Công ty CNTT sử dụng
độ linh hoạt của GanttPRO
cho kế hoạch dự án dài hạn
“Tôi thích triết lý đứng sau biểu đồ Gantt. Nó lý tưởng cho các dự án lớn và phức tạp dài hạn.”
Một câu chuyện về cách GeoGuard sử dụng GanttPRO để lập kế hoạch cho các dự án DevOps dài hạn và cân bằng khối lượng công việc của tài nguyên với cách tiếp cận dựa trên Gantt.
Tổng quan về công ty
Công ty: GeoGuard (GeoComply)
Vai trò phỏng vấn: Rostislav Chernichenko, Trưởng bộ phận Hạ tầng và PM của đội DevOps
Loại dự án: dự án DevOps và hạ tầng phức tạp dài hạn
Áp lực bên ngoài: thời gian dài lên đến 3 năm, rủi ro phụ thuộc vào các chuyên gia chính, thời hạn nghiêm ngặt, khối lượng công việc thay đổi
Lịch sử công cụ: Excel
Vấn đề được chỉ ra: thiếu theo dõi tài nguyên và khối lượng công việc, khó khăn trong việc phân phối khối lượng công việc một cách chính xác, thiếu các tính năng quản lý dự án tiêu chuẩn
Tóm tắt
Bối cảnh công ty
Công ty của bạn tập trung vào điều gì?
Chúng tôi là một công ty có trụ sở tại Canada hoạt động trong lĩnh vực cờ bạc tại Hoa Kỳ và tập trung vào định vị địa lý và xác định danh tính cá nhân. Nếu sản phẩm của chúng tôi hoạt động với công suất tối đa ở quốc gia của bạn, tôi sẽ biết 100%, ngay cả khi không có video, rằng tôi đang nói chuyện chính xác với bạn, không phải với đồng nghiệp của bạn hoặc một chuyên gia hỗ trợ.
”Với GanttPRO, chúng tôi làm mọi thứ đúng. Dịch vụ cho phép chúng tôi thấy khối lượng công việc của tài nguyên một cách hoàn hảo.”
Cuộc đấu tranh
Cách tiếp cận của bạn trông như thế nào trước GanttPRO?
Tôi đã thử rất nhiều sản phẩm. Chủ yếu là những sản phẩm dựa trên biểu đồ Gantt. Tôi không hài lòng với nhiều điều khác nhau trong chúng: một số không cho phép phân bổ tài nguyên và theo dõi khối lượng công việc, một số thiếu các tính năng cơ bản. Điều đó khiến tôi rất khó chịu và tôi đã gặp khó khăn khi thử chúng.
Rồi tôi đã gặp sản phẩm của bạn. Và nó hoàn toàn đúng mục tiêu. Thật tuyệt vời! GanttPRO đã cung cấp mọi thứ tôi cần cộng với nhiều lợi ích khác. Linh hoạt, chất lượng hàng đầu. Điều tôi thích nhất là cách tiếp cận biểu đồ Gantt được trình bày như nó nên được trình bày, theo cách nguyên bản đáp ứng nhu cầu của tôi. Tôi đoán, nhu cầu của hầu hết các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp.
Trước đây, tôi đã sử dụng Excel hoặc các công cụ khác để làm việc với biểu đồ Gantt. Nhưng khi chúng tôi lên kế hoạch cho các dự án phức tạp, chúng tôi đã tìm thấy GanttPRO. Chúng tôi rất hài lòng với nó và ngay lập tức mua gói đăng ký cho tất cả các nhà quản lý dự án trong công ty.
“Tôi thích triết lý đứng sau biểu đồ Gantt. Nó cho phép tạo ra các dự án dài hạn, lớn và phức tạp.”
Giải pháp
Hiện tại, tất cả các quản lý dự án của chúng tôi đều sử dụng công cụ này, đặc biệt là để lập kế hoạch khối lượng công việc bằng cách sử dụng tài nguyên ảo. Sớm thôi, tôi dự định sẽ giới thiệu GanttPRO cho đội ngũ và từng bước thêm thành viên vào các dự án của chúng tôi. Tôi sẽ nói với họ cách lập kế hoạch thời gian và các hoạt động và sau đó, khi họ đã sẵn sàng để bắt đầu làm việc trên các dự án, tôi sẽ thay thế các tài nguyên ảo của chúng tôi bằng các thành viên thực sự trong đội.
Nói thật, không quan trọng bạn sẽ quản lý những kế hoạch và dự án nào. Có một mục tiêu - phân bổ công việc đúng cách cho các thành viên trong nhóm và tài nguyên.”Với GanttPRO, chúng tôi làm mọi thứ đúng. Dịch vụ cho phép chúng tôi thấy rõ ràng khối lượng công việc của tài nguyên.” Về phần tôi, tôi đã có ba dự án lớn. Với GanttPRO, tôi đã phân bổ đúng khối lượng công việc cho các tài nguyên mà chúng tôi có.
”Với GanttPRO, chúng tôi làm mọi thứ đúng. Dịch vụ cho phép chúng tôi thấy rõ ràng khối lượng công việc của tài nguyên.”
Chúng tôi đã giao thành công hai dự án. Dự án thứ ba cần một khoảng thời gian nghỉ vì một trong những chuyên gia chủ chốt của chúng tôi đã rời công ty. Trên biểu đồ, tôi có thể ngay lập tức thấy những thay đổi đột ngột có thể ảnh hưởng đến toàn bộ sản phẩm như thế nào.
Trong quản lý dự án, có 10 quy tắc vàng. Một trong số đó nói: nếu có điều gì đó sai, điều tốt nhất bạn có thể làm là dừng lại. Đó là lý do tại sao chúng tôi tạm thời đóng băng dự án.
“Ngay khi chúng tôi có một nguồn lực mới, với sự giúp đỡ của GanttPRO, chúng tôi sẽ khôi phục dự án và tiếp tục làm việc. Hiện tại, tôi đang cùng lúc lên kế hoạch cho bốn dự án mới. Một dự án ngắn hạn, hai dự án dài hạn. Một trong số đó mất hơn hai năm.”
Nói chung, chúng tôi có các dự án dài hạn. Ví dụ, bây giờ, chúng tôi đang thay đổi nền tảng cho sản phẩm của mình. Và như nhà đầu tư của chúng tôi nói, một trong những mục tiêu chính là phương pháp tiếp cận hướng tới tương lai. Chúng tôi nên lập kế hoạch trước 2-3 năm. Điều này có ý nghĩa vì khối lượng công việc trong các dự án dài hạn sẽ tăng lên.
Tác động
Tại sao bạn và công ty của bạn lại thích biểu đồ Gantt trong GanttPRO?
Niềm tin cá nhân của tôi là Agile hoạt động rất tốt khi bạn có một startup. Nhân tiện, các nhà quản lý có kinh nghiệm và được chứng nhận (PMI, MBA) ủng hộ ý tưởng này. Nói chung, nó rất tốt cho những tình huống khi bạn di chuyển nhanh chóng từ điểm A đến điểm B, hãy làm điều đó ngay tại đây và bây giờ.
Tôi có đủ kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch và quản lý. Tôi đã từng là một chuyên gia kỹ thuật, sau đó tôi quản lý công ty riêng của mình, rồi tôi trở thành một tư vấn viên. Tôi luôn đưa ra một ví dụ rõ ràng về việc xây dựng nhà và nói về các quy trình.
Chúng ta làm gì để xây dựng một ngôi nhà? Chúng ta thuê một kiến trúc sư thiết kế, ví dụ, một ngôi nhà hai tầng. Bạn lập kế hoạch các quy trình dựa trên số tầng: trước khi chọn mái, bạn nên xem xét nền tảng. Sau đó, chúng ta tiếp tục với các bức tường và xem xét tất cả các chi tiết của dự án trong quá trình xây dựng. Đây là cách lập kế hoạch dựa trên biểu đồ Gantt hoạt động.
Agile hoạt động như thế nào? Chúng ta cần xây dựng một ngôi nhà. Được rồi, hãy bắt đầu với nền tảng. Xong. Tường đến tiếp theo. Có thể, chúng ta sẽ thêm một tầng nữa? Không, điều này không thể vì trong sprint đầu tiên, chúng ta đã không xem xét điều đó và đã đổ bê tông cho nền tảng của một ngôi nhà một tầng.
Không lâu trước đây, tôi đã nói chuyện với Chris Croft. Ông là một trong những người đào tạo quản lý dự án hàng đầu tại Vương quốc Anh. Chris đã cung cấp nhiều ví dụ thực tế về cách các dự án thất bại vì các nhà quản lý đã chọn một Agile tuyệt vời và hiện đại. Nó không hoạt động cho các dự án lớn.
Có lẽ, nó hoạt động cho các công ty gia công khi một khách hàng chịu trách nhiệm về quản lý dự án và bạn chỉ nhận được các nhiệm vụ nhỏ hơn.