IT-bedrijf gebruikt
de flexibiliteit van GanttPRO
voor langetermijnprojectplanning
“Ik hou van de filosofie achter het Gantt-diagram. Het is ideaal voor grote en complexe projecten op lange termijn.”
Een verhaal over hoe GeoGuard GanttPRO gebruikt om langetermijn DevOps-projecten te plannen en de werklast van middelen in balans te brengen met een op Gantt gebaseerde aanpak.
Bedrijfsoverzicht
Bedrijf: GeoGuard (GeoComply)
Rol geïnterviewde: Rostislav Chernichenko, Hoofd Infrastructuur en PM van het DevOps-team
Projecttypes: langdurige complexe DevOps- en infrastructuurprojecten
Externe druk: lange doorlooptijden (tot drie jaar), afhankelijkheidsrisico van sleutelspecialisten, strikte deadlines en een veranderlijke werklast
Toolgeschiedenis: Excel
Aangegeven problemen: gebrek aan inzicht in middelen en werklast, moeite met het evenwichtig verdelen van de werklast en het ontbreken van standaard projectmanagementfunctionaliteiten
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
Wij zijn een in Canada gevestigde onderneming die actief is in de goksector in de VS en ons richt op geolocatie en persoonsidentificatie. Als ons product in uw land op volle capaciteit zou werken, zou ik 100% zeker weten, zelfs zonder video, dat ik precies met u sprak, niet met uw collega of een ondersteuningsspecialist.
”Met GanttPRO doen we alles goed. De service stelt ons in staat om de werkbelasting van de middelen perfect te zien.”
Strijd
Hoe pakte u projecten aan voordat u GanttPRO gebruikte?
Ik heb veel verschillende tools geprobeerd, vooral oplossingen gebaseerd op Gantt-diagrammen. Toch was ik vaak niet tevreden: sommige tools boden geen mogelijkheid om middelen toe te wijzen of de werklast te volgen, terwijl andere basisfunctionaliteiten misten. Dat was frustrerend en maakte het lastig om ermee te werken. Toen kwam ik uw product tegen – en dat sloot perfect aan bij mijn verwachtingen. GanttPRO bood alles wat ik nodig had, en meer. Het is flexibel, van hoge kwaliteit en intuïtief in gebruik. Wat mij vooral aanspreekt, is dat de Gantt-diagrambenadering op een juiste en doordachte manier wordt toegepast, volledig in lijn met mijn behoeften – en naar mijn mening ook die van de meeste professionele projectmanagers. Voorheen gebruikten we Excel en andere tools om met Gantt-diagrammen te werken. Toen we echter complexere projecten gingen plannen, zijn we overgestapt op GanttPRO. Dat beviel zo goed dat we direct een abonnement hebben aangeschaft voor alle projectmanagers binnen het bedrijf.
“Ik waardeer de filosofie achter het Gantt-diagram. Het stelt ons in staat om langetermijn-, grootschalige en complexe projecten effectief te plannen.”
Oplossing
Momenteel gebruiken al onze projectmanagers het hulpmiddel, vooral om de werklast te plannen met behulp van virtuele middelen. Binnenkort ben ik van plan GanttPRO aan het team te laten zien en stap voor stap leden aan onze projecten toe te voegen. Ik zal ze vertellen hoe ze de tijd en activiteiten moeten plannen en daarna, wanneer ze klaar zijn om aan de projecten te beginnen, zal ik onze virtuele middelen vervangen door echte teamleden.
Om de waarheid te zeggen, het maakt niet uit welke plannen en projecten je gaat beheren. Er is één doel - het werk goed verdelen over teamleden en middelen.”Met GanttPRO doen we alles goed. De service stelt ons in staat om de werklast van de middelen perfect te zien.” Wat mij betreft, had ik drie grote projecten. Met GanttPRO verdeelde ik de werklast correct over de middelen die we hadden.
”Met GanttPRO doen we alles goed. De service stelt ons in staat om de werklast van de middelen perfect te zien.”
We hebben met succes twee projecten opgeleverd. Het derde project had een pauze nodig omdat een van onze sleutelmedewerkers het bedrijf verliet. Op het diagram kon ik meteen zien hoe plotselinge veranderingen het hele product konden beïnvloeden.
In projectmanagement zijn er 10 gouden regels. Een daarvan zegt: als er iets misgaat, is het beste wat je kunt doen stoppen. Daarom hebben we het project tijdelijk bevroren.
“Zodra we een nieuwe bron hebben, zullen we met behulp van GanttPRO het project herstellen en doorgaan met werken. Op dit moment ben ik tegelijkertijd vier nieuwe projecten aan het plannen. Eén is kortetermijn, twee zijn langetermijn. Eén daarvan duurt meer dan twee jaar.”
Over het algemeen hebben we langlopende projecten. Bijvoorbeeld, nu zijn we het platform voor ons product aan het veranderen. En zoals onze investeerder zegt, is een van de belangrijkste doelen een toekomstgerichte aanpak. We moeten 2-3 jaar vooruit plannen. Het is logisch omdat de werklast in langlopende projecten zal toenemen.
Impact
Waarom geven u en uw bedrijf de voorkeur aan het Gantt-diagram in GanttPRO?
Mijn persoonlijke overtuiging is dat de Agile werkwijze geweldig werkt wanneer je een startup hebt. Trouwens, ervaren en gecertificeerde (PMI, MBA) managers steunen dit idee. Grof gezegd is het geweldig voor situaties waarin je snel van punt A naar punt B gaat, doe het hier en nu. Ik heb voldoende ervaring in planning en management.
Ik was een technisch specialist, daarna leidde ik mijn eigen bedrijf, daarna werd ik consultant. Ik geef altijd een duidelijk voorbeeld van het bouwen van een huis en vertel over de processen.
Wat doen we om een huis te bouwen? We huren een architect in die bijvoorbeeld een twee verdiepingen tellend huis ontwerpt. Je plant de processen op basis van het aantal verdiepingen: voordat je het dak kiest, moet je rekening houden met de fundering. Vervolgens gaan we verder met de muren en overwegen we alle details van het project tijdens het bouwproces. Zo werkt de planning op basis van Gantt-diagrammen. Hoe werkt de Agile werkwijze?
We moeten een huis bouwen. Oké, laten we beginnen met de fundering. Klaar. De muren komen daarna. Misschien voegen we nog een verdieping toe? Nee, dat is niet mogelijk omdat we tijdens de eerste sprint dat niet in overweging hebben genomen en beton hebben gestort voor de fundering van een eengezinswoning.
Niet zo lang geleden sprak ik met Chris Croft. Hij is een van de toonaangevende trainers in projectmanagement in het Verenigd Koninkrijk. Chris gaf veel echte voorbeelden van hoe projecten faalden omdat managers een coole en moderne Agile werkwijze hadden gekozen. Het werkt niet voor grote projecten.
Waarschijnlijk werkt het voor uitbestedingsbedrijven wanneer een klant verantwoordelijk is voor projectmanagement en je alleen kleinere taken krijgt.