La empresa de TI utiliza
la flexibilidad de GanttPRO
para la planificación de proyectos a largo plazo
“Me gusta la filosofía detrás del diagrama de Gantt. Es ideal para proyectos grandes y complejos a largo plazo.”
Una historia sobre cómo GeoGuard utiliza GanttPRO para planificar proyectos de DevOps a largo plazo y equilibrar la carga de trabajo de los recursos con un enfoque basado en Gantt.
Descripción de la empresa
Compañía: GeoGuard (GeoComply)
Rol del entrevistado: Rostislav Chernichenko, jefe de infraestructura y gerente de proyectos del equipo de DevOps
Tipos de proyectos: proyectos complejos de DevOps e infraestructura a largo plazo
Presiones externas: plazos largos de hasta 3 años, riesgo de dependencia de especialistas clave, plazos estrictos, carga de trabajo variable
Herramientas anteriores: Excel
Problemas señalados: falta de seguimiento de recursos y carga de trabajo, dificultad para distribuir correctamente la carga de trabajo, ausencia de funciones estándar de gestión de proyectos
Resumen
Contexto de la empresa
¿En qué se enfoca su empresa?
Somos una empresa canadiense que trabaja en el ámbito del juego en los EE. UU. y nos enfocamos en la geolocalización y la identificación de personas. Si nuestro producto funcionara a plena capacidad en su país, lo sabría al 100%, incluso sin video, que estaba hablando exactamente contigo, no con tu colega o un especialista de soporte.
”Con GanttPRO, hacemos todo bien. El servicio nos permite ver perfectamente la carga de trabajo de los recursos.”
Desafíos
¿Cómo era su enfoque antes de GanttPRO?
He probado muchos productos, principalmente aquellos basados en diagramas de Gantt. No quedé satisfecho con la mayoría: algunos no permitían asignar recursos ni rastrear la carga de trabajo, y otros carecían de funciones básicas. Me frustraba mucho y me costaba demasiado esfuerzo intentar usarlos.
Entonces descubrí GanttPRO… ¡y dio en el blanco! Fue increíble. Ofrecía todo lo que necesitaba y muchas ventajas adicionales. Es una herramienta flexible y de primera clase. Lo que más me gustó es que el diagrama de Gantt se presenta exactamente como debe ser: en su forma original, tal como lo necesitan la mayoría de los gerentes de proyectos profesionales.
Antes usábamos Excel u otras herramientas para trabajar con diagramas de Gantt. Pero cuando estábamos planificando proyectos complejos, encontramos GanttPRO. Nos gustó tanto que compramos la suscripción inmediatamente para todos los gerentes de proyectos de la empresa.
“Me gusta la filosofía detrás del diagrama de Gantt. Permite crear proyectos a largo plazo, grandes y complejos.”
Solución
Actualmente, todos nuestros gerentes de proyectos utilizan la herramienta, especialmente para planificar la carga de trabajo mediante recursos virtuales. En breve, planeo presentar GanttPRO al equipo y agregar miembros a nuestros proyectos de forma gradual. Les explicaré cómo planificar el tiempo y las actividades y, una vez que estén listos para comenzar a trabajar en los proyectos, reemplazaré los recursos virtuales con los miembros reales del equipo.
Para ser sincero, no importa qué planes o proyectos vaya a gestionar. Hay un objetivo: distribuir correctamente el trabajo entre los miembros del equipo y los recursos. Con GanttPRO, hacemos todo bien. El servicio nos permite ver perfectamente la carga de trabajo de cada recurso.” En mi caso, tenía tres grandes proyectos. Con GanttPRO, conseguí distribuir la carga de trabajo de manera correcta entre los recursos que teníamos.
”Con GanttPRO, hacemos todo bien. El servicio nos permite ver perfectamente la carga de trabajo de cada recurso.”
Entregamos con éxito dos proyectos. El tercero tuvo que pausarse porque uno de nuestros especialistas clave dejó la empresa. En el diagrama, pude ver de inmediato cómo los cambios repentinos podrían afectar todo el producto.
En la gestión de proyectos, hay 10 reglas de oro. Una de ellas dice: si algo salió mal, lo mejor que puedes hacer es detenerte. Por eso, congelamos temporalmente el proyecto.
“Tan pronto como tengamos un nuevo recurso, con la ayuda de GanttPRO, restauraremos el proyecto y continuaremos trabajando. En este momento, estoy planificando simultáneamente cuatro nuevos proyectos. Uno es a corto plazo, y dos son a largo plazo. Uno de ellos toma más de dos años.”
En general, manejamos proyectos a largo plazo. Por ejemplo, ahora estamos cambiando la plataforma para nuestro producto. Como dice nuestro inversor, uno de los objetivos clave es mantener un enfoque a futuro. Debemos planificar de 2 a 3 años por adelantado. Tiene sentido, porque la carga de trabajo en proyectos a largo plazo va a aumentar.
Impacto
¿Por qué usted y su empresa prefieren el diagrama de Gantt en GanttPRO?
Mi creencia personal es que Agile funciona muy bien en startups. Por cierto, gerentes experimentados y certificados (PMI, MBA) apoyan esta idea. En términos generales, es excelente para situaciones en las que avanzas rápidamente del punto A al punto B y ejecutas de forma inmediata.
Tengo suficiente experiencia en planificación y gestión. Fui un especialista técnico, luego dirigí mi propia empresa y más tarde me convertí en consultor. Siempre pongo un ejemplo claro de la construcción de una casa para hablar sobre los procesos.
¿Qué hacemos para construir una casa? Contratamos a un arquitecto que diseña, por ejemplo, una casa de dos pisos. Planificamos los procesos según el número de pisos: antes de elegir el techo, debes tener la fundación terminada. Luego levantamos las paredes y consideramos todos los detalles del proyecto durante el proceso de construcción. Así es como funciona la planificación con diagramas de Gantt.
¿Y cómo funciona Agile? Necesitamos construir una casa. Bien, comencemos con la fundación. Hecho. Ahora las paredes. ¿Quizás añadamos un piso más? No es posible, porque en el primer sprint no lo contemplamos y ya vertimos el concreto para la fundación de una casa de un solo piso.
No hace mucho, hablé con Chris Croft, uno de los principales formadores en gestión de proyectos del Reino Unido. Chris compartió muchos ejemplos reales de proyectos que fracasaron porque los gerentes optaron por un Agile moderno y genial. No funciona para proyectos grandes.
Probablemente, Agile sí funciona para empresas de subcontratación, cuando el cliente lleva la gestión del proyecto y solo recibes tareas más pequeñas.