ACME VALDA: GanttPRO를 활용한 전사적 IT 이니셔티브 관리
"모든 것을 정확히 배정하고 나면 리소스의 공백, 사람들의 업무량, 역량 초과 여부를 빠르게 파악할 수 있습니다."
ACME가 GanttPRO를 통해 업무량을 시각화하고 리소스를 관리하며, IT 프로젝트 흐름에 대한 명확한 통제력을 되찾은 이야기입니다.
기업 개요
외부 압박 요인: 수많은 프로젝트의 동시 진행, 새로운 프로젝트 수행 중 운영 안정성 유지, 연간 예산 수립
이전 도구: Excel, Jira
문제점: 느리고 분산된 기획 방식, 명확한 큰 그림의 부재, Excel과 Jira 조합만으로는 부족한 전략적 가시성
요약
기업 배경
귀사는 어떤 분야에 중점을 두고 있나요?
리투아니아에 본사를 둔 ACME 그룹은 다양한 시장에 전자 제품을 유통하는 36개의 기업으로 구성되어 있습니다. 모든 운영 및 지원 기능은 공유 서비스 센터에서 관리하며, 이곳의 IT 부서가 그룹 내 모든 회사의 프로젝트를 실행합니다. 프로젝트 및 프로세스 관리 리더인 다이니우스 야렐리우나는 GanttPRO가 전략적 기획과 개요 파악에 어떻게 도움이 되는지 공유합니다. 그의 주요 목표 중 하나는 어떤 프로젝트가 계획되어 있는지, 프로젝트들이 어떻게 겹치는지, 팀에 이를 완수할 충분한 리소스가 있는지를 파악하는 것입니다.
그는 설명합니다. 우리는 하나의 프로젝트에만 집중하지 않습니다. 전체 목록과 그 뒤에 있는 리소스를 살펴봅니다.
"GanttPRO는 다음 달, 다음 분기, 심지어 내년에 어떤 일이 일어날지 이해하도록 도와줍니다. 너무 많은 프로젝트가 동시에 진행되는 시점을 명확히 볼 수 있죠."
고민
GanttPRO 도입 전에는 어떤 방식으로 업무를 처리했나요?
흥미롭게도 GanttPRO는 이미 회사에 도입되어 있었으며, 팀의 니즈가 증가하면서 재발견되었습니다. 다이니우스는 말합니다. "새 도구를 찾고 있었던 게 아닙니다. 이미 여기 있었고, 우리는 다시 그것으로 돌아온 것이죠."
GanttPRO로 돌아오기 전, ACME는 일상적인 업무에는 Jira를, 장기적인 기획에는 Excel 스프레드시트를 사용했습니다. 이 조합은 접근성이 좋고 실행에 도움이 되어 현재도 회사에서 널리 사용되고 있습니다. 하지만 전략적 가시성을 확보하기에는 부족했습니다.
"Jira는 세부 작업을 관리하기엔 훌륭하지만, 때로는 너무 세부적입니다. 우리는 한 걸음 뒤로 물러나 큰 그림을 보고 싶었습니다."
계획이 수시로 변하고 프로젝트 수가 늘어남에 따라 Excel 스프레드시트는 점차 유연성 부족을 드러냈습니다. 팀은 시각적이고 빠르며 단순한 무엇인가가 필요하다는 결론에 도달했습니다.
솔루션
현재 GanttPRO는 전략적 목적으로만 사용되기 때문에 프로젝트 매니저와 거버넌스 담당자 등 소수 인원만 툴 내부에서 작업합니다. 개발자나 기술 전문가 같은 다른 프로젝트 참여자들은 Jira에서 일상 작업을 관리하며, GanttPRO에서는 가상 리소스로 활용됩니다.이는 수많은 사용자를 추가하지 않고도 명확성을 제공하며, Dainius가 강조하는 핵심 기능 중 하나가 되었습니다.
프로젝트에 모든 전문가를 추가하고 나면, 역량과 리소스 배분을 파악하는 또 다른 필수 단계가 이어집니다.
"모든 것을 정확히 배정하고 나면 어디에 공백이 있는지 즉시 확인할 수 있습니다. 누가 과부하 상태인지, 누가 여유가 있는지 바로 드러나죠."수많은 회사를 지원하는 공유 서비스 센터에 있어 프로젝트 가시성은 모든 것을 궤도에 유지하는 데 매우 중요합니다. 프로젝트 포트폴리오는 팀이 GanttPRO를 사용하는 핵심 이유 중 하나입니다. "우리가 이 도구를 사용하는 근본적인 이유는 프로젝트 거버넌스 때문입니다. 단일 프로젝트를 관리하는 것이 아니라, 모든 프로젝트를 나열하고 전체 뷰를 파악하기 위함이죠."
인터페이스는 도입하기 매우 쉬웠습니다. "꽤 직관적이고 쉽습니다. 원하는 열을 배치하는 Excel 시트 같죠." 이러한 단순함 덕분에 프로젝트를 빠르게 생성하고, 리소스를 배정하며, 연간 계획 전체를 시각화할 수 있었습니다.
성과
GanttPRO는 어떤 영향을 미쳤나요?
GanttPRO 덕분에 ACME의 프로젝트 환경이 중요한 변화를 겪었습니다. 팀은 스프레드시트와 상세한 Jira 보드를 오가던 대신, 모든 프로젝트와 리소스가 한데 모이는 하나의 공유 공간을 갖게 되었습니다.
이 도구는 빠른 의사결정도 지원합니다. 이제 새 프로젝트가 생기면 팀이 이를 맡을 수 있는지, 그리고 작업량에 어떻게 맞출 수 있는지를 즉시 확인할 수 있습니다. “가상 리소스를 배정하면 그림이 선명해집니다.”라고 데이니우스는 설명합니다. “현실을 보여주죠.”
사용의 단순함과 가시성 덕분에 GanttPRO는 ACME 팀에 다시 한 번 자연스러운 선택이 되었습니다. “우리는 일상 업무에 Jira를 널리 사용하지만, GanttPRO는 프로젝트 거버넌스와 전체 포트폴리오를 보는 데 가장 잘 맞습니다. 파이프라인을 정확하게 시각화하는 데 정말 도움이 됩니다.”