ACME VALDA: zarządzanie inicjatywami IT międzyfirmowymi z GanttPRO
„Gdy już wszystko odpowiednio przydzielimy, możemy szybko dostrzec braki w zasobach, sprawdzić, jak bardzo pracownicy są obciążeni, oraz czy wykorzystują swoje możliwości w pełni, czy też nie“
Opowieść o tym, jak firma ACME odzyskała przejrzystość i kontrolę nad przebiegiem swoich projektów informatycznych dzięki wykorzystaniu GanttPRO do wizualizacji obciążenia pracą, zarządzania zasobami i uzyskania szerszego obrazu sytuacji.
Przegląd firmy
Firma: ACME VALDA
Rozmówca: Dainius Janeliūna, Kierownik Zarządzania Projektami i Procesami
Rodzaje projektów: złożone międzyfirmowe inicjatywy IT
Presje zewnętrzne: liczne projekty odbywające się jednocześnie, utrzymanie stabilności operacyjnej podczas realizacji nowych projektów, planowanie budżetu rocznego
Dotychczasowe narzędzia: Excel, Jira
Problemy wskazywały na: wolne rozproszone planowanie, brak wyraźnego szerszego obrazu, Excel i Jira są silne, ale niewystarczające połączenie
Podsumowanie
Tło firmy
Na czym koncentruje się Twoja firma?
Grupa ACME ma siedzibę na Litwie i obejmuje 36 firm, które dystrybuują towary elektroniczne na różnych rynkach. Wszystkie funkcje operacyjne i wsparcia są zarządzane w centrum usług wspólnych, gdzie dział IT realizuje projekty dla każdej firmy w grupie. Lider zarządzania projektami i procesami, Dainius Janeliūna, dzieli się tym, jak GanttRPO pomaga w planowaniu strategicznym i przeglądzie. Wśród jego głównych celów jest zrozumienie, jakie projekty są planowane, jak się nakładają i czy zespół ma wystarczające zasoby, aby je zrealizować.
Jak wyjaśnia, “Nie koncentrujemy się na jednym projekcie. Patrzymy na pełną listę i zasoby za nią.”
“GanttPRO pomaga nam zrozumieć, co się dzieje w przyszłym miesiącu, w przyszłym kwartale, a nawet w przyszłym roku. Możemy wyraźnie zobaczyć, kiedy zbyt wiele projektów odbywa się jednocześnie.”
Problem
Jak wyglądało twoje podejście przed GanttPRO?
Interesujące jest to, że GanttPRO istniał już w firmie wcześniej i został ponownie odkryty, gdy potrzeby zespołu wzrosły. „Nie to, że szukałem nowego narzędzia”, mówi Dainius. „Już tu był i wróciliśmy do niego.”
Przed powrotem do GanttPRO ACME polegało na Jira do codziennej pracy i arkuszach kalkulacyjnych Excel do planowania długoterminowego. Ta mieszanka była dostępna, pomagała w realizacji i nadal jest szeroko stosowana w firmie. Jednak była niewystarczająca dla strategicznej widoczności.
„Jira jest świetna do szczegółowych zadań, ale czasami jest zbyt szczegółowa”, powiedział. „Chcieliśmy się cofnąć i zobaczyć szerszy obraz.”
W miarę jak plany się zmieniały, a liczba projektów rosła, arkusze kalkulacyjne Excel stopniowo pokazywały brak elastyczności. Zespół doszedł do wniosku, że potrzebne jest coś wizualnego, szybkiego i prostego.
Rozwiązanie
Obecnie w GanttPRO pracuje tylko kilka osób, głównie menedżerów projektów i ról zarządzających, ponieważ narzędzie jest używane tylko do celów strategicznych. Inni uczestnicy projektu, tacy jak programiści i specjaliści techniczni, zarządzają swoimi codziennymi zadaniami w Jira i są wykorzystywani jako wirtualne zasoby. Zapewnia to przejrzystość bez dodawania licznych użytkowników i stało się jedną z kluczowych funkcji, które podkreśla Dainius.
Po dodaniu wszystkich specjalistów do projektu pojawia się kolejna istotna warstwa, która polega na zrozumieniu pojemności i rozdziału zasobów.
„Gdy tylko poprawnie przypiszesz wszystko, od razu zobaczysz, gdzie są luki. Widzisz, kto jest przeciążony, a kto ma wolne miejsce. Od razu staje się to oczywiste.”Dla centrum usług wspólnych, które wspiera wiele firm, widoczność projektu jest kluczowa dla utrzymania wszystkiego na właściwej drodze. Portfel projektów jest jednym z głównych powodów, dla których zespół korzysta z GanttPRO. "Dlatego używamy tego narzędzia w pierwszej kolejności - aby zarządzać projektami, a nie tylko zarządzać jednym projektem, ale aby je wszystkie wymienić i zrozumieć całościowy widok."
Interfejs był łatwy do przyjęcia. "Jest dość prosty i intuicyjny. Jak arkusze Excela, w których umieszczasz kolumny, które chcesz." Ta prostota została uzupełniona możliwością szybkiego tworzenia projektów, przydzielania zasobów i wizualizacji planu na cały rok.
Wpływ
Jakie ma wpływ GanttPRO?
Dzięki GanttPRO krajobraz projektów w firmie ACME przeszedł kilka ważnych zmian: zamiast przełączać się między arkuszami kalkulacyjnymi a szczegółowymi tablicami Jira, zespół ma teraz jedno wspólne miejsce, w którym spotykają się wszystkie projekty i zasoby.
Narzędzie wspiera także szybkie podejmowanie decyzji. Teraz, gdy pojawia się nowy projekt, mogą od razu sprawdzić, czy zespół jest w stanie się nim zająć i jak dopasować go do obciążenia pracą. „Przydzielasz zasoby wirtualne, a obraz staje się jasny”, wyjaśnia Dainius. „To pokazuje rzeczywistość”.
Prostota i czytelność w codziennym użyciu sprawiły, że GanttPRO ponownie okazało się naturalnym wyborem dla zespołu ACME. „Szeroko korzystamy z Jiry w bieżącej pracy, ale GanttPRO najlepiej sprawdza się przy zarządzaniu projektami i przy widoku całego portfolio. Naprawdę pomaga dokładnie wizualizować pipeline”.