ACME VALDA: управление межкорпоративными IT-инициативами с GanttPRO
«Как только мы распределяем все правильно, мы быстро видим недостаток в ресурсах, насколько загружены люди и работают ли они на пределе своих возможностей».
История о том, как ACME восстановила ясность и контроль над ходом своих IT-проектов, используя GanttPRO для визуализации рабочей загрузки, управления ресурсами и получения полной картины.
О компании
Компания: ACME VALDA
Наш собеседник: Дайниус Янелюнас, руководитель отдела управления проектами и процессами
Типы проектов: сложные межкорпоративные IT-инициативы
Внешние факторы: множество проектов, происходящих одновременно, поддержание операционной стабильности при выполнении новых проектов, планирование годового бюджета
Что использовали раньше: Excel, Jira
Выявленные проблемы: медленное разрозненное планирование, отсутствие четкой общей картины, Excel и Jira сильны, но их возможностей мало
Главное
Чем занимается компания
На чем специализируется ваша компания?
Группа ACME располагается в Литве. Она включает в себя 36 компаний, занимающихся дистрибуцией электронных товаров на различных рынках. Весь операционный и вспомогательный фукнционал находится в едином сервисном центре, где IT-отдел реализует проекты для каждой компании группы. Руководитель отдела управления проектами и процессами Дайниус Янелюнас рассказывает, как GanttRPO помогает в стратегическом планировании и контроле. Одна из его главных задач — понять, какие проекты запланированы, как они пересекаются и достаточно ли ресурсов у команды для их реализации.
Он объясняет: «Мы не фокусируемся на одном проекте. Мы рассматриваем весь список и ресурсы, необходимые для его выполнения».
«GanttPRO помогает нам понять, что будет происходить в следующем месяце, квартале и даже году. Мы можем четко видеть, когда одновременно реализуется слишком много проектов».
Как было раньше
Каким был ваш подход до GanttPRO?
Интересно, что компания использовала GanttPRO и раньше, но программа была заново открыта, когда потребности команды возросли. «Дело не в том, что я искал новый инструмент, — говорит Дайниус. — Он уже был у нас, и мы к нему вернулись».
До возвращения к GanttPRO компания ACME использовала Jira для повседневной работы и таблицы Excel для долгосрочного планирования. Это сочетание было доступным, помогало в выполнении задач и до сих пор широко используется в компании. Однако этого было мало для стратегического планирования.
«Jira отлично подходит для детальных задач, но иногда она слишком детализирована, — сказал он. — Мы хотели отступить назад и увидеть общую картину».
По мере изменения планов и роста числа проектов таблицы Excel постепенно стали демонстрировать недостаток гибкости. Команда пришла к выводу, что необходимо что-то визуальное, быстрое и простое.
Решение
В настоящее время в GanttPRO работает лишь небольшое количество людей, в основном менеджеры проектов и специалисты, поскольку инструмент используется исключительно в стратегических целях. Другие участники проекта, такие как разработчики и технические специалисты, управляют своими повседневными задачами в Jira и используются как виртуальные ресурсы. Это обеспечивает ясность без привлечения множества пользователей, что стало одной из ключевых возможностей, на которой акцентирует внимание Дайниус.
После добавления всех специалистов в проект возникает еще один важный аспект — распределение ресурсов.
«Как только вы правильно распределите все ресурсы, вы сразу увидите, где есть пробелы. Вы поймете, кто перегружен, а у кого есть свободное время. Это становится очевидным сразу же».Центру сервисных услуг, обслуживающему множество компаний, очень важна прозрачность проектов для контроля хода работ. Портфель проектов — одна из основных причин, по которой команда использует GanttPRO. «Именно поэтому мы используем этот инструмент — для управления проектами. Не столько для управления одной инициативой, сколько для составления списка всех проектов и понимания общей картины».
Интерфейс оказался простым в освоении. «Он довольно понятный и интуитивный. Как таблицы Excel, куда вы можете добавить нужные столбцы». Эта простота была дополнена возможностью быстро создавать проекты, назначать ресурсы и визуализировать весь годовой план.
Что изменилось
Как теперь выглядит ваша работа с GanttPRO?
Благодаря GanttPRO в системе управления проектами ACME произошли важные изменения: вместо переключения между таблицами и подробными досками Jira команда теперь имеет единое общее пространство, где собраны все проекты и ресурсы.
«GanttPRO помогает нам понять, что будет происходить в следующем месяце, квартале и даже году. Мы можем четко видеть, когда одновременно реализуется слишком много проектов».
Инструмент также способствует быстрому принятию решений. Теперь, если появляется новый проект, можно мгновенно проверить, сможет ли команда взяться за него и как его можно вписать в рабочую загрузку. «Вы назначаете виртуальные ресурсы, и картина становится ясной», — объясняет Дайниус. — Это показывает вам реальность».
Простота и наглядность использования сделали GanttPRO идеальным выбором для команды ACME. «Мы широко используем Jira для повседневной работы, но GanttPRO лучше всего подходит для управления проектами и для просмотра всего портфеля. Он действительно помогает точно визуализировать всю цепочку процессов».