa sen avulla voi luoda yksityiskohtaisia work breakdown structure -malleja, järjestää tehtävät oikeaan järjestykseen ja valmistella materiaaleja asiakasesityksiä varten.